چکیده

این مقاله فنون مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهد. تعیین اهداف کاری و شخصی، تحلیل عوامل اتلاف وقت، کاهش وقفه‌ها و ایجاد تمرکز، کار با برگه‌ها و اسناد، بایگانی مدارک، محیط کار مناسب، کنترل زمان تلفن و واگذاری یا تفویض بخشی از مسئولیت‌ها و اختیارات رئوس مطالب این مقاله را تشکیل می‌دهند.

- مقدمه

آیا تا به حال احساس نکرده‌اید مانند خرگوش سفید در داستان آلیس در سرزمین عجایب هستید؟ ... همیشه در عجله‌اید اما هرگز به آنچه که می‌خواهید نمی‌رسید. آیا شما هم ساعات طولانی کار می‌کنید ولی همیشه این حس را دارید که اهدافتان در حال گریز هستند؟

وقتی حمایت از کارکنان کاهش می‌یابد فشار کار هجوم می‌آورد و آنها مجبور می‌شوند سخت‌تر، طولانی‌تر و سریع‌تر کار کنند. مدیریت زمان و رویه واگذاری بخشی از وظایف کاری به همکاران، دیگر یک موضوع تجملی نیست. این مهارت‌های اساسی ابقاء شده‌اند. افزایش معلومات و تجربیات و استفاده از روش‌های مدیریت زمان باعث افزایش کارآیی و پیشرفت سریع و مستمر در محل کار می‌شود.

2- تعیین اهداف

قبل از این که بخواهید جزئیات مدیریت زمان را مشخص نمایید، می‌بایست به یک چشم‌انداز گسترده نگاه کنید. پایه و اساس کار داشتن یک شناخت صحیح از اهداف و اولویت‌هاست. سپس به جای آشفتگی و تغییر مسیرهایی که باعث می‌گردد از موضوع اصلی منحرف و در نتیجه ناامید شوید می‌توانید فعالیت‌های روزانه را برای پیشبرد اهداف تنظیم کنید. وقتی اهداف را مشخص می‌کنید ویژگی‌های زیر را در نظر داشته باشید:

• اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری، دستیابی و زمان‌بندی باشند.
• اهدافی را مد نظر قرار دهید که شما را در حد اعلای انگیزه‌دهی قرار می‌دهد و امکان بروز قابلیت‌هایتان را فراهم می‌سازد.

ضروری است که از ابتدا با حس دستیابی به موفقیت شروع به فعالیت کنید و این امر تنها با تعیین اهداف در حیطه منابع، بودجه، چارچوب زمانی و محدودیت‌های سازمانی امکان پذیر است. هنگامی که اهداف کاری را مشخص کردید آنها را در مقوله‌های ذیل سازماندهی کنید:

• اهداف بلند مدت (شش ماه تا یک سال)
• اهداف میان مدت (یک تا شش ماه)
• اهداف کوتاه مدت (روزانه، هفتگی، ماهانه)

سه هدف اصلی را در هر مقوله به ترتیب اهمیت بنویسید. برگه اهداف را در دسترس بگذارید و در آغاز و پایان هر روز کاری به آن مراجعه کنید. آیا وظایفی که به آنها معطوف شده‌اید در راستای اهداف توضیح داده شده است؟ آیا کمک می‌کنند که به اولویت‌هایتان برسید و آنها را کامل کنید؟ همیشه کارهای اداری اضافی و غیرقابل پیش بینی که به طور خودکار سر می‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز کاری (در حدود ۸۰ درصد) باید به فعالیت‌هایی که مربوط به اهداف است، اختصاص پیدا کند.

اگر می‌بینید بخش عمده‌ای از وقتتان صرف کارهایی می‌شود که در رسیدن به اولویت‌ها کمک نمی‌کند یک ارزیابی مجدد و جدی ضروری است. به عقب برگردید و عواملی را که باعث اتلاف وقت می‌شود شناسایی کنید. راه‌هایی را جستجو نمایید که این مزاحمت‌ها را از بین می‌برد و تلاش نمایید تا کارها را به صورت مناسب بین نیروهای کاری تقسیم کنید.

3- تحلیل عوامل اتلاف وقت

اغلب اوقات اتلاف کننده‌های وقت، روز ما را به هم می‌ریزند و مانع از این می‌شوند که ما روی اهدافمان تمرکز کنیم. در حالی که با ناامیدی احساس می‌نمایید در زمان گیر افتاده‌اید با یک یا چند تغییر ساده می‌توانید عوامل اتلاف وقت را از بین ببرید. برای مدتی درنگ نموده و آنچه را که مهم‌ترین استفاده از وقت‌تان به حساب می‌آید، بررسی کنید. سپس عامل ویژه‌ای را که ممکن است در این استفاده ترجیحی از وقت دخالت کند، مشخص سازید.

