Systemتعاریفی از سیستم

1)سیستم عبارت است از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.

2)سیستم عبارت است از مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که با انجام هر کدام از این وظایف بخشی از هدف سازمان تامین خواهد شدو با انجام کلیه وظایف در سازمان کل هدف سازمان تامین می گردد.

3)سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگی متقابل که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.

4)سیستم عبارت است از مجموعه ای از سیستم های فرعی که هر کدام از این سیستم های فرعی دارای فعالیت هایی هستبد که هر کدام از این فعالیت ها دارای گردش کاری هستند که هر کدام از این گردش های کار از طریق شیوه ها و متد های متعددی انجام می شود.به عبارتی با جمع تعدادی از شیوه به روش و با جمع روشها به به یک سیستم می رسیم.

5 روش

عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود.

شیوه

عبارت است از تشریح جزیات و مراحل انجام دادن یک کار

9فیفنر ولین :

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است ازبررسی معایب و پیدا کردن راه حل مشکلات سازمان.

• تشخیص معایب سازمان و ارایه راه حل برای آن.

10 آلن دیویس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از یک وظیفه و کار ستادی و تخصصی که هدف آن مطالعه بررسى و بهبود بخشیدن به کلیه سیستم ها و روشهاى موجود در سازمان است.

• ماهیت وظایف و هدفهای تجزیه و تحلیل را مشخص مى کند.

11 نورمن بریش:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستم هاى خدماتى و کنترل کننده و هما هنگ کننده عملیات سازمان.

• تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها خط مشى آینده سازمان را مشخص مى کند.

12 چارلز هیکس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و کامل سیستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده کردن امور دفترى.

• کشف مسایل و مشکلات اداری در جهت بهبود وضع کل سازمان.

13 تعریف کلى تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از تکنیکى که مدیران را از وجود مسایل و مشکلات موجود در سازمان آگاه می سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر یک از آنها ارایه مى دهد.این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با حل مشکلات کارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.

14 وظایف واحد های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

1)طرح ریزى سازمان و تجزیه و تحلیل

2)استقرار و تجزیه و تحلیل سیستم ها

3)ارزیابى مدیریت

4)تهیه دستورالعمل های کتبى و مدون

5)تهیه و کنترل فرم ها

6)سیستم بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها

7)ارزیابى نیروى انسانى و تقسیم کار

8)اندازه گیرى کار

9)انتخاب وسایل اداری و دفترى

10)تجزیه و تحلیل جا و مکان

11)استقرار و پیاده کردن سیستم هاى جدید

12)توسعه و تحقیق

16

فرایند تجزیه و تحلیل سیستم ها کاملا منطبق با روش علمى است:

مراحل روش علمی تحقیق فرایند تجزیه وتحلیل سیستم ها

1)طرح مسئله 1 )تشخیص و بیان مشکل و تعیین حدود آن

2)تهییه و تنظیم فرضیه 2)تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

3)جمع آورى اطلاعات 3)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقایق

4)طبقه بندى اطلاعات 4)تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق

5)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخیص رابطه علت و معلولی 5)تهیه و تنظیم آزمایش وارزیابى راه حلهاى جدید

6)تعیین اعتبار و نقد فرضیه 6)تهییه و تنظیم گزارش نهایى و ارایه پیشنهاد ها جهت تصویب مدیریت

7)نتیجه گیرى و تهیه گزارش 7)اجرا و استقرار طرح پیشنهادى

8)نظارت بر اجرای طرح و ارزیابی نتیجه

17

• مرحله یک:تشخیص و بیا ن مشکل و تعیین حدود آن

1)تشخیص مشکل

1.ممکن است تجزیه و تحلیل کننده شخصا به وجود یک مشکل در سازمان پى ببرد.

2.گاهى مشکل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می شود و از تجزیه و تحلیل گر

خواسته مى شود به مشکل رسید گى کند

3.گاهى در حین بررسى به منظور ساده کردن کار در سازمان تجزیه و تحلیل کننده متوجه مشکل مهمتر و اساسى تر مى شود.

