*مقاله درمورد سیستم حسابداری شرکت البرز ابزار*

زکات علم یاد دادن آن به دیگران است.

پیشگفتار:

زندگی حرکت است.جستجوست ، تلاش است . آری برای رسیدن به هدف باید تلاش وجستجو کرد.به راستی عشق به دانستن بهترین عشق هاست. نباید لحظه ای از آموختن غافل شد .پس بیا یید جستجو کنیم ولحظه های بی بار زندگیمان را با آموختن به پربارترین لحظه ها تبدیل کنیم.

فناوری پایگاه داده کاربردهای بسیاری در زمینه های مختلف اقتصادی آموزشی - اجتماعی

علوم و غیره دارد. بعضی از این کاربردها روی یک کامپیوتر وتنها به شکل یک کاربرد ارائه می گردند و بعضی در سطح بسیار وسیع تری توسط صدها نیروی انسانی و روی شبکه های محلی غیر محلی پردازش می گردند. امروزه تقریبا همه مردم به استفاده از پایگاههای داده ای و مزایای این فناوری نیاز دارند.

این پروژه سیستم حسابداری یک شرکت می باشد که با استفاده از این فناوری تا جایی که در توان من بود، طراحی شده است ودارای نواقص بسیاری می باشد .

"من لم یشکر المخلوق لم یشکر الخالق"

در پایان از کلیه کسانی که مرا در تهیه این پروژه یاری نموده اند، به خصوص استادان ارجمند سپاسگذاری و کمال تشکر را دارم.

فهرست:

توضیح مختصری درباره بانک اطلاعاتی

شرح سیستم

شرح پایگاه داده

توضیح جداول پایگاه

> جدول خریدار

> جدول فروشنده

> جدول خرید

>جدول فروش

> جدول بانک

> جدول قطعه

> جدول واریز پول

> جدول دریافت پول

> جدول سند

توضیح فیلد های هر جدول

نحوه کار کردن با سیستم

توضیح منوها

> منوی اطلاعات پایه

> منوی عملیات

> منوی گزارشات

> منوی خروج

توضیح گزینه های هر منو

شرح فرم های سیستم

نحوه تغییر در جداول

> اضافه کردن رکورد

> تصحیح رکورد

> حذف رکورد

جستجو در جداول

نحوه گزارش گیری ازاطلاعات

بانک اطلاعاتی چیست؟

از بانک اطلاعاتی تعاریف گوناگونی شده است که تعریف زیر از همه جامع تر به نظر می رسد : بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط به هم است. دادهها عبارتند از : حقایق و ارقام یک موضوع خاص و اطلاعات عبارتند از نتایجی که از ترکیب داده ها حاصل می گردند. موسسات و سازمان ها معمولا سیستم های اطلاعاتی خود را به دو صورت تشکیل داده از آن ها استفاده می کنند.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی ساده

در این روش ، داده ها در فایل های جداگانه قرار می گیرند و برای استفاده از داده های موجود در آن فایل ها، سیستم های جداگانه ای طراحی می شوند.به این نوع سیستم های اطلاعاتی سیستم پردازش فایل ها می گویند.

استفاده از بانک های اطلاعاتی

در این روش ، داده های موجود ، به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار می گیرند. در چنین سیستمی کاربر می تواند بدون سر درگمی و با صرف وقت اندکی، اطلاعات مورد نیاز خود را از داده های موجود در بانک اطلاعاتی اخذ کند. امروزه اکثر موسسات و سازمان ها سعی می کنند از این سیستم اطلاعاتی استفاده کنند. برای پی بردن به تفاوت دو روش ذکر شده موسسه ای را در نظر بگیرید که داده های مربوط به حقوق کارمندان بیمه،تنبیه و تشویق را در چهار فایل جداگانه قرار داده برای اخذ خروجی های مورد نیاز سیستم های جداگانه ای برای آن ها نوشته است.

کار سیستم حقوق، محاسبه دستمزد کارکنان با استفاده از داده های موجود در فایل حقوق، کار سیستم بیمه، پردازش داده های موجود در فایل بیمه و کار سیستم های تنبیه و تشویق ، پردازش داده های موجود در فایل های تنبیه و تشویق می باشد. هر یک از این سیستم ها می توانند خروجی مناسبی را تولید کنند، اما اگر بخواهیم اطلاعات جدیدی مانند آنچه در زیر آمده است اخذ کنیم،با مشکل مواجه خواهیم شد.