3-1- مهمترین عوامل اتلاف وقت

• جلسات غیر ضروری

بخشی از محتوای فایل:

عامل" زمان " در مدیریت پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است .

مدیریت زمان پروژه دربرگیرنده ی فرآیندهای مورد نیاز جهت حصول اطمینان از تکمیل به موقع پروژه است.

•با مشخص شــدن فعالیتــها و نــوع ارتباط با یـکدیــگر

بر اساس ساختار زمانی هر فعالیت ، شبکه زمانبندی پروژه

از سطوح زیرین تا اصلی ترین سطح تهیه خواهد شد.

ساختار شبکه

—در شروع برنامه ریزی، لازم است کارها یا فعالیت هایی که باید در یک پروژه، عملی شوند تعریف شده و وابستگی های بین آنها معلوم گردد. —لذا نمایش شبکه ای یک پروژه از اولین اقدامات در امور برنامه ریزی بوده و پایه و تکیه گاه اصلی برای سایر امور برنامه ریزی می باشد. —نمودار شبکه ای به صورتهای مختلف قابل ارائه میباشد ولی متداولترین آنها از نوع شبکه های برداری میباشد. —در نوع دیگر شبکه ها، فعالیتها در داخل گره ها نشان داده میشود.

فهرست مطالب

عنوان صفحه

چکیده

فصل اول: مقدمه پژوهش

مقدمه............................................. 2

1-1 بیان مسأله پژوهش.............................. 4

1-2 اهمیت پژوهش................................... 5

1-3 اهداف پژوهش................................... 7

1-4 پرسش‌های پژوهش................................. 7

1-5تعریف و مفاهیم و اصطلاحات....................... 8

فصل دوم: پیشینه پژوهش

مقدمه............................................ 13

2-1 ریشه و منشأ نظری مدیریت زمان................. 14

2-2 تئوری‌های متداول مدیریت زمان.................. 18

2-3چهار حوزه مهم از دیدگاه مکنزی................. 22

2-4 فرایند هدفگذاری.............................. 22

2-5 چهار اصل مهم مدیریت زمان از دیدگاه لوئیس دیوید 24

2-6 دیدگاه‌های مدیریت زمان........................ 24

2-7 نقش مدیریت زمان بر فشار عصبی ناشی از کار مدیران و کارکنان 28

2-8 عومل مؤثر بر مدیریت زمان..................... 28

2-9 برخی از اصول مدیریت زمان..................... 30

2-10 دیدگاه دراکر................................ 30

2-11دیدگاه سنگه.................................. 31

2-12پژوهش‌های انجام شده در خصوص مدیریت زمان....... 32

2-13 استانداردسازی آزمون‌های روانی - تربیتی....... 41

2-14 مسأله رواسازی ابزار پژوهش................... 43

2-15 منطق اساسی روش‌های تحلیل عاملی............... 45

2-16روش‌های مختلف تحلیل عاملی..................... 46

2-17 چرخش عامل‌ها................................. 49

فصل سوم: روش پژوهش

3-1 جامعه آماری و گروه نمونه مورد مطالعه......... 53

3-2 ابزار پژوهش ................................. 54

3-3طرح پژوهشی و شیوه‌های بررسی آماری پژوهش........ 54

3-4 روش گردآوری اطلاعات........................... 55

3-5 روش تجزیه و تحلیل داده‌ها..................... 55

فصل چهارم: یافته‌های پژوهش

4-1 توصیف داده‌ها................................. 58

4-2 مشخصه‌های آماری و برآورد ضریب اعتبار پرسشنامه مدیریت زمان 60

4-3 تحلیل عاملی مواد پرسشنامه.................... 62

4-4 عامل‌های استخراج شده از مرحله اول تحلیل عاملی. 65

4-5 راه حل پایانی (چرخش یافته‌)................... 68

4-6 مشخصه‌های نمره‌های مدیریت زمان گروه نمونه مورد مطالعه 71

فصل پنجم: بحث و نتیجه‌گیری

5-1 خلاصه......................................... 82

5-2 بحث و نتیجه‌گیری.............................. 84

5-3 محدودیت‌های پژوهش............................. 86

5-4 پیشنهادهای پژوهش............................. 87

منابع

منابع فارسی...................................... 90

منابع انگلیسی.................................... 93

پیوست........................................... 96

فهرست جدول‌ها

عنوان صفحه

جدول 1-4: فراوانی تعداد آزمودنی‌ها به تفکیک سن.... 58

جدول 2-4: فراوانی و درصد سطوح تحصیلی............. 60

جدول 3-4: مشخصه‌های آماری ضریب همبستگی هر سوال با نمره کل و ضریب آلفا در صورت حذف هر سوال در مجموعه 32 سوالی پرسشنامه مدیریت زمان (386=N)......................... 61

