گزارش کاراموزی بررسی مدیریت سازمانی در 57 صفحه ورد قابل ویرایش

مقدمه

مدخلی بر مفهوم مدیریت

شاید یکی از مهمترین فعالیتها در زندگی اجتماعی بشر امروز را بتوان مدیریت دانست. در عصر حاضر به مدد این فعالیت است که مأموریتها و اهداف سازمانها تحقق می یابند. از منابع و امکانات موجود بهره برداری می شود و توانایی و استعداد انسانها از قوه به فعل در می آید. مدیران در انجام وظایف خود فرایندی را دنبال می کنند که شامل اجزایی چون برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت و کنترل، انگیزش، ارتباطات، هدایت و تصمیم گیری است. مجموعة این فعالیتهاست که مدیریت را شکل می دهد و هماهنگی و نیل به هدفها را میسر می سازد.

صاحبنظران مدیریت را هنر انجام امور به وسیلة دیگران توصیف کرده و بر نقش دیگران و قبول هدف از سوی آنان تأکید ورزیده است. گروهی مدیریت را علم و هنر هماهنگی کوششها و مساعی اعضای سازمان و استفاده از منابع برای نیل به اهداف معین توصیف کرده اند. گروهی دیگر مدیریت را در قالب وظایفی چون برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی و… بیان نموده اند. یکی از علمای مدیریت و اقتصاد مدیریت را تصمیم گیری دانسته و این وظیفه را بهترین و اصیلترین نقش مدیر قلمداد نموده است. عالم دیگری بر نقشهای مدیر از دیدگاه تازه تری نگریسته و برای مدیر وظایف و نقشهایی چون رهبری سازمان، منبع اطلاعاتی، و عامل تصمیم گیری و رابط با سایر سازمانها بر شمرده است. اندیشمندان دیگر نیز نقش های هشتگانه ای را برای مدیر بر شمرده اند که در فصل یکم به آنها اشاره خواهد شد.


برنامه ریزی

برنامه ریزی جامع( استراتژیک)

نویسندگان و اندیشمندان مدیریت هر کدام تعریف خاصی از این نوع برنامه ریزی ارائه داده اند که شاید بتوان همة آنها را در این تعریف خلاصه کرد که برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است در جهت تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاشهای آن برای نیل به اهداف و رسالتهای بلند مدت، با توجه به امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی. البته باید یادآور شد که برنامه ریزی استراتژیک قبل از آنکه یک تکنیک و فن باشد یک نحوة تلقی و باور است که مدیران را به تفکر دراز مدت و آینده نگری و پیش بینی افقهای دور ترغیب می کند.
خصوصیات برنامه ریزی استراتژیک

1ـ برنامه ریزی جامع، انعکاسی از ارزشهای حاکم بر جامعه است. جهان بینی ها، اعتقادات و سنتهای جامعه در برنامه ریزی جامع منعکس می شود.

2ـ برنامه ریزی جامع معطوف به سؤالات اصلی و مسائل اساسی سازمانها است. سؤالاتی از این قبیل که« برنامه های امروز سازمان چیست و برنامه های آتی چه باید باشد؟»« امروز کجا هستیم و جهت گیریهای آینده چیستند؟»«امکانات و منابع سازمان در آینده چه وضعیتی دارند و باید مصروف چه اهدافی گردند؟»… در برنامه ریزی جامع مطرح می شوند.

3ـ برنامه ریزی جامع با مطرح ساختن اهداف بلند مدت و تبیین رسالتهای سازمان مدیران را در انجام فعالیتهایشان هم جهت و هماهنگ می سازد.

4ـ برنامه ریزی جامع دارای دید دراز مدت است و افق های دورتری را در سازمان مطرح می سازد. برنامه ریز در این نوع برنامه ریزی به آینده های دور می اندیشد و می کوشد تا موقعیت سازمان را در بلند مدت ترسیم نماید.

5ـ برنامه ریزی جامع، عملیات و اقدامات سازمان را در دوره های زمانی بالنسبه طولانی هماهنگ نموده و به آنها پیوستگی و انسجام می بخشد.

6ـ برنامه ریزی جامع در سطوح عالی سازمان شکل می گیرد، زیرا در این سطح است که تقریباً به طور همه جانبه ای اطلاعات لازم در مورد امکانات و منابع سازمان و انتظارات و توقعات از آن متمرکز است.

7ـ برنامه ریزی جامع، فراگیر بوده و برنامه های عملیاتی سازمان را در بر می گیرد و به آنها جهت می بخشد.

