*مقاله درمورد بررسی سازه ها وراههای ارتقای اثر بخشی نیروی کار*

چکیده :

امروزه بررسی راهبردی سازه ها و ساز وکارهای اثر بخشی از موارد مسلم تحول آ‏فرینی و استقرار نظام بهبود فرایندهای کار قلمداد می شود عامل انسانی از دو زاویه متعارض یکی خلاقیت ، جمود ، و دیگری کار آفرینی – انهدام بازده سازمانها ، نقش زیر بنایی در موفقیت واثر بخشی سازمان و مدیریت دارد .

مقاله حاضر درصدد شناسایی بافت درونی ، تعبیه اسکلت پیکره اثر بخشی و ارائه راهکارهای هدایت مولفه های بهبود اثر بخشی سازمانی است .

مقدمه :

امروز سازمانها به حدی گسترده و پیچیده شده اند که بدون علم سازمان و مدیریت و بهره گیری از توانمندی ، فراست و مهارتهای سالها تجربه سازمانی نه می توان سازمان را به خوبی درک وتحلیل کرد ونه می توان آن را رهبری و مدیریت نمود . همان طور که بدون علم و ممارست درهر رشته تخصصی نمی توان از آن بهره برداری کرد علم مدیریت به لحاظ پیچیدگی ذهنی بودن ، وناهمگنی محیط واعضای سازمان بسیار

سخت تر از هر علمی است که محیط آن جنبه فیزیکی و واقعی دارد.

جامعه نمی تواند از این پس شاهد وارد آوردن ضرر از طرف افرادی باشد که بدون آگاهی از علم مدیریت صرفا به لحاظ پیروی از حلقه مراعات ( روابط ) و شیرینی منصبهای مدیریت وبا مستقر نشدن در حرفه مرتبط با رشته تحصیلی و تخصصی خود مشاغل حساس مدیریت سازمانها را اشغال کنند اینان تلاش می کنند صرفا با بهره گیری از سطوح اخلاقی و ارزشهای اجتماعی این عصر بدون کوچکترین آگاهی از نظریه و قوانین تحلیلی رشته ای و علم بسیار حساس و پیچیده مدیریت ، اداره امور سازمانها را بر عهده گیرند .

همه افراد دلسوز در این جامعه بارها شاهد حلقه شوم و دور باطل افکار مدیران و محو شدن برنامه ها وعملیات سازمانها بوده اند ، آثار سوء این نوع تصمیم گیریها موجب معدوم کردن کیفیت و انگیزشهای کاری منابع انسانی سازمانها می شود که گهگاه می بینیم فردی در منصب مدیریت می نشیند که ازعلم و جوهره ظریف مدیریت واداره سازمان و نحوه دستیابی به اثر بخشی سازمانی بهره چندانی ندارد .