جدول 4-4: مشخصه‌های آماری اولیه در اجرای تحلیل مولفه‌های اصلی (با روش pc).............................................. 63

جدول 5-4: ماتریس عاملی عامل‌های استخراج شده با روش pc 66

جدول 6-4: ارزش ویژه درصد تبیین واریانس و درصد تراکمی عامل‌های TMQ 67

جدول 7-4: میزان اشتراک مواد پرسشنامه 32 سوالی TMQ 67

جدول 8-4: ماتریس عاملی چرخش یافته مجموعه 32 سوالی با روش pc 69

جدول 9-4: جدول توزیع فراوانی نمره‌های مجموعه 32 سوالی با روش pc 71

جدول 10-4: نرم مقوله‌ای مقیاس مدیریت زمان......... 73

جدول 11-4: مشخصه‌های آماری و توزیع فراوانی نمره‌ها در عامل یکم 74

جدول 12-4: نرم مقوله‌ای مقیاس مدیریت زمان در عامل یکم (نظم دهی و عمل به موقع)......................................... 75

جدول 13-4: مشخصه آماری و توزیع فراوانی نمره‌ها در عامل دوم 75

جدول 14-4: نرم مقوله‌ای مقیاس مدیریت زمان در عامل دوم (رعایت توازان و تعادل)........................................... 76

جدول 15-4: مشخصه آماری و توزیع فراوانی نمره‌ها در عامل سوم 77

جدول 16-4: نرم مقوله‌ای مقیاس مدیریت زمان در عامل سوم (توجه بر ساعت و زمان)............................................ 78

جدول 17-4: مشخصه آماری و توزیع فراوانی نمره‌ها در عامل چهارم 78

جدول 18-4: نرم مقوله‌ای مقیاس مدیریت زمان در عامل چهارم (کنترل و نظارت)........................................... 79

جدول 19-4: مشخصه‌های آماری و توزیع فراوانی نمره‌ها در عامل پنجم 79

جدول 20-4: نرم مقوله‌ای مقیاس مدیریت زمان در عامل پنجم (ساماندهی) 80

فهرست نمودارها

عنوان صفحه

نمودار فرنر در تقسیم‌بندی فرآیند زندگی........... 32

نمودار فرایند مدیریت زمان........................ 35

نمودار توزیع سن.................................. 60

نمودار scree مواد مقیاس 32 سوالی TMQ در گروه نمونه مورد مطالعه 65

نمودار توزیع فراوانی و مشخصه‌های آماری نمره‌های مجموعه 32 سوالی مدیریت زمان............................................. 72

نمودار توزیع فراوانی عامل یکم ................... 75

نمودار توزیع فراوانی عامل دوم.................... 76

نمودار توزیع فراوانی عامل سوم.................... 77

نمودار توزیع فراوانی عامل چهارم ................. 79

نمودار توزیع فراوانی عامل پنجم .................. 80

چکیده

این پژوهش با هدف بررسی عملی بودن، اعتبار، روایی و نرم‌یابی پرسشنامه مدیریت زمان در گروه نمونه‌ای با حجم 400 نفر از مدیران 9 دستگاه دولتی واقع در تهران به روش نمونه‌برداری غیرتصادفی ‌(نمونه در دسترس) انتخاب و پرسشنامه مدیریت زمان بر روی آنها اجرا گردید. ابزار پژوهش، مجموعه 32 سؤالی مدیریت زمان (TMQ) بوده و هر سوال بر پایه طیف لیکرت چهار گزینه‌ای درجه‌بندی شده است. پس از اجرای آن روی یک نمونه 50 نفری و بررسی و تأئید صاحبنظران، شواهد وابسته به روایی محتوایی سیاهه به دست آمد و اجرای آن در سطح وسیع‌تر ممکن گردید. آلفای کرونباخ، پس از جمع‌آوری اطلاعات و تجزیه و تحلیل داده‌ها، ضریب اعتبار 774/0 را نشان داد. هیچکدام از سوال‌ها از مجموعه 32 سؤالی حذف نشده است. برای بررسی روایی سازه و پاسخ به این پرسش که «مقیاس مدیریت زمان چند عاملی است؟»، از روش تحلیل مؤلفه‌های اصلی استفاده شد. مقدار کفایت نمونه‌برداری (KMO) برابر با 772/0و معنادار بودن مشخصه کرویت بارتلت‌ حاکی از وجود شرایط مناسب جهت اجرای تحلیل عاملی بوده است. نتایج تحلیل عاملی با چرخش واریماکس منجر به استخراج 5 عامل شد که بر روی هم 4/36 درصد واریانس کل را تبیین می‌کند. این عوامل عبارتند از: 1) نظم‌دهی و عمل به موقع، 2) رعایت تعادل و توازن، 3) توجه بر ساعت و زمان، 4) کنترل و نظارت و 5) ساماندهی. در نهایت به منظور تعبیر و تفسیر نمره‌های مدیریت زمان مدیران مورد مطالعه دو نوع نرم درصدی و مقوله‌ای تهیه گردیده است.

