گزارش کارآموزی کامپیوتر، آشنایی با پست الکترونیکی در 33 صفحه ورد قابل ویرایش

آشنایی با مفاهیم اولیه پست الکترونیک

1- پست الکترونیک

ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیکی (E-mail) می گوییم. پست الکترونیکی شباهت بسیار زیادی با پست معمولی دارد. فرستنده نامه هر زمان که بخواهد می تواند پیام خود را ارسال کند و گیرنده نیز در هر زمان که بخواهد می تواند پیام های فرستنده را بخواند. یک نام الکترونیکی در واقع یک فایل است. وقتی مقصد یک نامه الکترونیکی را اسال می کند، این فایل از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر می‌رود تا به مقصد برسد و به صندوق پستی سیستم گیرنده رفته و در آنجا ذخیره می‌شود تا گیرنده نامه به ان مراجعه کرده و آن را دریافت کند. پست الکترونیک یکی از مشهورترین سرویس های اینترنت است. سایت های زیادی در اینترنت وجود دارند که امکان ایجاد صندوق پست الکترونیکی و ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می دهند و معمولاً فضایی از3MB تا 100MB یا حتی بیشتر در اختیار کاربر جهت نگهداری نامه ها می دهند.

پست الکترونیک (Email) ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیک می گوییم.


2- مزایای پست الکترونیک

از مزایای پست الکترونیک می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- سرعت بالا در ارسال نامه ها

عملیات ارسال نامه بدون توجه به مسافت، معمولاً در عرض چند ثانیه انجام می شود و تفاوت نمی کند.

- هزینه پایین

هزینه ارسال نامه به وسیله پست الکترونیک بسیار پایین تر از هزینه ارسال نامه با پست معمولی است. در بسیاری از کشورهای دنیا پست الکترونیک به صورت رایگان در اختیار مردم قرار دارد.

- قابلیت دریافت نامه ها در هر جای دنیا

گیرنده نامه با داشتن یک صندوق پست الکترونیک می تواند در هر کجای دنیا و در هر ساعت از شبانه روز که بخواهد به صندوق پستی خود دسترسی داشته باشد و نامه‌های خود را دریافت کند.

- امکان ارسال نامه به افراد و گروه های مختلف

در پست الکترونیک می توان یک نامه را بدون داشتن هزینه اضافی، به گروه های مختلف که ممکن است شامل صدها یا هزاران عضو باشند ارسال کرد.

- استفاده از آخرین اطلاعات علمی، تجاری، فرهنگی و...

یکی از مزایای پست الکترونیک، امکان عضویت در گروه های خبری و فهرست های پستی است که اعضاء این گروه ها در هر لحظه از آخرین رویدادها و تحقیقات مربوط به آن گروه آگاه می شوند و می توانند در موضوعات مورد علاقه به وسیله پست الکترونیک به بحث و تبادل اطلاعات بپردازند.

- امکان ارسال متن، تصویر، صوت، فیلم و یا هر فایل دیگر

به همراه نامه الکترونیکی می توان فایل های مختلفی را برای گیرنده ارسال کرد.

3- آدرس پست الکترونیک چیست؟

برای آنکه بتوانیم از پست الکترونیک استفاده کنیم، باید یک آدرس پست الکترونیک داشته باشیم. در واقع آدرس پست الکترونیک شبیه صندوق پستی است. هر نامه ای که به آدرس پست الکترونیک ما ارسال شود، در این صندوق نگهداری می شود و هر نامه‌ای را که بخواهیم ارسال کنیم از طریق همین صندوق ارسال می شود. در اینترنت سرویس دهنده های پستی وجود دارند که به کاربران آدرس پست الکترونیک اختصاص داده و عملیات ارسال و دریافت را انجام می دهند.

آدرس پست الکترونیک را می توانیم با عضویت در سایت های سرویس دهنده پست الکترونیک رایگان نظیر Hat mail, Yahoo! غیره به دست آوریم. آدرس پست الکترونیک در اینترنت به شکل عمومی user name@ Domain تعریف می شود.

همانطور که مشاهده می شود، آدرس پست الکترونیک از دو قسمت تشکیل شده است:

- قسمت اول از آدرس پست الکترونیک

نام کاربری یا شناسه ای است که توسط کاربر انتخاب می شود معمولاً افراد قسمتی از نام یا نام خانوادگی خود را به عنوان نام کاربری انتخاب می کنند.