موفقیت و اثر بخشی

اثر بخشی که بعد کیفی بهره وری است درارتباط بسیار نزدیک با کیفیت و توان کاری

نیروی انسانی است این شاخص نشانگر نسبت : 1- هدفهای واقعی به هدفهای پیش بینی شده و 2- عملکرد واقعی به عملکرد مورد انتظار است وا زطریق بازده نیروی کار و سازمان اندازه گیری می شود اثر بخشی در واقع با هدفهای مدیر وسازمان مشخص می شود وهویت پیدا می کند عرصه شاخصهای سنجش اثر بخشی در چارچوب : 1- میزان دستیابی به هدفهای مورد انتظار 2) کیفیت کار 3) سرعت و دقت کار و 4) جوششهای درونی بهبود و خلاقیت قرار می گیرد البته در تعیین اثر بخشی باید میان اثر بخشی هدفهای فردی ، سازمانی ، و مدیریت تفاوت قائل شد از آنجا که یکی از خصیصه های تحقق تفکرات واراده مدیریت در سازمانها استفاده از مجاری قدرت است لازم است میان مجاری قدرت سازمانی مقام و مجاری قدرت شخصی در کسب موفقیت و اثر بخشی تمییز قائل شد ، هر چند که منظور از قدرت میزان توانایی تاثیر گذاری بر رفتار افراد است در صورتی که شخصیت سازمانی قادر باشد افراد سازمان را به انجام دادن کار معینی ترغیب کند ، آن شخصیت دارای قدرت سازمانی مقام است درحالی که قدرت شخصی از مجاری قدرت زیر دستان در انجام دادن فعال کار ، نشئت می گیرد بهترین وضعیت برای مدیریت سازمان ، جمع کردن این دو نوع مجاری قدرت در شخص مدیر است یعنی هم پذیرای او باشند دوستش بدارند ، به او احترام حرفه ای و شخصیتی بگذارند وهم از او پروا ، حیا و اطاعت پذیری بالایی داشته باشند وحتی بترسند در این میان بازده میزان کوشش وهدایت مدیریت مطرح می‌شود که بر آن اساس فرد می کوشد بر رفتار دیگری تاثیر بگذارد وبه آن جهت بدهد و آن را در قلمرو و ابستگی وارد کند . میزان موفقیت افراد در سازمان را با بازده ( قدرت تولیدی ) گروه تحت رهبری آنها اندازه گیری می کنند .

موفقیت با چگونگی گرایش ، رفتار ، و عملکرد فرد و گروه ارتباط دارد ، اما اثر بخشی نشانه وضع درونی و میزان آمادگی اولیه فرد و گروه برای انجام دادن کار است لذا ماهیت گرایشی و انگیزشی دارد مدیر بهره مند از قدرت سازمانی ، از شیوه های مستقیم نظارت استفاده می کند ودر مسیر دستیابی به موفقیت سازمانی گام بر می دارد اما اثر بخشی زمانی نمایان می شود که مدیر بر قدرت شخصی وبهره گیری از مجازی آن با اعمال نظارت کلی تر و جلوه های غیر مستقیم تاکید داشته باشد .

قدرت مقام در سازمان درچارچوب سلسله مراتب و تفکیک عمودی از بالا و پایین تفریض می شود در حالی که قدرت شخصی از پایین به بالا بر اثر پذیرش زیر دستان و درعرصه ترکیب وساز و کارهای دستیابی به هدفهای مشترک به وجود می آید مدیری که قدرت اعمال نفوذ (موقت ) بر رفتار دیگران دارد می تواند موفق اما ناموثر باشد در صورتی مدیری موفق واثر بخش شناخته می شد که صاحب مجاری اعمال نفوذ فکری ، حرفه ای ، وانگیزشی بر نیروی کار برای بالا بردن بهره وری سازمان باشد ( هالس 1994 هرسی و بلانچارد ، 1378 ) در نمودار شماره 1 نمایش هندسی تعامل قدرت شخصی ، اثر بخشی و نظارت در نمودار شماره 2 نمایش هندسی تعامل قدرت سازمانی موفقیت و نظارت ارائه شده است .

*مقاله درمورد اصول سرپرستی*

اصول سرپرستی

مقدمه

بنام خدا

من قصد دارم با تلاش خودم و به امید خدا تحصیلاتم را ادامه بدهم تا بتوانم تواناییهای علمی و عملی خود را بالا برده، در کنار درس کار هم انجام دهم، در این صورت می‌توانم اشکالات کارم را در کنار تحصیلاتم رفع کنم و در حین تحصیل موارد تازه و جدیدی بیاموزم .

اگر بتوانم در آینده شرکتی را اداره کنم و مدیر شرکتی بشوم ، مدیری خواهم بود که کاملاً جدی و در عین حال خوشرو با مخاطبم برخورد کنم ‌ در کمال آرامش و اطمینان خاطر صحبت کنم، پوشش و برخوردم طوری باشد که بتواند اعتماد طرف مقابلم را جذب کند ، در مورد همکارانم رفتار خوبی داشته باشم به طوری که آنها از کار کردن با من راضی باشند.

مدیری خواهم بود که از نظر عملی آنقدر پیشرفت کرده باشم که بتوانم صریح در مورد مسأله‌ای اظهار نظر نموده و اگر مشکلی بود بتوانم به درستی آن را تشخیص داده و برطرف نمایم.