فصل یکم

کلیات پژوهش

مقدمه

سالهاست که شرکت‌ها به این نکته پی برده‌اند برای موفقیت در کارشان چقدر حیاتی است که دو منبع کلیدی یعنی سرمایه و نیروی کار را درست اداره کنند. امروزه سومین منبع که ضرورت آن از دوتای دیگر کمتر نیست به این فهرست نیز اضافه شده است که همان زمان است. پژوهش ده ساله در مورد بسیاری از شرکت‌ها مشخص کرده است که مدیریت زمان[1] یکی از مؤلفه‌های کلیدی در موفقیت مشترک است. آنها دریافته‌اند که زمان از هزینه‌ها، میزان فروش، میزان تولید یا بهبود محصول مهمتر است؛ زمان تقریباً بر تمام جنبه‌های تجارت، از تحویل تا تحقیق و رشد، از شکست دادن رقبا تا پاسخگویی به نیازهای مشتری، اثر می‌گذارد (لوئیس، 1377).

هدف علم مدیریت، جستجوی روش‌های دستیابی مؤثر به اهداف در «زمان کوتاهتر» با «هزینه کمتر» است. با توجه به جایگاه انسان در علم مدیریت، این روش‌ها متأثر از «فرهنگ ملی» است، که سازمان در فضای آن فعالیت می‌کند. یکی از شاخص‌ها و معیارهایی که می‌توان با آن در مورد ماهیت فرهنگ یک اجتماع یا سازمان قضاوت کرد، «مفهوم زمان» است، زیرا استفاده از زمان به عنوان یک «منبع» شاخص، برای کارآمدی «مدیریت» یک ملّت یا افراد سازمان است (خاکی، 1382).

«مدیریت زمان» سابقه خیلی زیادی ندارد،‌ هر چند از اوایل قرن هفدهم جسته و گریخته به این موضع اشاره شد ولی تنها از اوایل قرن هیجدهم است که با دیدی علمی و روندی پیوسته، نظرات و ایده‌هایی از سوی متفکران ارائه شده است که اساس این تکنولوژی زندگی‌ساز، محسوب می‌شود. در میان این دانشمندان، صاحب نظراتی مثل آدام اسمیت[2]، بنجامین فرانکلین[3] (معروف به پدر مدیریت زمان)، اِلی وتینی[4]، فردریک ویسنلور تایلور[5] و اخیراً استفن آر - کاوی[6] موقعیت برجسته‌ای دارند. از سال‌های 1950 به بعد، مدیریت زمان به عنوان رشته با اهمیتی مورد توجه قرار گرفت و از دهه 1970 شکوفا و نقش آن به قدری پررنگ شده است که در دنیای امروز، هیچ فرد یا مدیری بدون تسلط به این فن، نمی‌تواند امید چندانی به موقعیت در کار و گذران زندگی داشته باشد (راس جی، 1384).

مدیران منابع را به کار می‌گیرند ولی زمان منبعی است که برآنان می‌گذرد و مهارش در دست آنان نیست. چون زمان خریداری نمی‌شود و به تملک در نمی‌آید، زمان چرخه نیست و بازگشتی ندارد. مدیران وقت‌شناسی و هدفمند به اتکای دلایل موجّه و درست، به همراهی افرادی شایسته، در زمانی دقیق و مناسب به قصد رسیدن به هدفی صحیح فعالیت‌های خود را آغاز می‌کنند و در طول راه با نظم و ترتیب دست به کارهای درست می‌زنند (بلانچارد و گاتری[7]، 1384).

