گزارش کاراموزی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها در 80 صفحه ورد قابل ویرایش

Systemتعاریفی از سیستم

1)سیستم عبارت است از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.

2)سیستم عبارت است از مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که با انجام هر کدام از این وظایف بخشی از هدف سازمان تامین خواهد شدو با انجام کلیه وظایف در سازمان کل هدف سازمان تامین می گردد.

3)سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگی متقابل که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.

4)سیستم عبارت است از مجموعه ای از سیستم های فرعی که هر کدام از این سیستم های فرعی دارای فعالیت هایی هستبد که هر کدام از این فعالیت ها دارای گردش کاری هستند که هر کدام از این گردش های کار از طریق شیوه ها و متد های متعددی انجام می شود.به عبارتی با جمع تعدادی از شیوه به روش و با جمع روشها به به یک سیستم می رسیم.







5 روش

عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود.

شیوه

عبارت است از تشریح جزیات و مراحل انجام دادن یک کار

9فیفنر ولین :

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است ازبررسی معایب و پیدا کردن راه حل مشکلات سازمان.

تشخیص معایب سازمان و ارایه راه حل برای آن.

10 آلن دیویس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از یک وظیفه و کار ستادی و تخصصی که هدف آن مطالعه بررسى و بهبود بخشیدن به کلیه سیستم ها و روشهاى موجود در سازمان است.

ماهیت وظایف و هدفهای تجزیه و تحلیل را مشخص مى کند.

11 نورمن بریش:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستم هاى خدماتى و کنترل کننده و هما هنگ کننده عملیات سازمان.

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها خط مشى آینده سازمان را مشخص مى کند.

12 چارلز هیکس:

تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و کامل سیستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده کردن امور دفترى.

کشف مسایل و مشکلات اداری در جهت بهبود وضع کل سازمان.

13 تعریف کلى تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها:

تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از تکنیکى که مدیران را از وجود مسایل و مشکلات موجود در سازمان آگاه می سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر یک از آنها ارایه مى دهد.این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با حل مشکلات کارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.




14 وظایف واحد های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

1)طرح ریزى سازمان و تجزیه و تحلیل

2)استقرار و تجزیه و تحلیل سیستم ها

3)ارزیابى مدیریت

4)تهیه دستورالعمل های کتبى و مدون

5)تهیه و کنترل فرم ها

6)سیستم بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها

7)ارزیابى نیروى انسانى و تقسیم کار

8)اندازه گیرى کار

9)انتخاب وسایل اداری و دفترى

10)تجزیه و تحلیل جا و مکان

11)استقرار و پیاده کردن سیستم هاى جدید

12)توسعه و تحقیق

16

فرایند تجزیه و تحلیل سیستم ها کاملا منطبق با روش علمى است:

مراحل روش علمی تحقیق فرایند تجزیه وتحلیل سیستم ها

1)طرح مسئله 1 )تشخیص و بیان مشکل و تعیین حدود آن

2)تهییه و تنظیم فرضیه 2)تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

3)جمع آورى اطلاعات 3)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقایق

4)طبقه بندى اطلاعات 4)تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق

5)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخیص رابطه علت و معلولی 5)تهیه و تنظیم آزمایش وارزیابى راه حلهاى جدید

6)تعیین اعتبار و نقد فرضیه 6)تهییه و تنظیم گزارش نهایى و ارایه پیشنهاد ها جهت تصویب مدیریت

7)نتیجه گیرى و تهیه گزارش 7)اجرا و استقرار طرح پیشنهادى

8)نظارت بر اجرای طرح و ارزیابی نتیجه

17

مرحله یک:تشخیص و بیا ن مشکل و تعیین حدود آن

1)تشخیص مشکل

1.ممکن است تجزیه و تحلیل کننده شخصا به وجود یک مشکل در سازمان پى ببرد.

2.گاهى مشکل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می شود و از تجزیه و تحلیل گر

خواسته مى شود به مشکل رسید گى کند

3.گاهى در حین بررسى به منظور ساده کردن کار در سازمان تجزیه و تحلیل کننده متوجه مشکل مهمتر و اساسى تر مى شود.

