پروژه مالی دانشگاه های علوم پزشکی (به صورت فرضی)

مقدمه :
اولین جلسه هیئت امنای مرکزی دانشگاههای علوم پزشکی درساعت 8 صبح روز یکشنبه 11/1/70 به ریاست جناب آقای دکتر ملک زاده وزیر محترم بهداشت درمان و آموزش پزشکی وبا حضور جناب آقای زنجانی رئیس محترم سازمان برنامه وبودجه واعضاء منتخب جناب آقای دکتر نور بخش جناب آقای دکر ایرج فاضل جناب آقای دکتر عباس شفیعی ، جناب آقای دکتر زالی وروسای دانشکده های علوم پزشکی سراسر کشور تشکیل شد . دراین جلسه پیش نویس آئین نامه امور مالی ومعاملاتی دانشگاههای علوم پزشکی دانشکده های علوم پزشکی وموسسات تحقیقاتی که توسط معاونت محترم اداری ومالی وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی تهیه وقبلا در اختیار کلیه اعضای محترم هیئت امنای مرکزی گذاشته شده بود با اصلاحاتی بشرح پیوست بتصویب رسید .
دومین دستور جلسه مربوطه به نحوه اداره واحد های بهداشتی – درمانی بود که مصوب شد آئین نامه پیشنهادی وزارت بهداش درمان و آموزش پزشکی به هیئت محترم وزیران پس از تصویب جهت اجرا به دانشگاهها ودانشکده‌های علوم پزشکی کشور ابلاغ گردد .
در این جلسه تصویب شد که مجموعه قوانین و مقررات آموزشی مربوط به
اعضاهیئت علمی دانشگاه ههای علوم پزشکی مصوب هیئت محترم 3 نفره جانشین هیئت امناوهمچین هیئت های امنای قبلی که توسط حوزه معاونت محترم آموزشی تهیه ودر اختیار اعضای محترم وهیئت امنای مرکزی قرار داده شده است با تصویب هر گونه مصوبه جدید توسط هیئت امنای مرکزی ملاک عمل کلیه دانشگاهها ودانشکده های علوم پزشکی قرار گیرد .
در ادامه جلسه مصوب شده که بودجه تفضیلی هر دانشگاه با حضور معاونت مالی واداری وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی جناب آ”قای دکتر نور بالا ونماینده سازمان برنامه وبودجه جناب آقای کبیری و نماینده دانشگاه مربوط بررسی ومصوبات این هئیت سه نفره بمنزله مصوبه هیئت امنای مرکزی تلقی گردد ضمنا در این جلسه پیشنهاد دانشکده علوم پزشکی بوشهر درمورد فوق العاده جذب وفوق العاده بدی آب وهوای اعضا هیئت علمی مطرح ومصوب شد مشابه بندر عباس عمل گردد .



فصل اول – کلیات
ماده 1- امور مالی ومعاملاتی دانشکده علوم پزشکی که منبعد موسسه نامیده می شود براساس این آئین نامه انجام خواهد شد .
ماده 2- موسسه شامل ستاد دانشگاه وکلیه واحد های اجرائی ( دانشکده ها مراکز آموزشی یادرمانی بیمارستانها ونظائر آن ) است که هر واحد عهده دار اجرای قسمتی از برنامه موسسه می باشد .
ماده 3- سال مالی موسسه از اول فروردین ماه هرسال شروع ودر آخر اسفند ماه همان سال پایان می یابد .
ماده 4- موسسه مکلف است با رعایت مقررات مربوطه ودر مهلت مقرر صورتحساب دریافت وپرداخت هر ماه وحساب نهائی هر سال راتهیه وتنظیم نموده وحسب مورد به هیئت امنا دیوان محاسبات و وزارت اقتصاد ودارائی ارائه نماید .
ماده 5- دریافتهای موسسه شامل اعتبارات جاری وعمرانی واعتبارات اختصاصی وهدایا وکمکهای مردمی است که می بایستی به حسابهای بانکی مربوطه واریز شود .
