*مقاله درمورد سیستم حسابداری شرکت البرز ابزار*

زکات علم یاد دادن آن به دیگران است.

پیشگفتار:

زندگی حرکت است.جستجوست ، تلاش است . آری برای رسیدن به هدف باید تلاش وجستجو کرد.به راستی عشق به دانستن بهترین عشق هاست. نباید لحظه ای از آموختن غافل شد .پس بیا یید جستجو کنیم ولحظه های بی بار زندگیمان را با آموختن به پربارترین لحظه ها تبدیل کنیم.

فناوری پایگاه داده کاربردهای بسیاری در زمینه های مختلف اقتصادی آموزشی - اجتماعی

علوم و غیره دارد. بعضی از این کاربردها روی یک کامپیوتر وتنها به شکل یک کاربرد ارائه می گردند و بعضی در سطح بسیار وسیع تری توسط صدها نیروی انسانی و روی شبکه های محلی غیر محلی پردازش می گردند. امروزه تقریبا همه مردم به استفاده از پایگاههای داده ای و مزایای این فناوری نیاز دارند.

این پروژه سیستم حسابداری یک شرکت می باشد که با استفاده از این فناوری تا جایی که در توان من بود، طراحی شده است ودارای نواقص بسیاری می باشد .

"من لم یشکر المخلوق لم یشکر الخالق"

در پایان از کلیه کسانی که مرا در تهیه این پروژه یاری نموده اند، به خصوص استادان ارجمند سپاسگذاری و کمال تشکر را دارم.

فهرست:

توضیح مختصری درباره بانک اطلاعاتی

شرح سیستم

شرح پایگاه داده

توضیح جداول پایگاه

> جدول خریدار

> جدول فروشنده

> جدول خرید

>جدول فروش

> جدول بانک

> جدول قطعه

> جدول واریز پول

> جدول دریافت پول

> جدول سند

توضیح فیلد های هر جدول

نحوه کار کردن با سیستم

توضیح منوها

> منوی اطلاعات پایه

> منوی عملیات

> منوی گزارشات

> منوی خروج

توضیح گزینه های هر منو

شرح فرم های سیستم

نحوه تغییر در جداول

> اضافه کردن رکورد

> تصحیح رکورد

> حذف رکورد

جستجو در جداول

نحوه گزارش گیری ازاطلاعات

بانک اطلاعاتی چیست؟

از بانک اطلاعاتی تعاریف گوناگونی شده است که تعریف زیر از همه جامع تر به نظر می رسد : بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط به هم است. دادهها عبارتند از : حقایق و ارقام یک موضوع خاص و اطلاعات عبارتند از نتایجی که از ترکیب داده ها حاصل می گردند. موسسات و سازمان ها معمولا سیستم های اطلاعاتی خود را به دو صورت تشکیل داده از آن ها استفاده می کنند.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی ساده

در این روش ، داده ها در فایل های جداگانه قرار می گیرند و برای استفاده از داده های موجود در آن فایل ها، سیستم های جداگانه ای طراحی می شوند.به این نوع سیستم های اطلاعاتی سیستم پردازش فایل ها می گویند.

استفاده از بانک های اطلاعاتی

در این روش ، داده های موجود ، به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار می گیرند. در چنین سیستمی کاربر می تواند بدون سر درگمی و با صرف وقت اندکی، اطلاعات مورد نیاز خود را از داده های موجود در بانک اطلاعاتی اخذ کند. امروزه اکثر موسسات و سازمان ها سعی می کنند از این سیستم اطلاعاتی استفاده کنند. برای پی بردن به تفاوت دو روش ذکر شده موسسه ای را در نظر بگیرید که داده های مربوط به حقوق کارمندان بیمه،تنبیه و تشویق را در چهار فایل جداگانه قرار داده برای اخذ خروجی های مورد نیاز سیستم های جداگانه ای برای آن ها نوشته است.

کار سیستم حقوق، محاسبه دستمزد کارکنان با استفاده از داده های موجود در فایل حقوق، کار سیستم بیمه، پردازش داده های موجود در فایل بیمه و کار سیستم های تنبیه و تشویق ، پردازش داده های موجود در فایل های تنبیه و تشویق می باشد. هر یک از این سیستم ها می توانند خروجی مناسبی را تولید کنند، اما اگر بخواهیم اطلاعات جدیدی مانند آنچه در زیر آمده است اخذ کنیم،با مشکل مواجه خواهیم شد.

1. کارمندانی که دارای حقوق مشخصی بوده به تعداد دفعات مشخصی تنبیه یا تشویق شده اند.
2. کارمندانی که در تاریخ معینی استخدام شده مبلغ خاصی برای آن ها از طرف بیمه هزینه شده است.
3. کارمندانی که تعداد دفعات تنبیه آن ها بیشتر از تعداد دفعات تشویق باشد و برعکس.

در همه موارد بالا و مواردی مشابه مجبوریم از داده های موجود در دو یا چند فایل استفاده کنیم که کار ساده ای نیست. زیرا ممکن است داده های موجود در فایل دارای فرمت یکسانی نباشند. در حالی که اگر موسسه سیستم اطلاعاتی خود را به صورت بانک اطلاعاتی تشکیل دهد با چنین مشکلی مواجه است.

در سیستم جدید، تمامی داده های موجود در فایل های طراحی شده در روش اول، در یک فایل بزرگتر به نام بانک اطلاعاتی قرار می گیرند که در نتیجه پردازش داده ها و اخذ گزارشهای جدید آسان تر خواهد بود.

مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی

با یک نگاه ساده مشخص می شود که داده های زیادی از قبیل نام کارمندان ، شماره کارمندی تاریخ استخدام در فایل های مختلف مشترک می باشند. این امر موجب استفاده بیهوده از حافظه می گردد. اگر در وضعیت کارمندان موسسه تغییراتی ایجاد شود، این تغییرات باید در تمام فایل اعمال شود، اگر این تغییرات در یک یا چند فایل اعمال نشود،منجر به اخذ گزارشهای متناقضی می گردد،که در این صورت به گزارشهای حاصل از سیستم اطمینانی نیست.

چون در روش پردازش داده ها به صورت بانک اطلاعاتی،داده های مربوط به سیستم در یک فایل قرار دارند ،در صورت نیاز فقط باید یک فایل را تغییر دهیم که نه تنها وقت کمتری صرف می شود بلکه به گزارش های بدست آمده مطمئن خواهیم بود.

در پردازش داده ها به صورت بانک اطلاعاتی ، داده ها از سیستم های طراحی شده استقلال دارند،در حالی که در روش پردازش داده ها به صورت پردازش فایل ها ،این گونه نیست.به عنوان مثال اگر ساختار بانک اطلاعاتی تغییر کند، تغییری در سیستم کاربردی ایجاد نمی شود، چرا که سیستم های کاربردی فقط از طریق سیستم پردازش بانک اطلاعاتی ،با داده ها مرتبط هستند.

در سیستم های بانک اطلاعاتی میتوان مسئولیت تصحیح وتفسیر داده ها را به عهده یک نفر یا یک واحد گذاشت، که در این صورت مدیریت داده ها به نحو بهتری انجام می گیرد.