2)بیان مشکل ...آثار و علایم مشکلات علل مشکلات

1.اضافه کاری بیش از حد 1.کافى نبودن تسهیلات

2.افزایش استعفا و تمارض پرسنل 2.مناسب نبودن محل کار

3.گم شدن پرونده ها 3.نداشتن مدیریت متخصص

4.افزایش مداوم بودجه و هزینه 4.کافی نبودن تعداد پرسنل

5.فقدان صحیح مدیریت

3)تعیین حدود مشکل

هر چه دامنه مشکل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشکل مطلوب تر است

مرحله 2.تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل

1)عنوان طرح یا نام مشکل : بررسى وضع حقوق و

Xمزایای کارمندان اداره

2)هدفها ى تجزیه و تحلیل : تجزیه و تحلیل میزان راندمان و کارایى کارگران و کارمندان قسمت تحویل کار در xسازمان

3)روش کار یا راههای بین هدف

4)نتایج حاصل از طرح یا آنچه ازاجراى تجزیه و تحلیل مى توان انتظار داشت : بهبود یک روش ممکن است سبب کاهش ساعات کار یک کارمند یا کارگر شود




20

5)مسولان اجراى طرح یا متصدیان تجزیه و تحلیل

6)برنامه زمانى یا مدت زمان لازم براى اجراى طرح

زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
زمان لازم براى تجزیه و تحلیل اطلاعات
زمان لازم براى تهیه گزارش
زمان لازم براى رفع مشکلات
زمان لازم براى اجرا

21

7)هزینه اجراى طرح

هزینه تکثیر اوراق
هزینه تهیه کتب
هزینه پرسنل
هزینه وسایل و تجهیزات

22

8)تصویب طرح

طرح مقدماتى باید توسط رییس قسمتی که تجزیه و تحلیل برای آن انجام مى شود،مسئول و تهیه کننده طرح امضا شود و براى تصویب نهایى به مدیریت سازمان ارائه شود.

23

مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات

1)جمع آورى اطلاعات

نمودار و راهنماى سازمان
مشاهده و مطالعه طریقه انجام کار
مصاحبه با مدیران و کارکنان سازمان
پرونده ها،اسناد،مدارک و فرمها

2)ثبت اطلاعات

24

مرحله 4 .تجزیه و تحلیل اطلاعات

در تجزیه و تحلیل اطلاعات باید به سوالاتی با موضوعات زیر پاسخ گوید:

1.ضرورى بودن سیستم یا روش

2. نحوه اجرا و انجام سیستم یا روش

3.امکان صرفه جویى در زمان،نیروى انسانى و هزینه اجراى سیستم یا روش

4.مجرى یا مجریان سیستم یا روش

5.ابزار و وسیله انجام کار

25

مرحله 5.تهیه و تنظیم آزمایش و ارزیابى راه حل هاى جدید

1)تهیه راه حل جدید(پیشنهادى)

2)آزمایش عملى بودن راه حلهای پیشنهادى

ساده بودن
مناسب بودن
امکان پذیر بودن
قابل قبول بودن



انــواع روشهــا :

روشهای عمومی : روشهایی هستند که در ارتباط با فعالیتهای اداری و پشتیبانی و ستادی دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه های دولتی مورد عمل و رایج می باشد مثل روش کارگزینی ، حسابداری

روشهای اختصاصی : روشهایی هستند که اختصاصاً در یک دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظایف اصلی و تخصصی همان دستگاه مورد اجراء می باشد . مانند روش پذیرش مریض در بیمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه .

روشهای مشترک : روشهایی هستند که برای انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان های مختلف هر یک عهده دار اجرای مراحلـی از روش مورد نظر می باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولی برای ایجاد صنایع .



ویژگی های تحلیل گر عبارتند از :

1- هر یک از مراحل تجزیــه و تحلیل دشواریهای خاص خود را دارد . اگــر تحلیل گر علاقه کافی به کار خو داشته باشد و بر نقش مثبت کاری که انجام می دهد ، معتقد باشد ، با صبر و ابتکار خواهد توانست بر مشکلات فائق آید .