1. کارمندانی که دارای حقوق مشخصی بوده به تعداد دفعات مشخصی تنبیه یا تشویق شده اند.
2. کارمندانی که در تاریخ معینی استخدام شده مبلغ خاصی برای آن ها از طرف بیمه هزینه شده است.
3. کارمندانی که تعداد دفعات تنبیه آن ها بیشتر از تعداد دفعات تشویق باشد و برعکس.

در همه موارد بالا و مواردی مشابه مجبوریم از داده های موجود در دو یا چند فایل استفاده کنیم که کار ساده ای نیست. زیرا ممکن است داده های موجود در فایل دارای فرمت یکسانی نباشند. در حالی که اگر موسسه سیستم اطلاعاتی خود را به صورت بانک اطلاعاتی تشکیل دهد با چنین مشکلی مواجه است.

در سیستم جدید، تمامی داده های موجود در فایل های طراحی شده در روش اول، در یک فایل بزرگتر به نام بانک اطلاعاتی قرار می گیرند که در نتیجه پردازش داده ها و اخذ گزارشهای جدید آسان تر خواهد بود.

مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی

با یک نگاه ساده مشخص می شود که داده های زیادی از قبیل نام کارمندان ، شماره کارمندی تاریخ استخدام در فایل های مختلف مشترک می باشند. این امر موجب استفاده بیهوده از حافظه می گردد. اگر در وضعیت کارمندان موسسه تغییراتی ایجاد شود، این تغییرات باید در تمام فایل اعمال شود، اگر این تغییرات در یک یا چند فایل اعمال نشود،منجر به اخذ گزارشهای متناقضی می گردد،که در این صورت به گزارشهای حاصل از سیستم اطمینانی نیست.

چون در روش پردازش داده ها به صورت بانک اطلاعاتی،داده های مربوط به سیستم در یک فایل قرار دارند ،در صورت نیاز فقط باید یک فایل را تغییر دهیم که نه تنها وقت کمتری صرف می شود بلکه به گزارش های بدست آمده مطمئن خواهیم بود.

در پردازش داده ها به صورت بانک اطلاعاتی ، داده ها از سیستم های طراحی شده استقلال دارند،در حالی که در روش پردازش داده ها به صورت پردازش فایل ها ،این گونه نیست.به عنوان مثال اگر ساختار بانک اطلاعاتی تغییر کند، تغییری در سیستم کاربردی ایجاد نمی شود، چرا که سیستم های کاربردی فقط از طریق سیستم پردازش بانک اطلاعاتی ،با داده ها مرتبط هستند.

در سیستم های بانک اطلاعاتی میتوان مسئولیت تصحیح وتفسیر داده ها را به عهده یک نفر یا یک واحد گذاشت، که در این صورت مدیریت داده ها به نحو بهتری انجام می گیرد.

*مقاله درباره ی سیستم استهلاک دارایی ثابت*

کلیات

1ـ1ـ اهداف

2ـ1ـ منابع و مدارک مرجع

1ـ کلیات

1ـ1ـ اهداف

هدف از تهیه این گزارش مشروح از مکانیزه نمودن عملیات دستی سیستم استهلاک دارائیهای ثابت می باشد عملیات مکانیزه نمودن سیستم فوق با توجه به بررسی های اولیه در نظر گرفته شده و به منظور :

1ـ سهولت و سرعت بخشیدن به روش دستی سیستم .

2ـ قابلیت مرتبط بودن با سایر سیستمهای مجتمع .

3ـ ایجاد کد های واحد در سیستم جهت یکپارچه سازی بیشتر.

4ـ بهره گیری ازمحدودیت های متنوع در گزارشات .

5ـ محدودنمودن دستیابی به اطلاعات برای عناصر غیرمجاز .

6ـ ارائه آمارتلفیقی و خروجیهائی که دارای پردازشهای تکراری و زیاد در زمان اندک باشند .

2ـ1ـ منابع و مدارک مرجع

به منظور طراحی مشروح و راه اندازی سیستم مکانیزه مطرحه بخش های گوناگون مورد مطالعه و بررسی قرار گرفت و اطلاعات لازم در مورد ورودیها،

خروجیها ، گردش کار ،وظایف نیروی انسانی و ارتباطات با دیگر قسمت ها از این طریق کسب گردید.