2)بیان مشکل ...آثار و علایم مشکلات علل مشکلات

1.اضافه کاری بیش از حد 1.کافى نبودن تسهیلات

2.افزایش استعفا و تمارض پرسنل 2.مناسب نبودن محل کار

3.گم شدن پرونده ها 3.نداشتن مدیریت متخصص

4.افزایش مداوم بودجه و هزینه 4.کافی نبودن تعداد پرسنل

5.فقدان صحیح مدیریت

3)تعیین حدود مشکل

هر چه دامنه مشکل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشکل مطلوب تر است

مرحله 2.تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

1)عنوان طرح یا نام مشکل : بررسى وضع حقوق و

Xمزایای کارمندان اداره

2)هدفها ى تجزیه و تحلیل : تجزیه و تحلیل میزان راندمان و کارایى کارگران و کارمندان قسمت تحویل کار در xسازمان

3)روش کار یا راههای بین هدف

4)نتایج حاصل از طرح یا آنچه ازاجراى تجزیه و تحلیل مى توان انتظار داشت : بهبود یک روش ممکن است سبب کاهش ساعات کار یک کارمند یا کارگر شود

20

5)مسولان اجراى طرح یا متصدیان تجزیه و تحلیل

6)برنامه زمانى یا مدت زمان لازم براى اجراى طرح

• زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
• زمان لازم براى تجزیه و تحلیل اطلاعات
• زمان لازم براى تهیه گزارش
• زمان لازم براى رفع مشکلات
• زمان لازم براى اجرا

21

7)هزینه اجراى طرح

• هزینه تکثیر اوراق
• هزینه تهیه کتب
• هزینه پرسنل
• هزینه وسایل و تجهیزات

22

8)تصویب طرح

طرح مقدماتى باید توسط رییس قسمتی که تجزیه و تحلیل برای آن انجام مى شود،مسئول و تهیه کننده طرح امضا شود و براى تصویب نهایى به مدیریت سازمان ارائه شود.

23

• مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات

1)جمع آورى اطلاعات

• نمودار و راهنماى سازمان
• مشاهده و مطالعه طریقه انجام کار
• مصاحبه با مدیران و کارکنان سازمان
• پرونده ها،اسناد،مدارک و فرمها

2)ثبت اطلاعات

24

• مرحله 4 .تجزیه و تحلیل اطلاعات

در تجزیه و تحلیل اطلاعات باید به سوالاتی با موضوعات زیر پاسخ گوید:

1.ضرورى بودن سیستم یا روش

2. نحوه اجرا و انجام سیستم یا روش

3.امکان صرفه جویى در زمان،نیروى انسانى و هزینه اجراى سیستم یا روش

4.مجرى یا مجریان سیستم یا روش

5.ابزار و وسیله انجام کار

25

• مرحله 5.تهیه و تنظیم آزمایش و ارزیابى راه حل هاى جدید

1)تهیه راه حل جدید(پیشنهادى)

2)آزمایش عملى بودن راه حلهای پیشنهادى

• ساده بودن
• مناسب بودن
• امکان پذیر بودن
• قابل قبول بودن

26

3)ارزیابى راه حل جدید

1.تهیه فرمى براى ارزیابى راه حل پیشنهادى

2.طبقه بندى نتایج مفید و غیر مفید با توجه به درجه اهمیت

3.انتخاب راه حلى که از نظر منابع و هزینه اسان تر،ارزآن تر و بهتر باشد.

