مقدمه :

کلیه داراییهای یک واحد تجاری - تولیدی دارای ارزش اقتصادی است و حصول اطمینان از به کارگیری آن طبق هدفهای تعیین شده ، نیازمند طرح ریزی می باشد . مثلاً مهندسین تولید برای استفاده موثر از تسهیلات تولید ، برای کلیه فعالیتهای تولیدی به دقت برنامه ریزی می کنند . یا مدیران سیستم ضوابط عملیاتی را به نحوی تنظیم می کنند که حداکثر استفاده را از سیستم کامپیوتر به عمل آورند و از هر گونه استفاده نابجا از این سیستم جلوگیری نمایند . برخی از داراییها به علت ماهیت یا اهمیت آن مستلزم بذل توجه و اعمال دقت بیشتر مدیریت است . موجودیها ، دارایی دیگری است که نیازمند توجه دقیق مدیریت واحدهای تجاری - تولیدی می باشد .

موجودیها دو ویژگی مهم دارد که این ویژگیها ، بذل توجه خاص و همچنین طرح‌ریزی آن را الزامی می کند . ویژگی اول ، صرف مقدار متنابهی از منابع واحدهای تجاری - تولیدی در موجودیهاست . ویژگی دوم ، گردش موجودیهاست که برخلاف داراییهای غیرجاری به طور مداوم مصرف و مجدداً جایگزین می گردد .

فصل اول

تاریخچه شرکت محصولات کاغذی لطیف

شرکت محصولات کاغذی لطیف در تاریخ 7/3/1364 تأسیس و عملیات اجرایی خود را در اواخر سال 1370 در شهر صنعتی هشتگرد در زمینی به مساحت 65 هزار متر مربع و زیربنای حدود 30 هزار متر مربع و با ظرفیت 15000 تن کاغذ با گراماژ پایین آغاز نمود. و پس از گذشت حدود 5/2 سال در نیمه اول سال 1373 بهره برداری از آن آغاز گردید.

ماشین آلات در چهارچوب قرارداد همکاری فنی و اقتصادی ایران و اتریش با استفاده از ارز فاینانس از شرکت فویت خریداری گردیده و اعتبار آن در تاریخ 5/1/1370 در بانک تجارت گشایش یافته است.

لطیف اولین کارخانه دارای واحد جوهر زدایی (Dinking) در صنایع کاغذ سازی ایران می باشد و قادر است روزنه 60 تن کاغذ باطله را جوهر زدائی نموده و به صورت خمیر اولیه تبدیل و از محل این خمیر انواع محصولات را تهیه نماید.

کارخانه کاغذسازی لطیف با بهره گیری از سیستم پیشرفته PLC، با دارا بودن دو مرکزیت کنترل در سالن کاغذ و سالن جوهر زدایی با بیشترین راندمان نسبت به کنترل تجهیزات کارخانه اقدام نماید. ماشین کاغذ توان تولید انواع کاغذهای بهداشتی و صنعتی را از گراماژ 14 تا 45 گرم بر متر مربع دارا می باشد. تمام کنترل آن به وسیله سیستم PLC انجام گرفته و سیستم پرس آن از دو غلتک پرس جهت آبگیری و صافی کاغذ تشکیل شده و قسمت خشک کننده آن از یک غلتک به قطر 4000 میلی متر از طریق داخل بوسیه بخار گرم و از قسمت بیرون به وسیله هوای گرم کاغذ را خشک می کند. بعد از این مرحله سیستم اتوماتیک اندازه گیری قرار دارد که وزن و رطوبت و ضخامت کاغذ را اندازه گیری نموده و تمام اطلاعات را به وسیله چاپگر موجود در اطاق کنترل می دهد.

انواع محصولات شرکت به شرح زیر می باشد.

مشخصات ماشین کاغذ:

1-نوع ماشین:ماشین کاغذ با گراماژ پایین

2-ماشین کاغذ از نوع دیوفوری

3-عرض ماشین 3000 میلی متر

4-عرض کاغذ بدون برش 2760 میلی متر

5-عرض کاغذ مفید 2700 میلی متر

6-سرعت طراحی شده برای ماشین 1400 متر در دقیقه

7-سرعت کار ماشین 1006 متر در دقیقه

8-قطر سیلندر MG4000 میلی متر

شرکت محصلوات کاغذی لطیف از چندین انبار تشکیل شده است.