- قسمت دوم آدرس پست الکترونیک

پس از علامت@ قرار می گیرد، نام حوزه سازمانی یا شبکه سرویس دهنده پستی است. شبکه سرویس دهنده پستی ممکن است ISP باشد که شما از آن جهت ارتباط با اینترنت استفاده می کنید و یا یک سرویس دهندده پستی رایگان نظیر Yahoo باشد.

4- برنامه های کاربردی استفاده از پست الکترونیک

معمولاً تمامی سرویس دهنده های پستی در اینترنت، امکان خواندن و نوشتن نامه را به صورت متصل به اینترنت (online) به کاربران مید هند. در این سایت ها پس از پرسیدن نام کاربری و کلمه عبور، نامه های رسیده در اختیار کاربر قرار می گیرد و امکان نوشتن و حذف کردن نامه ها وجود دارد. اما برای کسانی که مکاتبات و نامه‌های زیادی دارند این روش وقت گیر بوده و هزینه بالایی دارد. چون در مدت خواندن یا نوشتن نامه باید کاربر به اینترنت متصل باشد. به همین منظور برنامه های کاربردی زیادی جهت دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی به وجود آمدند. این برنامه ها به سرویس دهنده پستی متصل می شوند و نامه های رسیده را دریافت می‌کنند. سپس می توان ارتباط با اینترنت را قطع کرد و به صورت Offline نامه های رسیده را خواند، یا اینکه به صورتOffline نامه ها را نوشت و پس از اتصال به اینترنت، نرم افزار کاربردی این نامه ها از طریق سرویس دهنده پستی ارسال کند. دو برنامه بسیار معروف و محبوب پست الکترونیک Outlook Express محصولات شرکت مایکروسافت وnets Cpe Messenger از شرکت Netscape است در ادامه با برنامه Outlook Express 6.0 آخرین محصول شرکت مایکروسافت آشنا می شویم.

5- آشنایی باOut look Express

برای اجرای نرم افزار Outlook Express در منوی شروع روی آیکنE-mail کلیک می کنیم پس از اجرای برنامه Outlook Express ابتدا پنجرهConnection Dial-up ظاهر می شود تا ارتباط با اینترنت برقرار شود با کلیک بر روی دکمهConnect اتصال به اینترنت انجام می شود از نرم افزار Outlook در حالت Offline نیز استفاده نمود برای این کار روی دکمهWork offline کلیک می کنیم.

کادر متنی

در این کادر آدرس پست الکترونیک شخص یا اشخاصی را که می خواهیم نامه به آنها ارسال شود تایپ می کنیم اگر بخواهیم نامه به چند ادرس ارسال شود، بین آدرس ها علامت ویرگول قرار می دهیم.

کادر متنی (carbon copy)

اگر بخواهیم رونوشتی از نامه را برای شخص یا اشخاصی دیگر ارسال کنیم آدرس پست الکترونیکی آنها در کادر متنی CC (کپی کاربن) تایپ می کنیم (بین ادرس ها علامت ویرگول قرار می دهیم)

کادر متنی (Blind carbon copy) BCC

اگر بخواهیم رونوشتی از نامه را برای شخص یا اشخاص دیگری ارسال کنیم به طوری که گیرندگان CC,TO از دریافت این نامه توسط آن اشخاص بی اطلاع باشند، آدرس پست الکترونیک آنها را در کادر متنی BCC (کپی کاربن مخفی) تایپ می کنیم (بین آدرس ها علامت ویرگول قرار می دهیم).

کادر متنی Subject

موضوع نامه را در این کادر متنی وارد می کنیم درج موضوع نامه به گیرنده نامه کمک می کند تا قبل از باز کردن نامه از موضوع داخل نامه مطلع شود.


کادر ویرایش متن نامه

در این کادر می توان متن نامه را تایپ نمود در بالای این کادر، ابزارهای ویرایش متن نظیرFont، سایزUnderline, Italic, Bold انتخاب رنگ و تنظیم هم ترازی متن قرار دارد این کادر ویرایش و نوار ابزار آن مشابه نرم افزار Wordpad ویندوز است، می‌توانیم متن تایپ شده را توسط نوار ابزار به فرمت دلخواه تغییر دهیم.

1- بعد از انجام تایپ نامه، با کلیک کردن روی دکمه ؟؟ در نوار ابزار پنجره New message نامه ارسال می شود روش دیگر انتخاب گزینه send message از منوی file یا فشردن کلید های Alt+S است.

2- اگر در حال حاضر به اینترنت متصل نیستیم ولی می خواهیم این نامه را بعداً‌ ارسال کنیم می توانیم از گزینه file گزینه send later را انتخاب کنیم با این روش این نامه به پوشه Otubox منتقل می شود، تا زمانی که به اینترنت متصل می شویم و دکمه ؟؟ را از نوار ابزار کلیک کنیم.