4.ارایه راه حل هاى پیشنهادى به مدیران،مسئولان و مجریان آن

27

• مرحله 6.تهیه و تنظیم گزارش نهایى وارایه پیشنهاد ها جهت تصویب نهایى

1.جلد گزارش

2.نامه ضمیمه گزارش

3.صفحه عنوان گزارش

4.فهرست مندرجات

5.هدف تجزیه وتحلیل

6.خلاصه نتایج و پیشنهادات

7.تشریح جزیات تجزیه و تحلیل

8.نتایج و پیشنهادات

9.گزارش نهایى

10.امضای گزارش نهایى

28

• مرحله 7.اجرا و استقرار طرح پیشنهادى

1)تعیین مسولیت ها

2)آشنا کردن پرسنل از ماهیت طرح

3)آموزش پرسنل

• آموزش در محل کار
• آموزش خارج از سازمان
• آموزش با استفاده از اجراى طرح آموزشى

29

4)تهیه برنامه اجرا

• نحوه استقرار طرح
• زمان استقرار طرح
• آمادگى سازمان براى استقرار فیزیکى طرح جدید

5)اجرا

• نقش سرپرستان طرح اجرایى
• نقش تجزیه و تحلیل کننده
• نقش عوامل اجرایى
• دوره استقرار طرح جدید
• میزان هزینه اجرا
• نقش عامل انسانى در مرحله اجرا

30

• مرحله 8.نظارت بر اجرا ى طرح و ارزیابی نتایج

1)نظارت بر اجرا

• جلوگیری از بروز اشکالات اجرائى و رفع معایب سیستم جدید
• تجدید نظر در طرح پیشنهادی و رفع معایب سیستم جدید
• بهبود سیستم یا روش جدید
• کسب اطلاعات در مورد نحوه ی اجراى طرح به منظورتهیه گزارش نتیجه اجرای طرح براى مدیریت سازمان

2)ارزیابى نتیجه

• هزینه
• تسهیلات و وسایل کار
• بازدید از طرز کار پرسنل
• بازگشت به سیستم یا روش قدیم

:

کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز از عمرش می گذرد در حالیکـــه مرتبا راه انحــطاط می پیماید از رحـــمت و عنایات خداوندی بی بهره خواهد مانـد و شخصی که در معنویات و کمالات و فضائل ، در خـــود احســاس فزونــی ننماید ، در معرض نقص و کمبود قـــرار گرفتــه بــرای کسـی که در راه نقـص گام برمی دارد و به قهـــقرا می رود ، مرگ بهتر از زندگی است .

با استفــاده از روش

نمــودار جریــان کــار

در دانشگاه علوم پزشکی تبریز

فروردین ماه سال 86
صمد اقدام نیا
کارشناس امور اداری دانشگاه علوم پزشکی تبریز

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها

تکنیــک ها و فنـون سـاده کـردن کـار

مشـکل اساسـی اداره امـور سازمـان ها ایـن است که مدیران باید منابع چهارگانه پول ، نیروی انسانی ، مواد و تسهیلات را که غالباً محـدود و ناهماهنگ می باشنـد ، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشیدن به هدف یا هدف های سازمان از آنها بهره برداری کنند . این عمل مستلـزم انجام دادن وظایفـی از قبیل : طرح ریـزی ، سازماندهی ، هدایت و رهبری ، هماهنگی و کنترل از طرف مدیران می باشد .

تکنیک ها و فنون گوناگون ابــداع شده تا مدیران و رهبـران سازمانها بتوانند بهره برداری هر چه بیشتر از منابع چهارگانه مذکــور، در جهت تامین اهداف سازمــان بنمایند که تکنیک تجزیه و تحلیل سیستمهاوروشها یکی از آنها بشمار می رود . که معلـول علتهای متعدد ، از جمله بوجـود آمدن نهضت ها و تغییر در فلسفه مدیریت است .

در تاریخ کشور ایران ، کوروش پادشاه هخامنشی از کسانی بود که به توسعه و تکامل مدیریت کمک کرده است . عـلاوه بر نظریات کــوروش مبنی بر ضرورت طرح ریــزی ، تقسیــم کار بر مبنــای تخصـص و مشخص بــودن فرمـان ها ، نام او بعنــوان یکی از نخستـین صاحب نظــران « مطالعــه در حرکات » ، « طـرح استفاده صحیح از جـا و مـکان » و « حمل مواد » ثبت شده است .