ماده 6 -کلیه اسناد واوراق تعهد آو رمالی وهمچنین قرا ردادهای موسسه براساس قوانین ومقررات مربوطه با امضاء رئیس موسسه یا مقامات مجاز از طرف ایشان معتبر خواهد بود .
ماده 7- به منظور انجام پرداختها موسسه مکلف است به تعداد مورد نیاز حساب پرداخت بانکهای دولتی داشته باشد .
تبصره 1- این حسابها در صورت موافقت رئیس یا معاون اداری و مالی موسسه با درخواست مشترک رئیس موسسه یامقام مجاز از طرف او با تفاق ذیحساب ومدیرکل امور مالی افتتاح وتنخواه گردان واحد اجرائی به این حساب واریز خواهد شد .
تبصره 2- برداشت از حسابهای واحد های اجرائی به امضا مشترک رئیس ومسئول امور مالی واحد خواهد بود .
تبصره 3- رئیس واحد می تواند درصورت موافقت رئیس موسسه نسبت به تفویض اختیارات مالی اقدام نماید .
تبصره 4- برداشت از سایر حسابهای موسسه با امضا مشترک رئیس موسسه ( یا مقامات مجاز از طرف ایشان وذیحساب ) ( یامقام مجاز از طرف وی ) به عمل خواهد آمد.
ماده 8- بمنظور واریز درآمدهای اختصاصی موسسه مکلف است به تعداد مورد نیاز حسابهای بانکی غیر قابل برداشت بانکهای دولتی افتتاح نماید . واحد های اجرائی موظفند در آمد های وصولی نقدی خود را به این حسابها واریز نمایند .
ماده 9- بمنظور تمرکز وجوهی که بعنوان سپرده وجه الضمان وثیقه ودیعه وبا نظائر آن دریافت می شود حساب بانکی خاصی توسط موسسه دریکی از بانکهای دولتی افتتاح می گردد واحد های اجرائی مکلفند وجوهی راکه تحت عناوین فوق دریافت می دارند به این حساب واریز نمایند . برداشت از حساب فوق فقط بمنظور استرداد وجوه فوق الذکر به واریز کننده یا ضبط آن بنفع موسسه با رعایت این آئیننامه خواهد بود .
دستور العمل اجرائی این ماده توسط موسسه تهیه وابلاغ خواهد شد .
ماده 10-0 ذیحساب ماموریست که بموجب حکم وزارت امور اقتصاد ودارائی بین مستخلفین رسمی واحد صلاحیت بمنظور اعمال نظارت وتامین هماهنگی لازم براساس قانون نحوه انجام امور مالی ومعاملاتی دانشگاهها وموسسات تحقیقاتی در اجرای مقررات مالی ومحاسباتی موسسه به این سمت منصوب می شود وانجام سایر وظایف مشروح زیر را عهده خواهد داشت .
1- نظارت بر امور مالی ومحاسباتی ونگاهداری وتنظیم حسابها بر طبق قانون وضوابط مربوطه وصحت و سلامت آنها .
2- نظارت بر حفظ اسناد ودفاتر مالی .
3- نگاهداری وتحویل وتحول وجوه ونقدینه ها وسپرده ها واوراق بهادار .
4- نگاهداری حساب اموال موسسه ونظارت بر اموال مذکور .
5- صورت الحساب زیر نظر رئیس موسسه وظایف خود را انجام می دهد .
ماده 11- معاون ذیحساب و مدیر کل امور مالی ماموریست که از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت موسسه به پیشنهاد ذیحساب ومدیر کل ) امور مالی وبا موافقت وحکم رئیس موسسه با معاون اداری و مالی به این سمت منصوب می شود .
تبصره : در صورت اعلام نیاز ذیحساب ومدیر کل امو رمالی وموافقت رئیس موسسه یا معاون اداری ومالی می توان از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت دیگر دستگاههای دولتی با استفاده از آیننامه ماموریتها افرادی را به این سمت منصوب نمود .
ماده 12- رئیس امور مالی ماموریست که ا زبین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت موسسه با پیشنهاد رئیس واحد اجرایی وتائید ذیحساب ویا موافقت رئیس موسسه یامعاون اداری و مالی به این سمت منصوب می شود .