مشکلاتی را که در محل کار سبب ناراحتی و مشغلة فکری کارکنانم

می‌شود را از میان برمی‌دارم و اگر کاری به من مراجعه شد کاملاً درست، صحیح و کامل انجامش می‌دهم و مشکلی در کارم نباشد تا بتوانم مراجعه کننده‌ام را راضی کنم.

می‌خواهم از تمام وسایل و لوازم ضروری مربوط و در ارتباط با کارم استفاده نمایم و شرکتم را به کلیه وسایل پیشرفته و مورد نیاز حرفه‌ام که جزء وسایل روز دنیا هستند مجهز نمایم.

در مورد برخورد با فردی که برای کار به من مراجعه کرده بعد از اطمینان از درستی و بی‌عیب و نقص بودن کارشان با ایشان قرارداد تنظیم می‌نمایم، تا به این وسیله اعتماد و اطمینان طرف مقابلم را جلب نمایم.

جدی ـ خوش برخورد ـ اعتماد به نفس ـ آرام ـ منظم ـ صبور ـ سخنران ـ لایق و شایسته ـ استفاده از وسایل پیشرفته ـ پیشرفت علمی ـ فکور ـ سیاستمدار

فصل اول

خلاصة تاریخی

مقدمه

گر چه مدیریت به مفهوم کلی آن سابقه‌ای به قدمت زندگی انسان و حتی بیشتر از آن را دارد، اما آنچه که به نام دانش مدیریت برای مدیریت سازمانها و مؤسسات، به خصوص مؤسسات انتفاعی تکامل پیدا کرده است، مربوط به اواخر قرن نوزدهم و عمدتاً قرن بیستم است. تا قبل از قرن بیستم سازمانها در مقیاسی کوچک و با استفاده از روشهای ساده اداره می‌شدند و هنوز پیچیدگی امروز خود را پیدا نکرده بودند، در حالی که امروز مدیریت‌ها با مسایل گوناگونی همچون جمعیت فزاینده ، رکود، آگاهی اجتماعی، کمبود منابع ـ به خصوص منابع انرژی، تورم، تأمین رفاه، رقابت و نظایر آن روبرو هستند. رعایت همة این مسایل ، همراه با بزرگ شدن نسبی سازمانها و پیشرفت تکنولوژی و استفاده از علوم ریاضی، اقتصاد و کامپیوتر پیچیدگی مدیریت را بیشتر کرده است.

پیشرفت مدیریت تا انقلاب صنعتی ، هماهنگ و محسوس نبود. در سال 1776، آدام اسمیت با اطلاعاتی که از کارخانة سنجاق‌سازی به دست آورده بود محسنات تقسیم کار را اعلام کرد که خود گامی در جهت سازماندهی و میریت بود. البته قبل از آدام اسمیت نیز در زمینة مدیریت، در برخی کشورها روشهایی آزمایش شده بود مثل روشی که در «کارخانة کشتی‌سازی» و نیز در ایتالیا در قرن پانزدهم به کار گرفته شد یعنی روش «خط زنجیر» که در آن قطعات برای ساختن کشتی، با نظم پشت سر هم قرار می‌گرفتند.

در سال 1832چارلز بابیج (1871ـ1792) ریاضی‌دان انگلیسی و سازندة ماشین حساب مقاله‌ای به نام «دربارة اقتصاد ماشینها و کارخانه‌ها»در زمینة تولید نوشت. بابیج در این مقاله برای اولین بار موضوع اختلاف در مهارت و نقش آن در تعیین مقدار دستمزد و نیز مفاهیمی از مهندسی صنعتی را به بحث گذاشت. به اعتقاد چارلز بیرد نوشته‌های بابیج مبنای کارها و مطالعات تیلور برای تدوین مدیریت علمی قرار گرفت.