3- گاهی اوقات ممکن است بخواهیم نامه ناتمامی را به طور موقت ذخیره کنیم تا در زمان دیگری نامه را تکمیل و ارسال کنیم برای این کار از منوی file گزینه save را انتخاب می کنیم یا اینکه کلیدهای ctrl+s را فشار می دهیم با این عمل، نامه در پوشه Drafts ذخیره می شود. بعداً می توانیم با مراجعه به پوشه Drafts نامه را تکمیل کرده و آن را ارسال کنیم.

استفاده از غلط یاب املایی

نرم افزار Outlook Express امکان غلط یابی املایی کلمات را دارد. البته غلط یاب املایی معمولاً برای زبان های خارجی نظیر انگلیسی تعریف شده است و در صورتی که غلط یاب املایی فارسی بر روی کامپیوتر شما نصب شده باشد امکان غلط یابی متون فارسی وجود دارد.

برای استفاده از غلط یاب املایی و یافتن لغت های غلط عملیات زیر را انجام می‌دهیم:

1- در پنجره ویرایش نامه کلیدF7 را می زنیم و یا روی کلید؟؟ از نوار ابزار کلیک می‌کنیم.

2- در صورت یافتن غلط، پنجره Splling ظاهر می شود که در این پنجره لغت اشتباه در قسمت Net In Dictionery نمایش داده می شود همچنین لیستی از حدس لغتی که غلط یاب املایی در مورد کلمه صحیح می زند در قسمت Suggections نمایش داده می شود.

3- از لیست Suggestion کلمه صحیح را انتخاب می کنیم و یا کلمه صحیح را در قسمت Change تایپ می کنیم.

4- دکمه ؟؟ را جهت تغییر کلمه غلط به به کلمه انتخاب شده، کلیک می کنیم.

5- اگر بخواهیم غلط یاب، اشتباه این لغت را یکبار نادیده بگیرد، دکمه ؟؟ را کلیک می کنیم و در صورتی که بخواهیم غلط یاب در این نامه دیگر این لغت را غلط نگیرد، دکمه ؟؟ را کلیک می کنیم.

6- اگر بخواهیم غلط یاب، لغت یافت شده را به عنوان یک لغت جدید به لغت نامه خود اضافه کند دکمه ؟؟ را کلیک می کنیم. بعد از این لغت اضافه شده در این نامه و همه نامه های بعدی نیز به عنوان یک لغت صحیح شناخته خواهد شد.

ضمیمه کردن فایل

اگر بخواهیم همراه نامه ای که می فرستیم، فایلی را ضمیمه کنیم از منویInsert گزینه File Attachment را انتخاب می کنیم پنجره محاوره ای باز می شود که امکان انتخاب یک یا چند فایل را می دهد. در این پنجره پس از انتخاب فایل ها از روی دیسکت، دکمه ؟؟ را کلیک می کنیم.

انتخاب گیرنده نامه از کتابچه آدرس

در هنگام ایجاد نامه جدید، اگر آدرس شخصی را که می خواهیم برای او نامه ارسال کنیم، بخواهیم از کتاب ادرس (Assress Book) انتخاب کنیم، کافیست در پنجره New Messageروی ؟؟ ؟؟ یا ؟؟ کلیک کنیم تا پنجره Select Recipients ظاهر شود در این پنجره لیست اسامی کسانی که در کتاب آدرس وارد شده اند، نمایش داده می شود. با انتخاب هر شخص و کلیک کردن یکی از دکمه های ؟؟ ؟؟ ؟؟ می توان آن شخص را به لیست گیرندگانTo یا BCC,CC اضافه کرد. در این پنجره امکان جستجو در کتاب ادرس وجود دارد. در ادامه همین فصل با کتابچه آدرس بیشتر آشنا می شویم.

ارسال نامه با اولویت بالا و اولویت پایین

نامه ها می توانند با سه اولویت (یا درجه اهمیت) ارسال شوند:

اولویت پایین (Low Priority)

اولویت معمولی (Normal Priority)

اولویت بالا (High Priority)

نامه هایی که ارسال می کنیم در حالت عادی با درجه اهمیت معمولی ارسال می شوند. از نظر سرعت ارسال نامه بین نامه ها با اولویت های مختلف فرقی نمی کند. در واقع اولویت یک علامت برای گیرنده نامه است که توجه داشته باشد این نامه از درجه اهمیت بالایی برخوردار است و او به این نامه توجه ویژه ای داشته باشد و در صورت امکان زودتر از بقیه نامه ها این نامه را مطالعه کند.