تکنیک « تجزیــه و تحلیل سیستـم ها و روش ها » برای شنـاخت عواطف ، احساسات و خواستهای افراد سازمان و طرز رفتار و سلوک آنان در گــروه ، از تئوریهای علوم انسانـی و اجتماعــی استفاده می کنـد ، و بــرای تخصیص صحیــح منابع موجــود سازمان ، به منظـور تامیـن هدفهای دستـگاه ، از تئوریهـای علم اقتصـاد یاری می جویــد ، همچنین اصول علوم فیزیکی و ریاضیات را در بهبـود روش ، ارتباطات و همبستگی اجـزای تشکیل دهنـده سازمان ، بکار می بــرد . بعبارت دیگــر در تکنیک تجزیه و تحلیـل سیستم ها و روش ها ، تنها به بهبــود یک روش خاص اکتفــا نمی شود ، بلکه بهبــود و اثــر تغییـر قسمتــی از یک سیستــم در مجموعــه آن سیستم ، مـورد بررسی قرار می گیرد .

• مطالعه و اندازه گیری دقیق زمان انجام هر جزء از کار .
  
  d ضرورت اعمال سرپرستی تخصصی در سازمان .
  
  d استاندارد و یکنواخت نمودن کلیه ابـزار و وسـایل و تشخیص بهترین شیوه در بکارگیری آنها .
  
  d تهیه و تنظیم دستورالعمل و راهنمای شرح وظایف و مشاغل برای کار کارکنان سازمان .
  
  d برقراری سیستم صحیح پرداخت متناسب با کیفیت کار .

اصــول پنجــگانه تیلــور

سیستــم:

واژه سیستـم با مفاهیـم بسیاری بکار برده می شــود مانند سیستم اقتصـادی، سیستم سیاسی، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداری ، مکانیزه ( ماشینی ) و سیستم اطلاعات مدیریت و . . . در زبان فارسی نیز گاهی اوقات « سیستم » را بعنوان واژه ای متـرادف با کلمه های رشتــه ( رشته جبال ) ، جهاز ( جهاز هاضـمه ) ، دستــگاه ( دستگاه گـوارش ، دستـگاه گردش خون )، سلسله ( سلسله اعصاب )و منظومه ( منظومه شمسی ) مورد استفاده قرار می دهند .

تعریف سیستم :

• سیستم عبارت است از تعدادی روش وابسته به یکدیگر که با اجرای روشهای مزبـور ، قسمتـی از هدف یک سازمـان تامیـن می شــود . سیستم کارگزینی ( پرسنلی ) یک سازمان از روش های استخـدام ، ترفیعات ، اضافه حقـوق ، بازنشستگی و غیـره تشکیل می شـود . اجرای این روش ها ، موجب اجرای سیستـم پرسنلـی سازمان می شـود و اجرای سیستـم مزبور ، به تامیـن قسمتی از هدف سازمان کمک می کند .

• یک سری وظایف وابسته به یکدیگر که با اجرای آنها ، قسمتی از هدف یا منظور سازمان تحقق می یابد .

روش :

عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم ، انجام می شود . در هر روش ، نوع کار ، شخص یا اشخاصی که عملیات و وظایف مزبور را انجام می دهند ، مراحلی که باید طی شود ، و شیوه هایی که باید بکار رود ، مشخص می شود . معمولاً روش انجام دادن هر کار به صورت کتبی تهیه و بعنوان مدرک رسمی در سازمان نگهداری می شود .

گزارش کاراموزی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها در 80 صفحه ورد قابل ویرایش

Systemتعاریفی از سیستم

1)سیستم عبارت است از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.

2)سیستم عبارت است از مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که با انجام هر کدام از این وظایف بخشی از هدف سازمان تامین خواهد شدو با انجام کلیه وظایف در سازمان کل هدف سازمان تامین می گردد.

3)سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگی متقابل که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.