1-انبار مواد اولیه

2-انبار محصول

3-انبار مواد شیمیایی

4-انبار قطعات فنی

انبار مواد اولیه:کلیه مواد اولیه وخام در این محل جمع آوری شده پس از بررسی و تأیید در جایگاه های مخصوص بسته بندی شده و آماده برای برنامه ریزی تولید می‌باشند.

2-انبار محصول:کلیه محصولات تولید شده در هر روز در انبار محصول چیده و طبقه‌بندی می شوند تا با حواله فروش محصولات بر اساس نوع تولید و درخواست مشتری از انبار خارج شود.

3-انبار مواد شیمیایی:کلیه مواد شیمیایی موجود در شرکت جهت رفع نیارهای

واحدها در انبار فوق جمع آوری و طبقه بندی شده و بر اساس نیاز واحدها و با ارائه برگ درخواست به واحد ها ارسال می شود .

4-انبار قطعات فنی:کلیه قطعات و ملزومات مربوطه به واحدهای تولیدی
خدماتی- اداری و قطعات به ماشین آلات در انبار قطعات موجود می باشد که این اقلام مصرفی و یا سرمایه ای است. این اقلام بر طبق سیکلی از انبار خارج شده و مجدداً هم اجناس جایگزین وارد انبار می شود.

کلیه مراحل ورود و خروج و کنترل اقلام توسط پرسنل انجام شده و توسط واحد برنامه ریزی میزان موجودی کنترل و نسبت به جایگزین آن اقدامات لازم صورت گردد.

فصل دوم :

سیستم کنترل انبار (نظام نظارت بر انبار)

1-2- کارت کنترل کالا:در گذشته برای کنترل عملیات ورود و خروج کالاها در انبار و رسیدگی به حسابها و کترل موجودی انبار از دفاتر استفاده می کردند ولی در گذر زمان کنترل کالا جایگزین مناسبی برای دفاتر شده است. و امروزه کامپیوتر جایگزین کارت کنترل کالا گردیده است. کارت کنترل کالا به شکل مقوای چهارگوش و متحرک می باشد کارت کنترل کالا جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات موجودیها در انبار به کار می‌رود و برای هر قلم کالای موجود در انبار یک کارت انبار صادر می شود که حکم شناسنامه برای کالا را دارد این کارت توسط انباردار تنظیم می شود. کارتهای کنترل بر مبنای ضوابط طبقه بندی کالاها در انبار شماره گذاری و تنظیم می شوند. بدین ترتیب در هر زمان می توان به وسیله کارتهای کنترل کالا اطلاعات لازم را در مورد میزان ورود و خروج و موجودی کالا بدست آورد. این کار سبب تسهیل در امر کنترل و تحویل اجناس می شود. اطلاعات موجود در کارت کنترل کالا عبارتند از:شرح کالا- کد کالا- نشانی کالا- حداقل موجودی- حداکثر موجودی- واحد کالا- حد سفارش.

2-2- انواع کاردکس

اصولاً چندین نوع کاردکس وجود دارد. که عبارتند از کاردکس جعبه ای یا برگردان که

در این نوع کاردکس کارتها در جعبه ای فلزی یا چوبی نگهداری می شوند.

کاردکس سینی یا کشویی که به صورت کشوهای خارجی در فایلهای قرار دارند.

کاردکس گردان یا کاردکس چرخان که کارتها بر روی صفحاتی در طول یک میله عمودی نصب شده و قابل چرخش است به کاردکس گردان لایندکس نیز
می‌گویند.

3-2- کارت حساب انبار

این کارت همانند کارت انبار است ولی در واحد حسابداری صنعتی که به همان صورت که انباردار وضعیت ورود و خروج کالا را در کارت انبار ثبت می کند همان اعمال هم در حسابداری صنعتی بر روی کارت حساب انبار انجام می شود.

با این تفاوت که در آن ستون قیمت (مبلغ نیز وجود دارد) ولی در حال حاضر اصولاً از سیستم پیشرفته کامپیوتر در ورود و خروج و حساب کالا در شرکتهای تولیدی استفاده می شود.

4-2- دفتر راهنمایی اقلام انبار

دفتر راهنمای اقلام انبار دفتری است که مورد استفاده انبار داران مأمورین خرید و

واحد حسابداری می باشد.

دفتر راهنمای انبار حاوی مطالب زیر است

1-نام و مشخصات کالا2-واحد مصرفی

3-شماره کالا

فصل سوم :

فرمهای مورد نیاز در نظام تدارکات

1-3 تعریف :

اصولاً فرم وسیله ای برای مستند کردن عملیات، جمع آوری و تبادل اطلاعات بین قسمتهای سازمان است.