اگر بخواهیم نامه ای با اولویت بالا یا پایین ارسال شود عملیات زیر را انجام می دهیم:

1- در پنجره ایجاد نامه، از منوی Message زیر منوی Priority یکی از اولویت های Low/ High را انتخاب می کنیم، روش دیگر کلیک کردن روی فلش سمت راست دکمه ؟؟ از نوار ابزار و انتخاب یکی از اولویت های ؟؟ یاHigh است.

2- پس از اتمام متن نامه، دکمه ؟؟ را جهت ارسال کلیک می کنیم. گیرنده این نامه وقتی نامه را دریافت می کند در کنار عنوان این نامه علامت را مشاهده می نماید.

ارسال نامه به یک گروه یا لیست توزیعی

در واقع وقتی ما یک نامه را به یک گروه ارسال می کنیم، این نامه به همراه افراد عضو گروه ارسال می شود. برای ارسال نامه به یک گروه کافیست نام آن گروه را در قسمت To تایپ نماییم و نامه را ارسال کنیم البته قبلاً باید گروه و اعضای آن را در نرم افزار Address Book تعریف کرده باشیم.

ارسال نامه به صورت متنی و گرافیکی

نامه جدیدی که تهیه می کنیم می تواند به دو صورت متنی (Text) یا گرافیکی به فرمتHTML باشد اگر نامه را به صورت متنی تهیه کنیم، دیگر قادر به تعیین فونت یا تنظیمات متن نخواهیم بود اما نامه متنی دو مزیت زیر را دارد:

حجم کمتری دارد گیرنده نیازی به داشتن نرم افزار مخصوصی جهت دیدن نامه ندارد.

برای تهیه نامه به صورت متن عملیات زیر را انجام می دهیم:

1- از منوی Format گزینه Plaintext را انتخاب می کنیم. با این عمل نوار ابزار ویرایش متن از بالای کادر ویرایش متن حذف می شود و کادر متن به صورت ساده متنی تغییر می کند.

اگر نامه را به صورت گرافیکی تهیه کنیم، قادر خواهیم بود برای نامه تصویر زمینه انتخاب کرده و نامه را به صورت زیبایی تهیه کنیم اما نامه گرافیکی دو عیب دارد:

1- حجم نامه زیاد خواهد بود و ارسال آن توسط شما و دریافت آن توسط گیرنده زمان گیر است.

2- نرم افزار شخص گیرنده نامه، باید فرمت HTML را پشتیبانی کند.

برای تهیه نامه به صورت گرافیکی عملیات زیر را انجام می دهیم:

1- از منوی format گزینه Rich text (HTML) را انتخاب می کنیم.

2- برای پوشاندن زمینه نامه با یک تصویر یا رنگ دلخواه، از منوی format گزینه Back ground را انتخاب می کنیم.

3- در منوی format با انتخاب Pocture یک تصویر را به عنوان پیش زمینه انتخاب می کنیم در ضمن با انتخاب color می توانیم پیش زمینه نامه را با یک رنگ مشخص، رنگ آمیزی کنیم.

4- در منوی format با انتخاب گزینه sound می توانیم یک فایل صوتی را به عنوان زمینه نامه ارسال کنیم به صورتی که دریافت کننده نامه، با باز کردن آن نامه، این فایل صوتی را یک یا چند بار بشنود.

تنظیمات پنجره Outlook Express

محیط کار پنجره Outlook Express را مطابق سلیقه خود می توانیم تنظیم نماییم. مثلاً می توانیم نوار ابزارهای پنجره Outlook Express را نمایش داده و یا پنهان نماییم و یا ستون هایی خصوصیات نامه ها را تغییر دهیم.

اضافه یا کم کردن تون ها در پوشه Indox

در حالت پیش فرض در پوشه Indox ستون های ؟؟ وreceived, subject, from برای هر نامه نمایش داده می شوند در صورتی که بخواهیم یکی از این ستون ها را حذف نماییم و یا ستون دیگری را اضافه نماییم، عملیات زیر را انجام می دهیم:

1- پوشه Indox را انتخاب می کنیم.

2- در پنجره سمت راست بر روی نوار ستون ها راست کلیک کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Columns را انتخاب می کنیم.

3- در پنجره Columns ستون های مورد نظر جهت نمایش را انتخاب می کنیم و در انتخا دکمه OK را کلیک می کنیم.