امروزه متخصصان و دست‌اندرکاران در زمینه مدیریت، بحث جدیدی را تحت عنوان مدیریت مؤثر مطرح می‌کنند، بطوریکه در عصر ما کارآیی بیشتر و نتیجه بخشی بالاتر و بهره‌وری فزونتر و تلاشهایشان در این راستا شکل می‌گیرد. در زمینه مدیریت مؤثر لاکت[8]، استوارت[9] و همکارانش و کوان[10]، مبانی نظری مدیریتی خویش را به ترتیب در کتاب‌های «مدیریت اثربخش»، «راهنمای مهارت‌های مدیریت» و «مدیر خود اتکا» بیان کرده‌اند (کرمی مقدم، 1379).

در این نگرش جدید متخصصان معتقدند که یکی از شرایط لازم برای اثربخشی مدیران اعمال مدیریت زمان است، بطوریکه وقت برای هر مدیریتی که بخواهد در کارش به نتیجه اساسی برسد امری حیاتی می‌شود. الک مکنزی (1993)، خطاب به مدیران می‌گوید: همیشه گفته‌اید وقت کافی نداشتیم، در حالیکه زمان کاملاً در اختیار شما بوده ولی آنچه نداشته‌اید مهارت‌های لازم برای تنظیم اوقات بوده است. اگر درصدد کنترل وقت خود هستید،‌ باید علت وجودی این تمایلات قوی را بشناسید و راه اصلاح خویش را فراگیرید، چرا که قادر به ریشه کن کردن این خصوصیات نخواهید بود، ولی می‌توانید آنها را تحت کنترل درآورید (راس‌جی، 1384).

با توجه به این مطلب که مدیریت زمان یکی از مباحث مهم و روز در مدیریت هر چیز برای رسیدن به اهداف مورد نظر است و از این رو که مدیریت زمان به مدیران کمک می‌کند، تا کنترل وقت خود را در دست گیرند و از طرف دیگر اکثر مدیران، از تراکم کاری زیاد و کمبود وقت متألم هستند و دلایل بسیار دیگر، این پژوهش تلاش دارد که اهمیت مبحث «مدیریت زمان» را در مورد تاکید قرار داده و آن را در امر مدیریت مطرح سازد.

این تحقیق به دنبال تهیه وسیله معتبر و روا برای سنجش مدیریت زمان مدیران در دستگاه‌های دولتی است تا بتوان با بررسی میزان مدیریت زمان مدیران از این ابزار در سایر مراکز و موسساتی که احساس نیاز به این امر را دارند، استفاده کرد.

1-1 بیان مسأله پژوهش

مسائل و مشکلات مدیریت زمان برای بسیاری از سازمان‌ها معمول و رایج است و به طور شگفت‌انگیزی با کمبود منابع مطالعاتی و داده‌های تجربی پیرامون مدیریت زمان و نیز ضعف در استفاده از ابزار روان‌سنجی مناسب برای سنجش آن مواجه هستیم. به هر حال تحقیق درباره مدیریت زمان بسیار کم است و محققان به طور گسترده فقط روی تفاوت‌های فردی (جزئی) یا آموزش مدیریت زمان تمرکز کرده‌اند.

کلاسنس[11]، روت[12] و ارده[13]، فهمیدند که استفاده از مدیریت زمان و فنون آن با اجرای کار و رضایتمندی همبستگی و ارتباط دارد و پی بردند که آموزش مدیریت زمان می‌تواند تعلل کردن و نگرانی را کاهش دهد. به هر حال این سوال که چرا مدیریت زمان برای افراد یک مسئله و مشکل است اخیراً توجه محققان را به خود جلب کرده است. در کل اقتصاددانان و روان‌شناسان یک بحث و گفتگوی نظری پیرامون اینکه چرا مدیریت زمان برای بعضی سخت و مشکل است را توسعه داده‌ا‌ند و از آنجا که جامعه متشکل از افراد و سازمان‌های کوچک و بزرگ است، چنانچه هر یک از مدیران بر فنون مدیریت زمان مسلط شده و آنها را در عمل به کار گیرند، آینده روشن‌تری پیش‌رو خواهد بود. آن مدیرانی که در مدیریت زمان تسلط دارند، برجسته هستند و دستاورد آنها در یک روز بیشتر از کاری است که سایر مدیران در یک هفته انجام می‌دهند (کلاینمن[14]، 2007).