علاوه بر بابیج، هنری تاون نیز یکی از نویسندگان مدیریت علمی است که قبل از تیلور و همزمان با او، با بهره‌گیری از تجربة طولانی خود در مدیریت شرکت صنعتی «ییل و تاون» در سال1921 مقاله‌ای به نام «مهندس به عنوان یک اقتصاددان» را به نگارش در آورد. در ابن مقاله او نیاز مدیران را به قدرت تشخیص و تجزیه و تحلیل اطلاعات و طبقه‌بندی اطلاعات به منظور رفع مشکلات و همچنین نیاز آنها را به دیدن دوره‌های آموزش مدیریت در دانشگاهها، مورد تأکید قرار می‌دهد. به این ترتیب نویسندگان مختلف در گوشه و کنار مطالبی می‌نوشتند، اما آنچه که به صورت مدون در زمینة مدیریت تهیه و ارائه شد توسط تیلور انجام گرفت که به عنوان بنیانگذار مکتب کلاسیک در مدیریت شناخته شده است.

*مقاله درمورد کایزن و مدیریت کیفیت*

معرفی کایزن

از 1986 که کتاب کایزن منتشر شد، واژة «کایزن» به عنوان یکی از مفاهیم کلیدی مدیریت مطرح و پذیرفته شد.

فرهنگ جدید لغات آکسفورد، واژه کایزن را روشی مستمر در بهبود کار، اثربخشی فردی و نظایر آن در قالب فرهنگ کار بیان می‎کند. این واژه در دستور زبان انگلیسی جایگاه خاصی دارد.

در زبان ژاپنی، کایزن یعنی بهبود مستمر، البته بهبودی که همگان اعم از مدیران و کارکنان باید به آن توجه کنند و تقریباً کم هزینه باشد. فلسفة کایزن، براین اساس بنا شده که شیوة زندگی ما اعم از کاری، اجتماعی و خانوادگی، بر تلاش در جهت بهبود مستمر تمرکز یابد. این مفهوم برای بسی اری از ژاپنی‎ها به قدری عادی و روشن است که حتی متوجه دارا بودن و انجام آن نیستند. کایزن سهم بزرگی در موفقیت رقابتی ژاپنی‎ها داشته است.

گرچه بهبودهای تحت عنوان کایزن کوچک به نظر می‎رسند ولی فرایند کایزن در بلندمدت، نتایج چشمگیر و هیجان‎آوری خواهد داشت. مفهوم کایزن، پاسخ به این سؤال است که چرا شرکت‎ها در ژاپن برای مدتی طولانی، ساکن و بدون حرکت نمی‎مانند. تفکر مدیران، در کشورهای غربی، برای ایجاد تغییرات عمده و نوآوری در فناوری، بر این اصل استوار است که در کوتاه‎ترین زمان، به آخرین مفاهیم مدیریت و روش‎های تولید دست یابند. تأثیر نوآوری در تغییرات فناوری، چشمگیر و جالب توجه است، در حالی که فعالیت‎های کایزن، در کوتاه‎مدت اغلب هیجانی ندارند و بی‎سروصدا هستند. واقعیت این است که نوآوری حرکتی سریع برای تغییر فناوری است اما نتایج ناشی از آن اغلب با مشکلاتی همراه است. فرایند کایزن بر پایه تفکر عقل سلیم استوار است و با اجرای فعالیت‎هایی کم هزینه، باعث پیشرفت‎های خارق‎العاده‎ای می‎شود. در کایزن دستیابی به موفقیت با خطرپذیری کمتری همراه است و مدیران را متحمل هزینه‎های گزافی نمی‎کند.