گزارش کارآموزی کامپیوتر، آشنایی با پست الکترونیکی در 33 صفحه ورد قابل ویرایش

آشنایی با مفاهیم اولیه پست الکترونیک

1- پست الکترونیک

ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیکی (E-mail) می گوییم. پست الکترونیکی شباهت بسیار زیادی با پست معمولی دارد. فرستنده نامه هر زمان که بخواهد می تواند پیام خود را ارسال کند و گیرنده نیز در هر زمان که بخواهد می تواند پیام های فرستنده را بخواند. یک نام الکترونیکی در واقع یک فایل است. وقتی مقصد یک نامه الکترونیکی را اسال می کند، این فایل از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر می‌رود تا به مقصد برسد و به صندوق پستی سیستم گیرنده رفته و در آنجا ذخیره می‌شود تا گیرنده نامه به ان مراجعه کرده و آن را دریافت کند. پست الکترونیک یکی از مشهورترین سرویس های اینترنت است. سایت های زیادی در اینترنت وجود دارند که امکان ایجاد صندوق پست الکترونیکی و ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می دهند و معمولاً فضایی از3MB تا 100MB یا حتی بیشتر در اختیار کاربر جهت نگهداری نامه ها می دهند.

پست الکترونیک (Email) ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیک می گوییم.


2- مزایای پست الکترونیک

از مزایای پست الکترونیک می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- سرعت بالا در ارسال نامه ها

عملیات ارسال نامه بدون توجه به مسافت، معمولاً در عرض چند ثانیه انجام می شود و تفاوت نمی کند.

- هزینه پایین

هزینه ارسال نامه به وسیله پست الکترونیک بسیار پایین تر از هزینه ارسال نامه با پست معمولی است. در بسیاری از کشورهای دنیا پست الکترونیک به صورت رایگان در اختیار مردم قرار دارد.

- قابلیت دریافت نامه ها در هر جای دنیا

گیرنده نامه با داشتن یک صندوق پست الکترونیک می تواند در هر کجای دنیا و در هر ساعت از شبانه روز که بخواهد به صندوق پستی خود دسترسی داشته باشد و نامه‌های خود را دریافت کند.

- امکان ارسال نامه به افراد و گروه های مختلف

در پست الکترونیک می توان یک نامه را بدون داشتن هزینه اضافی، به گروه های مختلف که ممکن است شامل صدها یا هزاران عضو باشند ارسال کرد.

- استفاده از آخرین اطلاعات علمی، تجاری، فرهنگی و...

یکی از مزایای پست الکترونیک، امکان عضویت در گروه های خبری و فهرست های پستی است که اعضاء این گروه ها در هر لحظه از آخرین رویدادها و تحقیقات مربوط به آن گروه آگاه می شوند و می توانند در موضوعات مورد علاقه به وسیله پست الکترونیک به بحث و تبادل اطلاعات بپردازند.

- امکان ارسال متن، تصویر، صوت، فیلم و یا هر فایل دیگر

به همراه نامه الکترونیکی می توان فایل های مختلفی را برای گیرنده ارسال کرد.

3- آدرس پست الکترونیک چیست؟

برای آنکه بتوانیم از پست الکترونیک استفاده کنیم، باید یک آدرس پست الکترونیک داشته باشیم. در واقع آدرس پست الکترونیک شبیه صندوق پستی است. هر نامه ای که به آدرس پست الکترونیک ما ارسال شود، در این صندوق نگهداری می شود و هر نامه‌ای را که بخواهیم ارسال کنیم از طریق همین صندوق ارسال می شود. در اینترنت سرویس دهنده های پستی وجود دارند که به کاربران آدرس پست الکترونیک اختصاص داده و عملیات ارسال و دریافت را انجام می دهند.

آدرس پست الکترونیک را می توانیم با عضویت در سایت های سرویس دهنده پست الکترونیک رایگان نظیر Hat mail, Yahoo! غیره به دست آوریم. آدرس پست الکترونیک در اینترنت به شکل عمومی user name@ Domain تعریف می شود.

همانطور که مشاهده می شود، آدرس پست الکترونیک از دو قسمت تشکیل شده است:

- قسمت اول از آدرس پست الکترونیک

نام کاربری یا شناسه ای است که توسط کاربر انتخاب می شود معمولاً افراد قسمتی از نام یا نام خانوادگی خود را به عنوان نام کاربری انتخاب می کنند.