فقدان شواهد معتبر در زمینه‌های مختلف از جمله سنجش مدیریت زمان در سازمان‌ها و کمبود مطالعات و پژوهش‌هایی که بتوانند به گونه دقیق و کامل ابعاد، جنبه‌ها و عوامل آن را تبیین کند و همچنین با توجه به اینکه تاکنون وسیله استانداردی برای سنجش مدیریت زمان در ایران تهیه نشده است، ضرورت تهیه ابزاری که دارای روایی، اعتبار و نرم باشد بیش از پیش احساس شد. لذا می‌توان مسأله تحقیق را پیرامون شناسایی ویژگی‌های روان‌سنجی ابزار سنجش مدیریت زمان، عنوان نمود.

1-2 اهمیت پژوهش

این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است، این احساس را برای او به وجود آورده که از زمان عقب می‌ماند و نمی‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می‌گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله قدیمی است، مسئله‌ای که فناوری آن را به وجود نیاورده است و آن را نمی‌تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار نداریم و فرآیندهای اداری، بیشتر در پیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می‌شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می‌توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم (جی، 1384).

زمان یک منبع محدود اقتصادی است و چگونگی تخصیص آن توسط مدیران به فعالیت‌های گوناگون، جهت بهره‌وری آنان و در واقع برای موفقیت سازمان حائز اهمیت است، بنابراین در میان سایر فعالیت‌های مدیریتی استفاده مدیران از زمان می‌تواند برای سنجش اهمیت نسبی این فعالیت‌ها به کار گرفته شود. در نهایت بدون پاسخ لازم به این سوال که آیا اساساً نحوه استفاده افراد از زمان صحیح است یا غلط، آگاهی از تخصیص زمان مدیریت نمی‌تواند در تشخیص عملکرد مفید یا غیرمفید در مدیریت زمان به ما کمک چندانی کند. تحولات سریع علمی و فنی و تغییرات اجتماعی و اقتصادی ما را وادار می‌کند که در محیط کار و خانواده برای انسجام کارها، دستیابی به اهداف و تطبیق با شرایط، درک صحیحی از زمان و تاثیرات آن بر کارهای روزمره و عملیات سازمان داشته باشیم (اشاگ لمی، 1376).

موفقیت یا شکست سازمان در گرو توانایی آن در تعریف یک استراتژی اثربخش برای کسب مزیت رقابتی پایدار جهت خلق ارزش بلندمدت است. برای کسب قابلیت رقابت‌پذیری، مدیران باید با اتخاذ تصمیمات مناسب در حوزه‌های تصمیم تولید و عملیات، اهداف عملکرد سازمان از جمله سرعت و انعطاف را تامین کنند. شرکت‌هایی که قبلا از طریق کاهش هزینه، تمایز، صرفه‌جویی به مقیاس و کیفیت رقابت می‌کردند، اکنون به دنبال کسب مزیت رقابتی به واسطه استراتژی‌های مبتنی بر زمان هستند. چرخ‌های پیشرفت‌، موفقیت و توسعه اقتصادی – اجتماعی کشورها همواره با توسعه مدیریت زمان به حرکت درآمده است. اینکه چرا بعضی از کارکنان نسبت به دیگران تعدادی از سازمان‌ها از دیگر سازمان‌ها کارآمدترند، چرا بعضی از کشورها به کشورهای دیگر پیشی گرفته‌اند، نیاز به پاسخ دارد (گیوی، 1386).

تهیه پاسخ برای اینگونه پرسش‌ها و توجه به این مطلب که مدیریت زمان به ویژه در موسسات تحت پوشش دولت چندان نمود پیدا نکرده است نیازمند بررسی و تحقیق است. لذا این پژوهش در پی آن است که اهمیت مبحث مدیریت زمان را در امر مدیریت مطرح سازد. از این رو لزوم آشنایی مدیران با مبحث مدیریت خصوصاً مدیران و معاونان دستگاه‌های دولتی اجتناب ناپذیر است. برای دسترسی به این موضوع پژوهشگر سعی داشته به تهیه ابزاری معتبر و روا برای سنجش مدیریت زمان، میزان آن را اندازه‌گیری نماید. براساس نتایج حاصل از این پژوهش می‌توان در انتخاب، انتصاب در برنامه‌ریزی‌های آتی نیروی انسانی و نیز توسعه مدیریت اقدامات موثرتری به عمل آورد و از این طریق به فرآیندها در بهبود بهره‌وری که مهمترین پیامد اینگونه پژوهش‌هاست دست یافت.

1-3 اهداف پژوهش

هدف کلی این پژوهش دستیابی به یک وسیله عینی، معتبر و روا برای ارزیابی ابعاد مختلف مدیریت زمان برای مدیران و معاونان دستگاه‌های دولتی شهر تهران است که با استفاده از آن بتوان مدیران را در طبقه‌های مختلف از لحاظ استفاده بهینه از زمان قرار داد.