2-3-فرمهای اصلی در نظام تدارکات :

فرمهای اصلی در نظام تدارکات عبارتند از رسید انبار- حواله انبار- درخواست کالا یا درخواست جنس از انبار درخواست خرید سفارش خرید.

3-3-رسید انبار:

رسید انبار یکی از متداولترین و مهمترین فرمهای انبار به شمار می‌آید.

فرم رسید انبار پس از دریافت کالا توسط انباردار تکمیل می شود و به امضای مسئولین مربوطه می رسد این فرم سند تحویل کالا به انبار است. این فرم در چهار نسخه است و به ترتیب زیر توزیع می شود.

الف:یک نسخه جهت انجام عملیات مالی لازم با انضمام سایر مدارک به واحد حسابداری صنعتی ارسال می شود.

ب:یک نسخه به واحد خرید فرستاده شده و در بایگانی واحد خرید نگه داری

می‌شود.

ج:یک نسخه به قسمت ثبت و صدور کاردکس مرکزی فرستاده و در آنجا ثبت و عمل

می شود.

د:یک نسخه پس از ثبت در کاردکس مرکزی در بایگانی انبار قرار می گیرد.

4-3- حواله انبار :

با توجه به ارزش موجودیهای انبار لازم است هنگام صدور کالا از انبار کنترل دقیقی به عمل آید این فرم در صورت وجود کالای درخواست شده هنگام تحویل آن به متقاضی (هنگام خروج کالا از انبار) پس از تکمیل و امضاء یا توسط انباردار و مقام مسئول انبار و سایر مقامات مربوطه به عنوان سند رسمی جهت خروج کالا از انبار محسوب می شود. فرم حواله انبار نیز در چهار نسخه تهیه و توزیع می‌شود سفید
1- حسابداری صنعتی 2-سبز واحد ثبت و صدور (کاردکس مرکزی) 3- انبار
4- درخواست کننده

5-3- درخواست کالا یا درخواست جنس از انبار :

این فرم برای دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرد و واحد متقاضی یا

درخواست کننده آن را تکمیل می کند فرم درخواست کالا پس از تکمیل و تأیید مقامات مسئول در فرمی 2 نسخه ای توزیع می شود.

الف- یک نسخه به واحد انبار فرستاده می شود و واحد انبار در صورت وجود کالا به درخواست کالا ترتیب اثر می دهد.

ب-یک نسخه از این فرم به واحد درخواست کننده ارجاع شده جهت بایگانی.

6-3- درخواست خرید خدمت :

در صورت موجود بدون کالا در انبار یا رسیدن میزان موجودی کالا در انبار به نقطه سفارش این فرم توسط واحد درخواست کننده تکمیل و به واحد برنامه ریزی تحویل می شود و واحد برنامه ریزی اقدامات لازم را انجام می دهد سپس واحد تدارکات پس از دریافت درخواست و هماهنگی با کمیته ساخت نسبت به انجام کار اقدام می کند سپس واحد مالی نسبت به پرداخت هزینه های مربوطه اقدام نموده و نسخه واحد برنامه ریزی پس از پرداخت به آن واحد ارسال می نماید. که این فرم در چهار نسخه توزیع می شود.

7-3- سفارش خرید :

این فرم برای عقد قرارداد به فروشنده کالای مورد نظر در واحد خرید تنظیم و تکمیل می شود و به عنوان مجوز حکم خرید کالا توسط کارپرداز است. فرم سفارش خرید برای هربار خرید باید تهیه و تنظیم شود این فرم در اکثر موارد به دنبال برگ درخواست خرید تهیه و تکمیل می شود.

فصل چهارم :

طراحی نظام اطلاعاتی برای انبار

1-4- تعریف ماهیت نظام اطلاعاتی انبار

نظامهای اطلاعاتی در کارخانجات تولیدی بیشتر در زمینه های برنامه ریزی و کنترل تولید، برنامه ریزی و کنترل مواد، کنترل کیفیت، تعمیرات و نگهداری، انبار و انبارداری مطرح می باشند. به عبارت دیگر نظام اطلاعاتی انبار ایجاد روشهای منظم و منطقی در انبار برای انتقال اطلاعات، اعمال کنترلهای لازم، ورود و خروج کالا از انبار و حصول اطمینان از اجرای کارهای انبار به طور صحیح و طبق برنامه از پیش تعیین شده می‌باشد .