بیشتر فعالیت‎های بی‎نظیر مدیریتی در ژاپن مانند کنترل کیفیت جامع[1]، کنترل کیفیت در سطوح شرکت[2] حلقه‎های کنترل کیفیت[3] و روابط کار به روش ژاپنی[4] در واژه کایزن خلاصه می‎شود. استفاده از کایزن به جای واژه‎هایی مانند بهره‎وری، کنترل کیفیت جامع، تولید بدون عیب[5]، تولید بهنگام[6] و سیستم پیشنهادها[7]؛ تصویر واضح‎تری از عملکرد کارخانه‎های ژاپنی را نشان می‎دهد. کایزن مانند چتری همة این فعالیت‎ها را پوشش می‎دهد. البته این فعالیت‎ها، منحصر به مدیریت ژاپنی نیست و مدیران در هر کجای دنیا می‎توانند به صورت اصول پایه آن را به کار گیرند. هر شرکتی در هر نقطه از جهان و از هر ملیتی، با برداشتن گام‎های استوار و انجام فرایندهای صحیح باید کایزن را به کار برد و از آن بهره گیرد. نمودار (1-1) جز کایزن را نشان می‎دهد.

مفاهیم اصولی کایزن

مدیریت باید بعضی مفاهیم اصلی و سیستم‎ها را برای تشخیص راهبرد کایزن و عمل به آن بیاموزد، پاره‎ای از این مفاهیم عبارتند از:

· کایزن و مدیریت

· تأکید بر فرایند، به جای تأکید بر نتیجه هدف

· پیروی از چرخه‎های (برنامه‎ریزی، اقدام، ممیزی و اجرا) و (استانداردسازی، اقدام، ممیزی و اجرا)

· اولویت بخشی به کیفیت در درجه نخست

· اظهارنظر براساس آمار و داده‎های صحیح

· مشتری را فرایند بعدی قلمداد کردن.

کایزن و مدیریت

از دیدگاه کایزن مدیریت دو وظیفه مهم نگهداری وضع موجود و بهبودبخشی به فرایندها را برعهده دارد (شکل 1-1). نگهداری وضع موجود، شامل آن دسته از فعالیت‎هایی است که برای حفظ فناوری جاری، اقدامات مدیریتی، استانداردهای اجرایی و استقرار آن‎ها، از طریق آموزش انجام می‎شود. مدیریت از طریق حفظ و نگهداری وضع موجود، شرایطی فراهم می‎کند که هرکس بتواند از رویه‎های استاندارد عملیات تبعیت کند. اما بهبود بخشی به فعالیت‎هایی اتلاق می‎شود که در جهت ارتقای استانداردهای جاری انجام می‎شوند. بنابراین تصور ژاپنی‎ها از مدیریت، تلفیقی از دو مفهوم نگهداری و بهبودبخشی است.

همان‎طور که در شکل 2-1 نشان می‎دهد فرایند بهبود به دو صورت کایزن و نوآوری از یکدیگر متمایز می‎شود. کایزن، بیانگر بهبودهای کوچک است که در نتیجه تلاش‎های هدایت‎گرانه ایجاد می‎شود، اما نوآوری، شامل بهبود چشمگیر و خارق‎العاده در نتیجه سرمایه‎گذاری‎های کلان است. به دلیل جذابیت نوآوری مدیران غربی صبر و تحمل ندارند و منافعی را که کایزن در طولانی‎ مدت برای شرکت به وجود می‎آورد نادیده یا دست کم می‎گیرند. کایزن بر تلاش‎های فردی، باورها، ارتباطات، آموزش، کار تیمی، به کارگیری قدرت تفکر نیروی کار، انضباط فردی، عقل سلیم و بهبودهای کم‎هزینه تأکید ویژه‎ای دارد. از آنجا که کایزن روندی پایدار و دربرگیرنده تمامی کارکنان شاغل در سازمان می‎باشد، تمامی افراد مسئول در سلسله مراتب مدیریت همان‎گونه که در شکل 1-1 نشان داده شده با برخی از جنبه‎های کایزن ارتباط پیدا می‎کنند.

تأکید بر فرایند، به جای تأکید بر نتیجة هدف

کایزن، مروج اندیشه روند گراپی است، زیرا بهبود فرایندها منجر به بهبود نتایج خواهد شد. بروز نارسایی در دستیابی به نتایج برنامه‎ریزی شده، نشانة وجود نارسایی در فرایند است. مدیریت باید فرایندنگر باشد و با تشخیص خطاهای فرایند آنها را اصلاح کند. کایزن، بر تلاش‎های انسانی تأکید دارد و این امر کاملاً مغایر با تفکر غربی‎هاست که بر نتیجه هدف تأکید می‎کنند.