4)سیستم عبارت است از مجموعه ای از سیستم های فرعی که هر کدام از این سیستم های فرعی دارای فعالیت هایی هستبد که هر کدام از این فعالیت ها دارای گردش کاری هستند که هر کدام از این گردش های کار از طریق شیوه ها و متد های متعددی انجام می شود.به عبارتی با جمع تعدادی از شیوه به روش و با جمع روشها به به یک سیستم می رسیم.







5 روش

عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود.

شیوه

عبارت است از تشریح جزیات و مراحل انجام دادن یک کار

9فیفنر ولین :

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است ازبررسی معایب و پیدا کردن راه حل مشکلات سازمان.

تشخیص معایب سازمان و ارایه راه حل برای آن.

10 آلن دیویس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از یک وظیفه و کار ستادی و تخصصی که هدف آن مطالعه بررسى و بهبود بخشیدن به کلیه سیستم ها و روشهاى موجود در سازمان است.

ماهیت وظایف و هدفهای تجزیه و تحلیل را مشخص مى کند.

11 نورمن بریش:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستم هاى خدماتى و کنترل کننده و هما هنگ کننده عملیات سازمان.

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها خط مشى آینده سازمان را مشخص مى کند.

12 چارلز هیکس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و کامل سیستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده کردن امور دفترى.

کشف مسایل و مشکلات اداری در جهت بهبود وضع کل سازمان.

13 تعریف کلى تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از تکنیکى که مدیران را از وجود مسایل و مشکلات موجود در سازمان آگاه می سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر یک از آنها ارایه مى دهد.این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با حل مشکلات کارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.




14 وظایف واحد های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

1)طرح ریزى سازمان و تجزیه و تحلیل

2)استقرار و تجزیه و تحلیل سیستم ها

3)ارزیابى مدیریت

4)تهیه دستورالعمل های کتبى و مدون

5)تهیه و کنترل فرم ها

6)سیستم بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها

7)ارزیابى نیروى انسانى و تقسیم کار

8)اندازه گیرى کار

9)انتخاب وسایل اداری و دفترى

10)تجزیه و تحلیل جا و مکان

11)استقرار و پیاده کردن سیستم هاى جدید

12)توسعه و تحقیق

16

فرایند تجزیه و تحلیل سیستم ها کاملا منطبق با روش علمى است:

مراحل روش علمی تحقیق فرایند تجزیه وتحلیل سیستم ها

1)طرح مسئله 1 )تشخیص و بیان مشکل و تعیین حدود آن

2)تهییه و تنظیم فرضیه 2)تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

3)جمع آورى اطلاعات 3)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقایق

4)طبقه بندى اطلاعات 4)تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق

5)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخیص رابطه علت و معلولی 5)تهیه و تنظیم آزمایش وارزیابى راه حلهاى جدید

6)تعیین اعتبار و نقد فرضیه 6)تهییه و تنظیم گزارش نهایى و ارایه پیشنهاد ها جهت تصویب مدیریت

7)نتیجه گیرى و تهیه گزارش 7)اجرا و استقرار طرح پیشنهادى

8)نظارت بر اجرای طرح و ارزیابی نتیجه

17

مرحله یک:تشخیص و بیا ن مشکل و تعیین حدود آن

1)تشخیص مشکل

1.ممکن است تجزیه و تحلیل کننده شخصا به وجود یک مشکل در سازمان پى ببرد.

2.گاهى مشکل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می شود و از تجزیه و تحلیل گر

خواسته مى شود به مشکل رسید گى کند

3.گاهى در حین بررسى به منظور ساده کردن کار در سازمان تجزیه و تحلیل کننده متوجه مشکل مهمتر و اساسى تر مى شود.