فصل دوم – بودجه ومنابع مالی ودر آمد
ماده 13- بودجه تفضیلی برنامه مالی موسسه است که برای یکسال مالی تهیه می شود و حاوی پیش بینی در بافتها ومنابع مالی وبر آورد نیازهای اعتباری اسناد وواحدهای اجرائی برای برنامه سالانه موسسه وپرداخت دیون می باشد .
ماده 14- برنامه اجرائی سالانه موسسه فعالیتهای جاری وطرحهای عمرانی وسرمایه گذاری درجهت تجهیز و بهبود و یا گسترش فعالیتهای جاری است که به هدفهای تعیین شده در مدت یکسال پیش بینی می شود .
ماده 15- فعالیتهای جاری ، عملیات وخدمات مستمر و مشخصی است که برای رسیدن به هدفهای برنامه طی یکسال اجرا می شود .
ماده 16- طرح عمرانی ، مجموعه عملیات وخدمات مشخصی درجهت اهداف موسسه است براساس مطالعات توجیهی فنی ، اقتصادی ، اجتماعی درمدت معیین وبا اعتبار مشخص که به صورت سرمایه گذاری توسط موسسه انجام وتمام یا قسمتی از هزینه های اجرائی آن ازمحل اعتبارات عمرانی تامین می گردد وهزینه های غیر ثابت دوره مطالعه وبا اجرا را نیز شامل می شود.
ماده 17- فعالیتهای سرمایه گذاری : مجموعه عملیات مشخصی است که درجهت تجهیز و بهبود وگسترش فعالیتها جاری صورت می گیرد .
ماده 18- منابع مالی موسسه عبارت است از اعتبارات جاری ، اعتبارات عمرانی ، اعتبارات اختصاصی مانده اعتبارات مصرف نشده سنوات قبل هدایا وکمکهای مردمی تحصیل وام واستفاده از تسهیلات سیستم بانکی .
تبصره 1- اعتبارات جاری : اعتبارات عمرانی هر سال موسسه در سال قبل توسط موسسه تنظیم وبه مراجع ذیصلاح ارائه می شود تابه صورت کمک در بودجه کل کشور منظور و تصویب شود.
تبصره 2- اعتبارات اختصاصی معادل کلیه در آمدهای وصولی ( درآمد اختصاصی ) موسسه می باشد که به حساب خزانه واریز شده است وکلا قابل
هزینه می باشد .

پروژه مالی سیستم انبار و خرید در شرکت تجهیزات ایمنی راهها

پیشگفتار
منظور از طرح سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه ، بطور کلی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات .
جزئیات سیستمهای طرح شده در واحدهای مختلف صنعتی با توجه به نوع فعالیت و سازمان داخلی آنها ممکن است با یکدیگر تفاوت داشته باشد ولی نتایج زیر از طرح هر سیتم اطلاعاتی انبار عاید می گردد :
1) ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات .
2) تسریع عملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .
3) انجاد کنترلهای بهتر در کارخانه .
4) کمک به شناسائی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .
5) طرح فرمهای مناسبتر برای نگهداری حساب موجودیهای انبار ( مثل کـارت انبـار و… ) .
6) طرح فرمهای بهتر برای نقل و انتقالات کالاهای موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .
7) نگهداری اطلاعات بروز درآمده از وضع موجودیهای انبار که در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار می گیرد ( مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده و …. ) .
8) سفارش به موقع کالا و به میزان مورد نیاز به آن .
9) افزایش اطلاعات مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .
10) ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم وجود سوءاستفاده در موجودیهای انبار .
11) کاهش اشکالات احتمالی ناشی از غیبت افراد شاغل در سیستم ، بخصوص انباردار .
12) کاهش هزینه ها و کارهای زائد اداری از طریق حذف فرمها و یا عملیات غیرضروری.
13) شناسائی کالاهائی که بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقیمانده اند و سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن قسمتی از سرمایه کارخانه میشوند.