نگرش از طریق تأکید بر فرایند، باید در معرفی راهبردهای مختلف کایزن به کار گرفته شود تا این راهبردها با موفقیت همراه باشند. راهبردها عبارتند از: چرخة برنامه‎ریزی، اقدام، ممیزی و اجرا ‎(PDCA)؛ چرخة استانداردسازی، اقدام، ممیزی و اجرا ‎(SDCA)؛ کیفیت برتر، کاهش هزینه‎های تولید، تحویل به موقع سفارشات، مدیریت کیفیت جامع؛ تولید بهنگام؛ و نگهداری و تعمیرات. راهبردهای کایزن در بسیاری از شرکت‎ها به دلیل بی‎توجهی به فرایند، موفق نبوده‎اند. مهم‎ترین عامل در توفیق فرایند کایزن، تعهد و حضور مدیر ارشد در صحنه است.

تفاوت میان تفکر روندگرا و تفکر نتیجه‎گرا در فعالیت‎های تجاری در نمودار 81- نشان داده شده است. با دقت در نقش مدیر متوجه خواهیم شد که نقش حمایتی و ایجاد انگیزه بر بهبود روندها تأکید دارد، در حالی که نقش کنترلی به نتیجه کار اهمیت می‎دهد. مفهوم کایزن بر نقش حمایتی و ایجاد انگیزه از سوی مدیریت در میان کارکنان برای بهبود روندها تأکید می‎کند. از یک سو مدیر به توسعه معیارهای روندگرا نیاز دارد. از سوی دیگر مدیریت کنترلی تنها به عملکرد یا معیارهای نتیجه‎گرا توجه دارد. برای رعایت اختصار معیار روندگرا را با حرف «ر»‌ و معیار نتیجه‎گرا را با حرف ‌«ن» نشان داده‎ایم.

معیار «ر» به علت توجه به تلاش کارکنان و اغلب نیاز به دگرگونی رفتاری به دیدگاه بلندمدت نیاز دارد در حالی که معیار «‌ن» بیشتر حالت مستقیم داشته و کوتاه‎مدت می‎باشد.

پیروی از چرخه‎ها

اولین گام در فرایند کایزن، برقراری چرخه برنامه‎ریزی، اقدام ممیزی و اجرا ‎(PDCA) یا چرخه دمینگ است زیرا این چرخه وسیله‎ای مطمئن برای تداوم کایزن و تحقق خط‎مشی‎های راهبردی و بهبود استانداردهاست. این چرخه از مهمترین فعالیت‎هایی است که بر فرایند تأکید می‎کند (شکل 3-1).

منظور از برنامه‎ریزی، تعیین هدف، برای ایجاد بهبود می‎باشد. زیرا کایزن راه زندگی است و به صورت هدف برای ایجاد بهبود در هر زمینه‎ای استفاده می‎شود. منظور از اقدام، انجام فعالیت‎های منظم برای تحقق برنامة تدوین شده است. منظور از ممیزی، مقایسه وضعیت جدید با شرایط پیش‎بینی شده و حصول اطمینان از اثربخشی برنامه‎هاست. منظور از اجرا، یعنی به کارگیری استاندارد جدید و خلق فرایندهای موثری است که از وقوع مجدد مشکل اولیه پیشگیری کند و راه را برای دستیابی به پیشرفتهای بیشتر هموار سازد. از آنجایی که کارکنان، موقعیت‎های تازه را می‎پسندند و اغلب چرخه بهبود را تجربه نکرده‎اند، مدیریت باید برای استقرار چرخه برنامه‎ریزی، اقدام، ممیزی و اجرا ‎(PDCA) پیشقدم شود.

[1] - Total Quality Control

[2] - Company Wide Quality Control

[3] - Quality circles

[4] - Style of labor relations

[5] - Zero Defects (ZD)

[6] - Just In Time (JIT)

[7] - Suggestion system