مهمترین اهداف این پژوهش عبارت است از:

1- استفاده بهینه از زمان برای ارزیابی جنبه‌های مختلف آن

2- تهیه ابزاری استاندارد شده برای سنجش یکی از ویژگی‌های مهم شایستگی مدیران

3- تهیه ابزاری معتبر و روا برای پژوهش‌های آینده

4- تهیه ابزاری معتبر و روا برای انتصاب و ارتقاء مدیران

5- کمک به افزایش بهره‌وری مدیران

1-4 پرسش‌های پژوهش

با توجه به اینکه هدف اصلی پژوهش تعیین میزان مدیریت زمان مدیران و معاونان دستگاه‌های دولتی است و چون برای سنجش مدیریت زمان مقیاسی معتبر و روا در دست نیست، در پژوهشی از یک مقیاس پرسشنامه‌ای به نام مدیریت زمان (T.M.Q)[15] استفاده می‌شود. این ابزار باید:

1- با فرهنگ جامعه ایرانی هماهنگ باشد.

2- وسیله سنجش روا و معتبری برای پژوهش‌های روان‌شناختی، تربیتی، جامعه‌شناختی و مدیریتی فراهم آورد.

3- عوامل گوناگون مدیریت زمان را با توجه به تئوری‌های مختلف اندازه‌گیری نماید.

برای انجام مقاصد بالا پرسشنامه‌ای تحت عنوان مدیریت زمان شامل 32 سوال که توسط
بت توماس[16] از منبع اینترنتی تهیه و به ترجمه رسیده است. با توجه به اینکه پرسشنامه مذکور برای اولین بار در کشور اجرا می‌شود و زمینه‌ای درباره برآورد ضرایب اعتبار و روائی آن در دست نیست، پژوهش حاضر قصد دارد به پرسش‌های زیر پاسخ دهد:

1- آیا بین سؤال‌های مقیاس سنجش مدیریت زمان هماهنگی وجود دارد؟

2- آیا مجموعه سؤال‌های مقیاس سنجش مدیریت زمان از اعتبار کافی برخوردار است؟

3- آیا مجموعه سؤال‌های مقیاس سنجش مدیریت زمان از روایی کافی برخوردار است؟

4- مجموعه سؤال‌های مقیاس سنجش مدیریت زمان از چه عواملی اشباع شده است؟

1-5 تعریف و مفاهیم و اصطلاحات

مدیریت: فرآیند بکارگیری منابع انسانی برای رسیدن به اهداف سازمانی از طریق برنامه‌ریزی وظائف و تصمیم‌گیری، سازماندهی، رهبری و کنترل آن که در واقع به یک سلسله وظایفی که هر مدیری در انجام وظیفه خطیر خود ملزم انجام آنهاست گفته می‌شود. در نگرش فرآیند مدیریت، مدیر منابع انسانی را برای رسیدن به اهداف بکار می‌گیرد و چهار وظیفه مدیریتی (برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی، رهبری و کنترل) را انجام می‌دهد (اقتداری، 1370).

مدیریت زمان: یک فرآیند یکپارچه و نظامدار است که مجموعه‌ای از مهارت‌ها را دربر می‌گیرد که شامل: بررسی اهداف، اولویت‌بندی کارها، ارزیابی الگوهای رفتاری کاری، ثبت و تنظیم برنامه‌های کاری، مرتب کردن میز کار، بایگانی پرونده‌ها، تفکر مثبت، نظم و انضباط در محیط کار، حفظ تمرکز، گزینش اطلاعات و کنترل بر تماس‌های تلفنی، خواندن و نوشتن، سفرهای کاری، برنامه‌ریزی برای اوقات فراغت، تفویض اختیار، اداره کردن و تمرکز بر کمبود وقت است. از این رومدیریت زمان علم استفاده بهینه، کنترل وقت و استفاده صحیح از آن و در نهایت استفاده مؤثر از زمان برای نیل به اهداف بلندمدت است (ارمسترانگ، ‌1385).

میزان مدیریت زمان: نمره‌ای است که از اجرای پرسشنامه 32 سوالی مدیریت زمان به دست می‌آید.