- قسمت دوم آدرس پست الکترونیک

پس از علامت@ قرار می گیرد، نام حوزه سازمانی یا شبکه سرویس دهنده پستی است. شبکه سرویس دهنده پستی ممکن است ISP باشد که شما از آن جهت ارتباط با اینترنت استفاده می کنید و یا یک سرویس دهندده پستی رایگان نظیر Yahoo باشد.

4- برنامه های کاربردی استفاده از پست الکترونیک

معمولاً تمامی سرویس دهنده های پستی در اینترنت، امکان خواندن و نوشتن نامه را به صورت متصل به اینترنت (online) به کاربران مید هند. در این سایت ها پس از پرسیدن نام کاربری و کلمه عبور، نامه های رسیده در اختیار کاربر قرار می گیرد و امکان نوشتن و حذف کردن نامه ها وجود دارد. اما برای کسانی که مکاتبات و نامه‌های زیادی دارند این روش وقت گیر بوده و هزینه بالایی دارد. چون در مدت خواندن یا نوشتن نامه باید کاربر به اینترنت متصل باشد. به همین منظور برنامه های کاربردی زیادی جهت دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی به وجود آمدند. این برنامه ها به سرویس دهنده پستی متصل می شوند و نامه های رسیده را دریافت می‌کنند. سپس می توان ارتباط با اینترنت را قطع کرد و به صورت Offline نامه های رسیده را خواند، یا اینکه به صورتOffline نامه ها را نوشت و پس از اتصال به اینترنت، نرم افزار کاربردی این نامه ها از طریق سرویس دهنده پستی ارسال کند. دو برنامه بسیار معروف و محبوب پست الکترونیک Outlook Express محصولات شرکت مایکروسافت وnets Cpe Messenger از شرکت Netscape است در ادامه با برنامه Outlook Express 6.0 آخرین محصول شرکت مایکروسافت آشنا می شویم.

5- آشنایی باOut look Express

برای اجرای نرم افزار Outlook Express در منوی شروع روی آیکنE-mail کلیک می کنیم پس از اجرای برنامه Outlook Express ابتدا پنجرهConnection Dial-up ظاهر می شود تا ارتباط با اینترنت برقرار شود با کلیک بر روی دکمهConnect اتصال به اینترنت انجام می شود از نرم افزار Outlook در حالت Offline نیز استفاده نمود برای این کار روی دکمهWork offline کلیک می کنیم.

کادر متنی

در این کادر آدرس پست الکترونیک شخص یا اشخاصی را که می خواهیم نامه به آنها ارسال شود تایپ می کنیم اگر بخواهیم نامه به چند ادرس ارسال شود، بین آدرس ها علامت ویرگول قرار می دهیم.

کادر متنی (carbon copy)

اگر بخواهیم رونوشتی از نامه را برای شخص یا اشخاصی دیگر ارسال کنیم آدرس پست الکترونیکی آنها در کادر متنی CC (کپی کاربن) تایپ می کنیم (بین ادرس ها علامت ویرگول قرار می دهیم)

کادر متنی (Blind carbon copy) BCC

اگر بخواهیم رونوشتی از نامه را برای شخص یا اشخاص دیگری ارسال کنیم به طوری که گیرندگان CC,TO از دریافت این نامه توسط آن اشخاص بی اطلاع باشند، آدرس پست الکترونیک آنها را در کادر متنی BCC (کپی کاربن مخفی) تایپ می کنیم (بین آدرس ها علامت ویرگول قرار می دهیم).

کادر متنی Subject

موضوع نامه را در این کادر متنی وارد می کنیم درج موضوع نامه به گیرنده نامه کمک می کند تا قبل از باز کردن نامه از موضوع داخل نامه مطلع شود.


کادر ویرایش متن نامه

در این کادر می توان متن نامه را تایپ نمود در بالای این کادر، ابزارهای ویرایش متن نظیرFont، سایزUnderline, Italic, Bold انتخاب رنگ و تنظیم هم ترازی متن قرار دارد این کادر ویرایش و نوار ابزار آن مشابه نرم افزار Wordpad ویندوز است، می‌توانیم متن تایپ شده را توسط نوار ابزار به فرمت دلخواه تغییر دهیم.

1- بعد از انجام تایپ نامه، با کلیک کردن روی دکمه ؟؟ در نوار ابزار پنجره New message نامه ارسال می شود روش دیگر انتخاب گزینه send message از منوی file یا فشردن کلید های Alt+S است.

2- اگر در حال حاضر به اینترنت متصل نیستیم ولی می خواهیم این نامه را بعداً‌ ارسال کنیم می توانیم از گزینه file گزینه send later را انتخاب کنیم با این روش این نامه به پوشه Otubox منتقل می شود، تا زمانی که به اینترنت متصل می شویم و دکمه ؟؟ را از نوار ابزار کلیک کنیم.