2- شرح سیستم

1-2- تعریف سیستم

2-2 – نمودار سیستم

2ـ شرح سیستم

1ـ2ـ تعریف سیستم

هدف از این سیستم مکانیزه نمودن عملیات حسابداری اموال می باشد که به منظور سهولت و سرعت بخشیدن در روند تعیین استهلاک اموال و صدور سند

حسابداری آن طراحی گردیده . این سیستم امکاناتی نظیر سهولت در بازاریابی اطلاعات توان تعیین ماهانه استهلاک اموال بر حسب طبقه بندی خاص آن پشتیبانی و حفظ امنیت سیستم با تعویض اسم رمزها ، فشرده سازی و باز سازی ونسخه برداری داده ها را در اختیار می گذارد .

سیستم حسابداری اموال در حالت کلی به زیرسیستم های ذیل تقسیم می گردد:

الف ـ ورودی اطلاعات .

(ثبت و تصحیح اطلاعات جمعداری و حسابداری اموال و قطعی نمودن دوره)

1ـ ثبت اطلاعات

2ـ نقل و انتقال بین مراکز هزینه

3ـ ثبت سند خرید

4ـ ثبت سند تعدیلات

5ـ حذف یا فروش مال

6ـ پاکسازی اطلاعات بانک

7ـ ثبت قطعی دوره

ب ـ بخش عمومی سیستم

( ورود و تصحیح کدینگ عمومی سیستم )

1ـ کد محل مال

2ـ کد نوع مال

3ـ کدینگ حساب گروهها

4ـ کدینگ مراکز هزینه

5ـ کد تحویل گیرنده

6ـ نوع حذف

ج ـخروجی سیستم

(گزارشات استهلاک و جمعداری اموال )

1ـ صدور کارت دارائی ثابت

2ـ صورت ریز استهلاک

3ـ صورت استهلاک مرکز هزینه

4ـ صورت استهلاک انباشته

5ـ گزارش سوابق انتقالات اموال

6ـ گزارش سوابق اموال حذف شده

7ـ گزارش لیست اموال مستهلک شده

د ـ اپراتور

(توانائیهای مورد نیاز کاربران سیستم )

1ـ تغییر محدودیت کاربران

2ـ نسخه برداری

3ـ بازسازی

4ـ صفحه کلید

5ـ بارگذاری

6ـ فشرده سازی

و ـ گزارش آماده

لازم بذکر است تقسیم بندی فوق صرفا جهت آشنائی با عملکرد سیستم بوده و هیچگونه اولویت بندی مد نظر نبوده در صورتیکه روابط و اولویتها مد نظر نبوده در صورتیکه روابط و اولویتها مد نظر باشد بایستی بصورت زیر مد نظر گرفته شود.

بخش ذخیره سازی اطلاعات اسناد خرید اموال از اولویت اولبرخوردار است و سپس بخش ذخیره سازی اطلاعات اسناد تغییرات اموال ، در واقع این بخش فعال نخواهد بود

مگر بعد از ورود اطلاعات خرید اموال .

بعد از قسمتهای بالا بازیابی اطلاعات و صدور سند استهلاک را می توان نام برد .

ذکر این نکته حائز اهمیت است که توانائی اپراتور دارای قدرت و رمز گذاری و امکان دهی به کاربران و ایجاد محدوده کاری برای آنان می باشد ، جای مشخص در ترتیب و توالی مراحل فعالیتهای سیستم ندارد . ترتیب انجام فعالیتهای سیستم بصورت نمودار زیر است .

3- ورودیهای اولیه سیستم

0-3- صفحه اول ورود به سیستم

1-3 – صفحه ورودی ثبت اطلاعات

2-3- صفحه ورودی ثبت سند تعدیلات

3-3- صفحه ورودی نقل و انتقالات بین مراکز هزینه

4-3- صفحه ورودی حذف یا فروش مال

5-3- صفحه ورودی ثبت سند خرید

6-3- صفحه ورودی سند خرید

7-3- صفحه بخش عمومی

0ـ3ـ صفحه اول ورود به سیستم

1ـ0ـ3ـ شکل صفحه

2ـ0ـ3ـ شرح صفحه

الف ـ کد کاربر : طول این مشخصه شش کارکتر می باشد . این کد تعیین کننده کاربری است که با سیستم مشغول به کار است .

ب ـ تاریخ : در این مقطع سال مورد نظر وارد می گردد و بر حسب آن فهرست مربوطه و فایلهای آن باز می شوند.