اعتبار: مقصود از اعتبار یک وسیله اندازه‌گیری آن است که اگر خصیصه مورد سنجش را با همان وسیله (یا وسیله مشابه و قابل مقایسه آن) تحت شرایط مشابه دوباره اندازه بگیرد، نتایج حاصل تا چه حد مشابه، دقیق و قابل اعتماد است. یک وسیله معتبر آن است که دارای ویژگی تکرارپذیری[17] و بازپدیدآوری[18] باشد، یعنی بتوان آن را در موارد متعدد به کار برد و در همه موارد نتایج یکسان تولید کند (هومن، 1381). واژه‌های هم معنا با اصطلاح اعتبار عبارت است از ثبات یا هماهنگی، قابلیت اعتماد، پایایی، پیش‌بینی پذیری، همگونی، حساسیت و دقت (هومن، 1381).

روایی[19]: مهمترین سوالی که باید دربارة هر نوع روش سنجش پرسیده شود این است که آن روش تا چه حد رواست. وقتی این پرسش مطرح می‌شود، در حقیقت باید تعیین شود که آیا ابزار سنجش آنچه را که مقصود پژوهشگر است را می‌سنجد یا نه؟ و اگر جواب مثبت است دقت و درستی آن در چه حد است؟ آیا همه آنچه را که مورد نظر است و فقط آنچه را که مورد نظر است را می‌سنجد یا عوامل دیگری را نیز اندازه می‌گیرد (هومن، 1381).

روایی سازه[20]: تعیین آزمون مورد نظر تا چه اندازه سازه یا صفت به خصوصی را اندازه‌گیری می‌کند و آن صفت را تا چه اندازه خوب اندازه می‌گیرد؟ وجود همبستگی قوی بین آزمودنی‌های مختلفی که به عنوان یک سازه مطرح شده معمولاً مؤید این ادعاست که همه آنها اندازه‌ای از آن سازه هستند (هومن،‌ 1375).

نرم: مقیاس، ضابطه، مدرک یا داده استاندارد و یکنواختی است که تعبیر و تفسیر نمره‌ها را ممکن و پایه مقایسه نمره‌ها را فراهم می‌سازد (هومن، 1381).

عامل: متغیر جدیدی است که از طریق ترکیب خطی نمره‌های اصلی تست حاصل می‌شود. بنابراین وقتی عامل‌ها از ماتریس داده‌ها استخراج می‌شود، تعداد آنها باید کمتر از تعداد متغیرها
باشد (هومن، 1375).

تحلیل عاملی: اصطلاحی است کلی برای تعدادی از تکنیک‌های ریاضی و آماری مختلف اما مرتبط با هم به منظور تحقیق درباره ماهیت روابط بین متغیرهای یک مجموعه معین. مسئله اساسی تعیین این مطلب است که آیا یک مجموعه متغیر را می‌توان بر حسب تعدادی از «ابعاد» یا «عامل‌های» کوچکتری نسبت به تعداد متغیرها توصیف نمود و هر یک از ابعاد (عامل‌ها) معرف چه صفت یا ویژگی است (هومن، 1381).

تحلیل مولفه‌های اصلی[21]: در روش تحلیل مولفه‌های، به جای عناصر قطری عدد 1 قرار داده، که هم میزان اشتراک و هم واریانس خطا را دربر می‌گیرد. این روش در جستجوی عامل‌هایی است که کل واریانس متغیرها را تبیین می‌کند (هومن، 1381).

چرخش واریماکس[22]: این روش چرخش عامل‌هایی را تولید می‌کند با مجموعه کوچکتری از متغیرها دارای همبستگی قوی و با مجموعه دیگری از متغیرها همبستگی ناچیز دارد و تعداد متغیرهایی که بارهای قوی در یک عامل دارند کم می‌شود و به حداقل می‌رسد، بنابراین تعیین عامل‌ها ساده‌تر می‌شود (هومن، 1381).

عامل‌یابی محور اصلی: روشی است جهت استخراج عوامل از ماتریس همبستگی اولیه،
که مجذور ضرایب همبستگی چندگانه به عنوان برآوردهای اولیه میزان اشتراک در قطر
گذاشته می‌شود و بارهای عاملی پس از هر بار تکرار جایگزین میزان اشتراک قبلی در قطر می‌شود (ثرندایک، 1982؛ ترجمه هومن، 1375).

بار عاملی[23]: همبستگی یک عامل با یک متغیر است. بار عاملی یک تست همبستگی آن تست با اندازه کافی و ایده‌آل یک عامل است (ثرندایک؛ 1982؛ ترجمه هومن، 1375).

ضریب آلفای کرونباخ: روشی برای برآورد اعتبار تست از طریق یک بار اجرای یک تست واحد است. این روش بستگی به هماهنگی کارکرد آزمودنی از یک سوال به سوال دیگر دارد و محاسبه آن مبتنی بر محاسبه انحراف استاندارد سوال‌های آن است.