8ـ برنامه ریزی جامع امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی سازمان را در مد نظر دارد و با توجه به آنها پیش بینی های خود را انجام می دهد.
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی جامع در سازمان

در سنوات اخیر با تغییرات شگفت آوری که سازمانها را احاطه کرده است، مدیران به فراست دریافته اند که با تعیین و تبیین اهداف و مأموریتهای سازمان در دراز مدت بهتر می توانند برنامه های خود را به ثمر رسانند. سازمان بهتر کار می کند و نسبت به محیط خود واکنشهای مناسبتری نشان می دهد. از این رو استفاده از برنامه ریزی استراتژیک و جامع به عنوان یک ضرورت در سازمانها مطرح گردیده است. به کمک این برنامه ریزی، مدیریت قادر می شود جهت گیریهای خود را در آینده معین ساخته و سازمان را در مقابل تغییرات و تحولات فردا مجهز سازد. برنامه ریزی جامع به مدیر کمک می کند تا تصویر روشنی از سازمان و هدفهای آن به دست دهد و فعالیتهای سازمان را در لوای استراتژی واحدی هماهنگ سازد.

برنامه ریزی نیروی انسانی

برنامه ریزی نیروی انسانی بخشی از برنامه ریزیهای کلی سازمان بوده و هدف آن تشخیص و تأمین کادر مورد نیاز با توجه به تغییر و تحولات سازمان در آینده می باشد. برنامه ریزی نیروی انسانی در دو مرحله انجام می پذیرد: مرحلة اول، برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی در تمامی رده ها و سطوح سازمان در طول مدت برنامه می باشد. مرحلة دوم، برنامه ریزی تأمین نیروی انسانی برای رفع نیازهای سازمان است. در مرحلة اول، وجود اطلاعات و آمار پرسنلی لازم بوده و در مرحلة دوم، برنامه ریزی وضعیت خدمتی ضرورت پیدا می کند.

الگوهای جدید ساخت سازمانی

تغییرات شگرف و سریع دهه های اخیر و مسائل پیچیدة امروز در زمینة سازمان و مدیریت، این واقعیت را محسوس ساخته که طرحهای تشکیلاتی سنتی پاسخگوی نیازهای کنونی نبوده و باید دگرگونیهای اساسی در ساختارهای سازمانی ایجاد شود. در پاسخ بدین نیاز، صاحبنظران و نظریه پردازان سازمان و تشکیلات دست به اصلاحات، تغییرات و تعدیلاتی در ساختارهای سنتی زده اند و کوشیده اند تا با ابداع الگوهای جدید تشکیلاتی، سازمانها را با محیط متغیر و پیچیدة این عصر همساز کنند و مشکلات ساختارهای سنتی را تخفیف بخشند. در این قسمت به ذکر محدودیتهای ساختارهای سنتی سازمانی پرداخته و الگوهای جدید ساخت سازمانی را معرفی می کنیم.



محدودیتهای ساختارهای سنتی سازمانی

ساخت سنتی سازمان که به صورت هرمی شکل طراحی می شود و به ساخت سلسله مراتبی یا ساخت وظیفه ای مشهور است، به علت سادگی و سهولت کاربرد، در سازمانهای بسیاری مورد استفاده قرار گرفته است. اما ساخت مذکور دارای محدودیتها و نارساییهایی است که ذیلاً به پاره ای از آنها اشاره می شود:

1ـ ساخت سنتی بر اساس سلسله مراتب ایجاد گردیده و ارتباطات در آن کند و طولانی و فاقد دقت لازم است. مجاری ارتباطی در اغلب موارد عمودی است و امکان ارتباط افقی وجود ندارد.

2ـ واحدهای سازمانی در این ساخت مستقل نبوده و برای انجام هدف نهایی نیازمند یکدیگرند. امکان هماهنگی و منظم ساختن این واحدها که هر کدام خود را مسئول تحقق هدف و مأموریت خود می دانند، مشکل بوده و در راه تحقق هدف نهایی سازمان مانع ایجاد می کند.

3ـ روابط در ساخت سنتی، فردی است و همواره شخصی به عنوان رئیس، سرپرست و افرادی به عنوان مرئوس و زیر دست در مقابل هم قرار دارند و از روابط گروهی و جمعی که افراد را در کنار هم قرار می دهد اثری نیست. فرد در ردة پایین خود را جدا از ردة بالاتر احساس می کند و هیچ گونه تعلقی بین مراتب سازمانی به جز رابطة رسمی سلسله مراتبی وجود ندارد.

4ـ در ساخت سنتی برای هر وظیفه ای یک واحد ایجاد شده و تخصصها در خانه های سازمانی ثابت محبوس شده اند. در چنین وضعیتی جا به جایی نیروهای تخصصی به سهولت امکان پذیر نیست و در بسیاری از زمانها این وضع منجر به هدر رفتن منابع و بیکاری مزمن نیروها می شود.