فصل اول کلیات

تاریخچه شرکت
نگاهی اجمالی به سیستم انبار و خرید در شرکت تجهیزات ایمنی راهها و همچنین توضیحاتی مختصر در مورد تاریخچه شرکت و اهداف آن :
شرکت تجهیزات ایمنی راهها در سال 1317 هجری شمسی تأسیس گردید ، این شرکت هنگام تأسیس به نام شرکت سهامی رنگ نامگذاری گردید . با توجه به سوابق این شرکت می توان به عملکرد این شرکت در سالهای اولیه فعالیت اشاره کرد ، از عمده ترین اهداف اصلی این شرکت ساخت وسائل و تجهیزات تخصصی از قبیل ماسک ، لباس ضد حریق و … بود .
اما در حال حاضر تولیدات این شرکت شامل گاردریل کنار جاده ، علائم راهنمائی و رانندگی ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلکترر )‌ ، گابیون و … میباشد .
سهام این شرکت تماماً متعلق به دولت میباشد و زیر نظر وزارت راه و ترابری اداره می گردد .


انبارها
این شرکت دارای هشت انبار میباشد که عبارتند از :
1- انبار مواد اولیه 2- انبار ضایعات 3- انبار لوازم یدکی 4- انبار کالای تجاری 5- انبار محصول 6- انبار ابزار مصرفی 7- انبار سوخت 8- انبار متفرقه .
نقشه هوائی و موقعیت فیزیکی این انبارها پیوست میباشد .
کدینگ در شرکت تجهیزات ایمنی راهها
کدینگ اقلام انبارها در این شرکت ، شامل 10 رقم می باشد که رقم اول و دوم از سمت چپ کد کالا ، بیانگر نوع انبار میباشد ، یعنی انبار مواد اولیه با پیش شماره 11 انبار ضایعات با پیش شماره 12 ، انبار لوازم یدکی با پیش شماره 21 ، انبار کالاهای تجاری با پیش شماره 41 ، انبار محصول با پیش شماره 51 و انبار ابزار مصرفی با پیش شماره 62 ، انبار سوخت با پیش شماره 81 و انبار متفرقه با پیش شماره 91 شروع می شوند .
پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدی صرفاً برای گسترش انبار برای آینده پیش بینی شده است و به اصطلاح باز می باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس کالا می باشد و در آخر دو رقم پایانی بیانگر واحد شمارش یا اندازه گیری کالا میباشد . یعنی اگر دو رقم آخر کد کالایی 01 باشد واحد اندازه گیری آن کالا کیلوگرم است و همچنین 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 لیتر ، 08 قوطی ، 09 یارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جین ، 15 شاخه و 16 رول میباشد .
بعنوان مثال اگر کد کالایی 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص می شود که این کالا در انبار ابزار مصرفی میباشد و اعداد 0240 باز میباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش میباشد و اعداد 02 نشانگر این است که واحد شمارش این کالا عدد میباشد .
نحوه ورود و خروج کالا از انبار
نحوه ورود جنس به انبار
در شرکت « تجهیزات ایمنی و راهها » ورود کالا به انبار بدین صورت است که استفاده کننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفی بودن ، ملزومات ، مواد اولیه و … فرمی به نام درخواست کالا تنظیم مینماید و با ذکر نام خود و نام واحد درخواست کننده ، شرح و تعداد جنس مورد نیاز خود را اعلام می نماید و پس از استعلام از انبار مبنی بر نبود این جنس در انبار ، جهت خرید به واحد تدارکات ارجاع می گردد . واحد تدارکات نیز پس از طی مراحل قانونی ( دریافت استعلام بها ، پیش فاکتور و … ) نسبت به خرید جنس مورد نظر اقدام می نماید و جنس خریداری شده وارد انبار شده و برای آن رسید انبار صادر می شود . رسید انبار در سه نسخه ( یک نسخه 3 برگی ) تنظیم می گردد که یک نسخه از این برگها نزد آورنده جنس ( تحویل دهنده ) ، یک نسخه نزد تحویل گیرنده ( انبار ) و نسخه دیگر هم به همراه فاکتور ، درخواست خرید ، استعلام بها و غیره جهت ثبت و تنظیم سند خرید تحویل امور مالی می گردد .