2)بیان مشکل ...آثار و علایم مشکلات علل مشکلات

1.اضافه کاری بیش از حد 1.کافى نبودن تسهیلات

2.افزایش استعفا و تمارض پرسنل 2.مناسب نبودن محل کار

3.گم شدن پرونده ها 3.نداشتن مدیریت متخصص

4.افزایش مداوم بودجه و هزینه 4.کافی نبودن تعداد پرسنل

5.فقدان صحیح مدیریت

3)تعیین حدود مشکل

هر چه دامنه مشکل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشکل مطلوب تر است

مرحله 2.تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

1)عنوان طرح یا نام مشکل : بررسى وضع حقوق و

Xمزایای کارمندان اداره

2)هدفها ى تجزیه و تحلیل : تجزیه و تحلیل میزان راندمان و کارایى کارگران و کارمندان قسمت تحویل کار در xسازمان

3)روش کار یا راههای بین هدف

4)نتایج حاصل از طرح یا آنچه ازاجراى تجزیه و تحلیل مى توان انتظار داشت : بهبود یک روش ممکن است سبب کاهش ساعات کار یک کارمند یا کارگر شود




20

5)مسولان اجراى طرح یا متصدیان تجزیه و تحلیل

6)برنامه زمانى یا مدت زمان لازم براى اجراى طرح

زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
زمان لازم براى تجزیه و تحلیل اطلاعات
زمان لازم براى تهیه گزارش
زمان لازم براى رفع مشکلات
زمان لازم براى اجرا

21

7)هزینه اجراى طرح

هزینه تکثیر اوراق
هزینه تهیه کتب
هزینه پرسنل
هزینه وسایل و تجهیزات

22

8)تصویب طرح

طرح مقدماتى باید توسط رییس قسمتی که تجزیه و تحلیل برای آن انجام مى شود،مسئول و تهیه کننده طرح امضا شود و براى تصویب نهایى به مدیریت سازمان ارائه شود.

23

مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات

1)جمع آورى اطلاعات

نمودار و راهنماى سازمان
مشاهده و مطالعه طریقه انجام کار
مصاحبه با مدیران و کارکنان سازمان
پرونده ها،اسناد،مدارک و فرمها

2)ثبت اطلاعات

24

مرحله 4 .تجزیه و تحلیل اطلاعات

در تجزیه و تحلیل اطلاعات باید به سوالاتی با موضوعات زیر پاسخ گوید:

1.ضرورى بودن سیستم یا روش

2. نحوه اجرا و انجام سیستم یا روش

3.امکان صرفه جویى در زمان،نیروى انسانى و هزینه اجراى سیستم یا روش

4.مجرى یا مجریان سیستم یا روش

5.ابزار و وسیله انجام کار

25

مرحله 5.تهیه و تنظیم آزمایش و ارزیابى راه حل هاى جدید

1)تهیه راه حل جدید(پیشنهادى)

2)آزمایش عملى بودن راه حلهای پیشنهادى

ساده بودن
مناسب بودن
امکان پذیر بودن
قابل قبول بودن



انــواع روشهــا :

روشهای عمومی : روشهایی هستند که در ارتباط با فعالیتهای اداری و پشتیبانی و ستادی دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه های دولتی مورد عمل و رایج می باشد مثل روش کارگزینی ، حسابداری

روشهای اختصاصی : روشهایی هستند که اختصاصاً در یک دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظایف اصلی و تخصصی همان دستگاه مورد اجراء می باشد . مانند روش پذیرش مریض در بیمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه .

روشهای مشترک : روشهایی هستند که برای انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان های مختلف هر یک عهده دار اجرای مراحلـی از روش مورد نظر می باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولی برای ایجاد صنایع .



ویژگی های تحلیل گر عبارتند از :

1- هر یک از مراحل تجزیــه و تحلیل دشواریهای خاص خود را دارد . اگــر تحلیل گر علاقه کافی به کار خو داشته باشد و بر نقش مثبت کاری که انجام می دهد ، معتقد باشد ، با صبر و ابتکار خواهد توانست بر مشکلات فائق آید .

2- تحلیل گر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد . درباره وضع موجود و آنچه که هست ، شک کند و در مسیر آنچــه که باید باشد ، پیش برود و بدنبال کشف واقعیتها باشد و در راه حصـول به بهترین ها از خود ، خلاقیت و نوآوری نشان دهد .