2- تحلیل گر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد . درباره وضع موجود و آنچه که هست ، شک کند و در مسیر آنچــه که باید باشد ، پیش برود و بدنبال کشف واقعیتها باشد و در راه حصـول به بهترین ها از خود ، خلاقیت و نوآوری نشان دهد .

3- تحلیل گرموظف است اجــزای سیستم را مرتبط با یکدیگــر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحــد درآورد (یعنــی به صورت یک کل متشــکل و هماهنگ ) و نه این که فقط به یک جزء بپردازد و سایر ارتباطها را از نظر دور بدارد .







4- تحلیل گر باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاریهای رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد . تغییرات مطلوب زمانـی حاصل می شود که افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند .

5- تحلیل گر بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی ، علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل ، نسبت به شناخت علل اصلی بوجود آورنده مشکل ، اقدام کند و به منظور برطرف کردن علل واقعی راه حل های منطقی و عقلائی ، ارائه دهد .

6- تحلیل گر بایستی واقعیات را درنظر گرفته و بی طرفـی خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصی در کار تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد .

7- تحلیل گر باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.

8- تحلیل گر باید صبور باشد ، برای پاسخگویی به پرسشها و حل مشکلات ، صبر و شکیبائی ضرورت دارد .








جمـع آوری و ثبت اطـلاعات و حقایـق

بررسی یک سیستم به منظـور پیدا کردن معایب و مشکلات موجود ، یا مطالعه یک روش برای ارائه راه حل بهتر ، مستلزم آشنائی کامل با سیستم یا روش مـورد نظر می باشد و این امـر تنها از طریق جمـع آوری اطلاعات و پی بردن به حقایق امکانپذیر خواهد بود . در مرحلـه جمع آوری اطلاعات ، علت باید مورد توجه قرار گیرد ، نه معلول .
مناسبترین روشی که می توان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یک کار یا معایب موجود در آن بدست آورد این است که از کارمندی که آن کار را انجام می دهد ، سوال شود که آیا می تواند وظیفه خـود را به روشی بهتر انجام دهد ، یا اینکه به نظر او چه معایبی در آن کار وجود دارد .



نمــودار جریــان کــار

تکنیک یا فن دوم از روش های مورد استفاده برای سـاده کردن و بهبود روشها در یک سازمان « بررسی جریان کار » است که با دو هدف عمده و کلی :

1- آشنائی با بررسی و نحوه تجزیه و تحلیل جریان کار
2- آگاهی از کاربرد نمودارهای عمودی و افقی جریان کار

بحث را دنبال می کنیم

با یک بررسی مداوم و منظم می توان کارهای غیرضروری را حذف یا روش انجام امور را ساده کرد . بدین ترتیب بهره و کارآئی سازمـان افزایش می یابد ، نظــر مساعد مراجعــه کنندگان نسبت به سازمان جلب می شود و کارکنان دلگرمی بیشتری پیدا می کنند .

کار در یک سازمـان شباهت زیادی به یک جــاده دارد سازمانی را در نظر بگیرید که در بخشهای گوناگون آن گــره ها و تنگناهایی وجـود دارد که مانع انجــام کار با سرعت مناسب می شود . در برخــی از قسمتهای جاده چون وسعت دید کافــی موجود است و سایر شرایط نیـز مناسب است رفت و آمــد به آسانی صورت می گیــرد در برخــی از بخشهای سازمانــی نیز کار به سرعت انجام می شـود و میزان کارآئی در حد معقول و مناسبی است اما قسمتهایی هم وجــود دارند که مانند یک گره در جاده در کار سازمان اخلال ایجــاد می کنند و در جریــان کار وقفه بوجـود می آورند . متاسفانه با اینگونــه مشکلات هم در سطح کلان و هم خرد مواجه هستیم و جریان کارها در اغلب سازمانهای ما با مراحل زائد ، تکـراری ، بی هدف و بی منطــق در آمیخته است . با بررسی علمــی جریان کارها می توان به این اختلالات و نارسائیها پی بـرد و راه های بهتر انجام کارها را یافت و برای بهسازی روشهای کار اقـدام کرد . یکی از روشهایی که ما را در این راه کمک می کند بررسی گردش یا جریـان کار است که در فرمی بنام « نمودار جریان کار» منعکس می شود .