3- گاهی اوقات ممکن است بخواهیم نامه ناتمامی را به طور موقت ذخیره کنیم تا در زمان دیگری نامه را تکمیل و ارسال کنیم برای این کار از منوی file گزینه save را انتخاب می کنیم یا اینکه کلیدهای ctrl+s را فشار می دهیم با این عمل، نامه در پوشه Drafts ذخیره می شود. بعداً می توانیم با مراجعه به پوشه Drafts نامه را تکمیل کرده و آن را ارسال کنیم.

استفاده از غلط یاب املایی

نرم افزار Outlook Express امکان غلط یابی املایی کلمات را دارد. البته غلط یاب املایی معمولاً برای زبان های خارجی نظیر انگلیسی تعریف شده است و در صورتی که غلط یاب املایی فارسی بر روی کامپیوتر شما نصب شده باشد امکان غلط یابی متون فارسی وجود دارد.

برای استفاده از غلط یاب املایی و یافتن لغت های غلط عملیات زیر را انجام می‌دهیم:

1- در پنجره ویرایش نامه کلیدF7 را می زنیم و یا روی کلید؟؟ از نوار ابزار کلیک می‌کنیم.

2- در صورت یافتن غلط، پنجره Splling ظاهر می شود که در این پنجره لغت اشتباه در قسمت Net In Dictionery نمایش داده می شود همچنین لیستی از حدس لغتی که غلط یاب املایی در مورد کلمه صحیح می زند در قسمت Suggections نمایش داده می شود.

3- از لیست Suggestion کلمه صحیح را انتخاب می کنیم و یا کلمه صحیح را در قسمت Change تایپ می کنیم.

4- دکمه ؟؟ را جهت تغییر کلمه غلط به به کلمه انتخاب شده، کلیک می کنیم.

5- اگر بخواهیم غلط یاب، اشتباه این لغت را یکبار نادیده بگیرد، دکمه ؟؟ را کلیک می کنیم و در صورتی که بخواهیم غلط یاب در این نامه دیگر این لغت را غلط نگیرد، دکمه ؟؟ را کلیک می کنیم.

6- اگر بخواهیم غلط یاب، لغت یافت شده را به عنوان یک لغت جدید به لغت نامه خود اضافه کند دکمه ؟؟ را کلیک می کنیم. بعد از این لغت اضافه شده در این نامه و همه نامه های بعدی نیز به عنوان یک لغت صحیح شناخته خواهد شد.

ضمیمه کردن فایل

اگر بخواهیم همراه نامه ای که می فرستیم، فایلی را ضمیمه کنیم از منویInsert گزینه File Attachment را انتخاب می کنیم پنجره محاوره ای باز می شود که امکان انتخاب یک یا چند فایل را می دهد. در این پنجره پس از انتخاب فایل ها از روی دیسکت، دکمه ؟؟ را کلیک می کنیم.

انتخاب گیرنده نامه از کتابچه آدرس

در هنگام ایجاد نامه جدید، اگر آدرس شخصی را که می خواهیم برای او نامه ارسال کنیم، بخواهیم از کتاب ادرس (Assress Book) انتخاب کنیم، کافیست در پنجره New Messageروی ؟؟ ؟؟ یا ؟؟ کلیک کنیم تا پنجره Select Recipients ظاهر شود در این پنجره لیست اسامی کسانی که در کتاب آدرس وارد شده اند، نمایش داده می شود. با انتخاب هر شخص و کلیک کردن یکی از دکمه های ؟؟ ؟؟ ؟؟ می توان آن شخص را به لیست گیرندگانTo یا BCC,CC اضافه کرد. در این پنجره امکان جستجو در کتاب ادرس وجود دارد. در ادامه همین فصل با کتابچه آدرس بیشتر آشنا می شویم.

ارسال نامه با اولویت بالا و اولویت پایین

نامه ها می توانند با سه اولویت (یا درجه اهمیت) ارسال شوند:

اولویت پایین (Low Priority)

اولویت معمولی (Normal Priority)

اولویت بالا (High Priority)

نامه هایی که ارسال می کنیم در حالت عادی با درجه اهمیت معمولی ارسال می شوند. از نظر سرعت ارسال نامه بین نامه ها با اولویت های مختلف فرقی نمی کند. در واقع اولویت یک علامت برای گیرنده نامه است که توجه داشته باشد این نامه از درجه اهمیت بالایی برخوردار است و او به این نامه توجه ویژه ای داشته باشد و در صورت امکان زودتر از بقیه نامه ها این نامه را مطالعه کند.