3- تحلیل گرموظف است اجــزای سیستم را مرتبط با یکدیگــر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحــد درآورد (یعنــی به صورت یک کل متشــکل و هماهنگ ) و نه این که فقط به یک جزء بپردازد و سایر ارتباطها را از نظر دور بدارد .







4- تحلیل گر باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاریهای رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد . تغییرات مطلوب زمانـی حاصل می شود که افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند .

5- تحلیل گر بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی ، علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل ، نسبت به شناخت علل اصلی بوجود آورنده مشکل ، اقدام کند و به منظور برطرف کردن علل واقعی راه حل های منطقی و عقلائی ، ارائه دهد .

6- تحلیل گر بایستی واقعیات را درنظر گرفته و بی طرفـی خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصی در کار تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد .

7- تحلیل گر باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.

8- تحلیل گر باید صبور باشد ، برای پاسخگویی به پرسشها و حل مشکلات ، صبر و شکیبائی ضرورت دارد .








جمـع آوری و ثبت اطـلاعات و حقایـق

بررسی یک سیستم به منظـور پیدا کردن معایب و مشکلات موجود ، یا مطالعه یک روش برای ارائه راه حل بهتر ، مستلزم آشنائی کامل با سیستم یا روش مـورد نظر می باشد و این امـر تنها از طریق جمـع آوری اطلاعات و پی بردن به حقایق امکانپذیر خواهد بود . در مرحلـه جمع آوری اطلاعات ، علت باید مورد توجه قرار گیرد ، نه معلول .
مناسبترین روشی که می توان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یک کار یا معایب موجود در آن بدست آورد این است که از کارمندی که آن کار را انجام می دهد ، سوال شود که آیا می تواند وظیفه خـود را به روشی بهتر انجام دهد ، یا اینکه به نظر او چه معایبی در آن کار وجود دارد .



نمــودار جریــان کــار

تکنیک یا فن دوم از روش های مورد استفاده برای سـاده کردن و بهبود روشها در یک سازمان « بررسی جریان کار » است که با دو هدف عمده و کلی :

1- آشنائی با بررسی و نحوه تجزیه و تحلیل جریان کار
2- آگاهی از کاربرد نمودارهای عمودی و افقی جریان کار

بحث را دنبال می کنیم

با یک بررسی مداوم و منظم می توان کارهای غیرضروری را حذف یا روش انجام امور را ساده کرد . بدین ترتیب بهره و کارآئی سازمـان افزایش می یابد ، نظــر مساعد مراجعــه کنندگان نسبت به سازمان جلب می شود و کارکنان دلگرمی بیشتری پیدا می کنند .

کار در یک سازمـان شباهت زیادی به یک جــاده دارد سازمانی را در نظر بگیرید که در بخشهای گوناگون آن گــره ها و تنگناهایی وجـود دارد که مانع انجــام کار با سرعت مناسب می شود . در برخــی از قسمتهای جاده چون وسعت دید کافــی موجود است و سایر شرایط نیـز مناسب است رفت و آمــد به آسانی صورت می گیــرد در برخــی از بخشهای سازمانــی نیز کار به سرعت انجام می شـود و میزان کارآئی در حد معقول و مناسبی است اما قسمتهایی هم وجــود دارند که مانند یک گره در جاده در کار سازمان اخلال ایجــاد می کنند و در جریــان کار وقفه بوجـود می آورند . متاسفانه با اینگونــه مشکلات هم در سطح کلان و هم خرد مواجه هستیم و جریان کارها در اغلب سازمانهای ما با مراحل زائد ، تکـراری ، بی هدف و بی منطــق در آمیخته است . با بررسی علمــی جریان کارها می توان به این اختلالات و نارسائیها پی بـرد و راه های بهتر انجام کارها را یافت و برای بهسازی روشهای کار اقـدام کرد . یکی از روشهایی که ما را در این راه کمک می کند بررسی گردش یا جریـان کار است که در فرمی بنام « نمودار جریان کار» منعکس می شود .