2-4- نتایج حاصله از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی برای انبار

نتایج حاصله از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی عبارتند از:

1-ایجاد رابطه بهتر در واحدهای مرتبط برای تبدیل اطلاعات

2- تسریع عملکرد واحدهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب و مورد نیاز برای نگهداری حساب موجودیهای انبار

3- ایجاد نظارت بهتر و مؤثر تر و دقیقتر از نظر مقداری و ریالی

4-کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود در انبار

5-سفارش به موقع کالا به میزان مورد نیاز

6-افزایش اطلاعات مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار

7-نگهداری اطلاعات به روز درامده از وضع موجودیهای انبار و دادن اطلاعات دقیق و صحیح از آنها به بخشهای مختلف سازمان

8-تشکیل فایلهای اطلاعاتی لازم جهت بررسی موجودیها و تجزیه و تحلیل مقداری و ریالی آنها

9-کاهش مشکلات ناشی از عیب افراد شاغل در انبار

10-کاهش هزینه ها و کارهای زاید اداری از راه حذف فرمهای غیر ضروری در انبار

11-شناسایی کالاهای زائد و بلا استفاده در انبار

3-4- وظایف اطلاعاتی انباردار

1- صدور برگ درخواست خرید و بایگانی یک نسخه از آن

2- صدور برگ رسید انبار هنگام دریافت کالا و بایگانی یک نسخه آن

3-صدور برگ مرجوعی کالا به انبار هنگام دریافت کالای برگشتی از واحدهای مختلف و بایگانی یک نسخه از آن

4-صدور برگ برگشتی خرید هنگام عودت کالا

5-صدور برگ حواله انبار هنگام تحویل کالا به متقاضی

6-صدور سایر فرمهای لازم

7-تهیه کارت برای هر یک از اقلام انبار و ثبت نقل و انتقلات کالا بر روی آن

8-تهیه گزارش از صرف غیر عادی از یک کالا

4-4- جریان کلی گردش عملیات در سیستم نظام تدارکات

منظور از گردش عملیات در سیستم تدارکات عبارتست از مشخص کردن چگونگی اجرای کارها و وظایف محوله به واحدهای درگیر در سیستم تدارکات، گردش عملیات و مراحل اساسی تهیه و تدارک کالا و عملکرد واحدهای مختلف در سیستم تدارکات به ترتیب زیر است :

1- واحد متقاضی که پس از تشخیص لزوم دریافت کالا برگ درخواست کالا را تکمیل می کند.

2- انباردار پس از بررسی و تأیید صحت امضای مجاز روی برگ درخواست کالا پس از مراجعه به کارت کالا از میزان موجودی کالا اطمینان حاصل می نماید .

3- در صورت موجود بودن کالا انباردار از طریق صدور برگ حواله انبار کالا را تحویل می دهد.

4- در صورت موجود نبودن کالا برگ درخواست خرید خدمت ارسال می شود.

5- واحد تدارکات مبلغ لازم را برای خرید کالا برآورد می کند و به حسابداری بازرگانی می فرستد.

6- واحد حسابداری پس از تشخیص و تثبیت وضع اعتبار برگ درخواست ، خریدار را به کمیسیون مالی می فرستد.

7- در صورت موافقت با خرید واحد حسابداری بازرگانی برگ درخواست خرید را به واحد تدارکات پس می فرستد.

8- در صورت عدم موافقت با خرید طی برگشت نسخه دوم برگ درخواست خرید به انبار و به اطلاع واحد درخواست کننده می رسد.

9-عملیات مقدماتی سفارش کالا توسط واحد تدارکات اجرا و برگ سفارش خرید صادر می شود.

10- سپس توسط واحد خرید نسبت به خرید کالاها از داخل یا خارج کشور تصمیم گیری می شود.

11-واحد تدارکات ضمن اجرای عملیات خرید انبار را با ارسال برگ استعلام بها آگاه می سازد.

12- برگ سفارش خرید و کالای خریداری شده توسط مأمور خرید به واحد انبار فرستاده می شود.

13-واحد انبار پس از تأیید برگ رسید انبار را جهت وصول کالا به انبار ارائه می دهد و در صورت عدم مطابقت برگ گزارش کالای غیر قابل قبول یا کالای برگشتی را به واحد تدارکات ارسال می دارد.

14-انباردار مشخصات کالا را در کارت کالا ثبت می نماید و جهت خروج از برگ خروج کالا استفاده می نماید.