اگر بخواهیم نامه ای با اولویت بالا یا پایین ارسال شود عملیات زیر را انجام می دهیم:

1- در پنجره ایجاد نامه، از منوی Message زیر منوی Priority یکی از اولویت های Low/ High را انتخاب می کنیم، روش دیگر کلیک کردن روی فلش سمت راست دکمه ؟؟ از نوار ابزار و انتخاب یکی از اولویت های ؟؟ یاHigh است.

2- پس از اتمام متن نامه، دکمه ؟؟ را جهت ارسال کلیک می کنیم. گیرنده این نامه وقتی نامه را دریافت می کند در کنار عنوان این نامه علامت را مشاهده می نماید.

ارسال نامه به یک گروه یا لیست توزیعی

در واقع وقتی ما یک نامه را به یک گروه ارسال می کنیم، این نامه به همراه افراد عضو گروه ارسال می شود. برای ارسال نامه به یک گروه کافیست نام آن گروه را در قسمت To تایپ نماییم و نامه را ارسال کنیم البته قبلاً باید گروه و اعضای آن را در نرم افزار Address Book تعریف کرده باشیم.

ارسال نامه به صورت متنی و گرافیکی

نامه جدیدی که تهیه می کنیم می تواند به دو صورت متنی (Text) یا گرافیکی به فرمتHTML باشد اگر نامه را به صورت متنی تهیه کنیم، دیگر قادر به تعیین فونت یا تنظیمات متن نخواهیم بود اما نامه متنی دو مزیت زیر را دارد:

حجم کمتری دارد گیرنده نیازی به داشتن نرم افزار مخصوصی جهت دیدن نامه ندارد.

برای تهیه نامه به صورت متن عملیات زیر را انجام می دهیم:

1- از منوی Format گزینه Plaintext را انتخاب می کنیم. با این عمل نوار ابزار ویرایش متن از بالای کادر ویرایش متن حذف می شود و کادر متن به صورت ساده متنی تغییر می کند.

اگر نامه را به صورت گرافیکی تهیه کنیم، قادر خواهیم بود برای نامه تصویر زمینه انتخاب کرده و نامه را به صورت زیبایی تهیه کنیم اما نامه گرافیکی دو عیب دارد:

1- حجم نامه زیاد خواهد بود و ارسال آن توسط شما و دریافت آن توسط گیرنده زمان گیر است.

2- نرم افزار شخص گیرنده نامه، باید فرمت HTML را پشتیبانی کند.

برای تهیه نامه به صورت گرافیکی عملیات زیر را انجام می دهیم:

1- از منوی format گزینه Rich text (HTML) را انتخاب می کنیم.

2- برای پوشاندن زمینه نامه با یک تصویر یا رنگ دلخواه، از منوی format گزینه Back ground را انتخاب می کنیم.

3- در منوی format با انتخاب Pocture یک تصویر را به عنوان پیش زمینه انتخاب می کنیم در ضمن با انتخاب color می توانیم پیش زمینه نامه را با یک رنگ مشخص، رنگ آمیزی کنیم.

4- در منوی format با انتخاب گزینه sound می توانیم یک فایل صوتی را به عنوان زمینه نامه ارسال کنیم به صورتی که دریافت کننده نامه، با باز کردن آن نامه، این فایل صوتی را یک یا چند بار بشنود.

تنظیمات پنجره Outlook Express

محیط کار پنجره Outlook Express را مطابق سلیقه خود می توانیم تنظیم نماییم. مثلاً می توانیم نوار ابزارهای پنجره Outlook Express را نمایش داده و یا پنهان نماییم و یا ستون هایی خصوصیات نامه ها را تغییر دهیم.

اضافه یا کم کردن تون ها در پوشه Indox

در حالت پیش فرض در پوشه Indox ستون های ؟؟ وreceived, subject, from برای هر نامه نمایش داده می شوند در صورتی که بخواهیم یکی از این ستون ها را حذف نماییم و یا ستون دیگری را اضافه نماییم، عملیات زیر را انجام می دهیم:

1- پوشه Indox را انتخاب می کنیم.

2- در پنجره سمت راست بر روی نوار ستون ها راست کلیک کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Columns را انتخاب می کنیم.

3- در پنجره Columns ستون های مورد نظر جهت نمایش را انتخاب می کنیم و در انتخا دکمه OK را کلیک می کنیم.