نحوه خروج جنس از انبار
همچنین در این شرکت برای خروج جنس از انبار ، ابتدا تکمیل فرم درخواست کالا توسط واحد متقاضی جنس صورت می گیرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر می گردد و پس از تکمیل و تأئید حواله مربوطه جنس مذکور به تعداد ( یا مقدار ) حواله شده از انبار خارج می گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نیز توسط انباردار یا مسئول انبار صادر می گردد .
فرمهای مورد استفاده در انبارهای تجهیزات ایمنی راهها
1- حواله : جهت خروج کالا از انبار مجوزی بنام حواله صادر می گردد . حواله انبار شامل : ردیف ، کد کالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد . نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم برای تحویل گیرنده میباشد ، همچنین حواله انبار دارای کد انبار ، شماره سریال حواله ، نام واحد درخواست کننده و تاریخ میباشد که توسط رئیس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحویل گیرنده امضاء می گردد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
2- رسید : جهت ورود کالا به انبار مجوزی بنام رسید انبار صادر می گردد ، قسمتهای اصلی رسید انبار عبارتند از : ردیف ، کد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد ، نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم هم برای تحویل دهنده جنس ( واحد تدارکات ) است . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
3- برگشت رسید : گاهی اوقات اتفاق که کالایی در اثر عوامل مختلف باید به فروشنده و یا سازنده آن عودت گردد ، در این صورت کالای رسید شده در انبار را باید برگشت رسید کرد ، و یا به عبارتی با عودت آن به فروشنده یا سازنده آن ، برگشت از خرید تنظیم می گردد این سند شبیه حواله انبار میباشد ، با این تفاوت که در آن علت برگشت نیز ذکر میشود . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
4- فرم برگشت کالا : گاهی اتفاق می افتد که کالایی از انبار درخواست می گردد اما پس از صدور حواله و خروج کالا ، این کالا به انبار عودت می شود . ثبت ورود کالا به انبار در سندی بنام برگشت کالا به انبار انجام می شود . این فرم شبیه رسید انبار است ، با این تفاوت که در این فرم علت برگشت کالا به انبار نیز قید می گردد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
انبارگردانی
همانگونه که میدانید موجودی مواد و کالا یکی از اقلام دارایی های جاری و همچنین یکی از مهمترین اقلام ترازنامه است ، در پایان هر دوره مالی جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعی موجودیهای مواد و کالا و همچنین جهت دستیابی به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگردانی انجام می گیرد .
در شرکت تجهیزات ایمنی و راهها این عمل در سال مالی منتهی به 1382 با حضور نمایندگان سازمان حسابرسی صورت گرفت . بدین صورت که کمیته ای تشکیل گردید که کمیته انبارگردانی نام دارد . برای این کمیته مسئولی انتخاب شد که وظیفه این کمیته اجرای دقیق دستورالعمل انبارگردانی بود و شخصی بعنوان هماهنگ کننده تعیین گردید که مسئولیت هماهنگی بین انبارها ، مسئولین انبارها و شمارشگران و نمایندگان سازمان حسابرسی بود .
انبارگردانی در این شرکت به مدت 30 روز طبق دستورالعمل و اجرای موارد زیر انجام گردید :
1- کنترل اجناس : از آغاز انبارگردانی موجودی انبارها چک گردید . برای اطمینان از اینکه جنسهای مشابه در چند جای مختلف قرار نگیرند و یکجا جمع شوند و مواردی بود که رفع شد .
2- تگ گذاری : برگه های شمارش شامل سه قسمت مشابه که در آن شماره سریال برگه ، کد کالا ، شرح کالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نیز دو محل امضاء برای شمارش کنندگان وجود داشت . این تگهای شمارش قبل از آغاز انبارگردانی بصورت کامپیوتری پرینت شده و هر کدام روی جنس مربوطه قرار گرفته بود .
3- شمارش اول : شمارش کنندگان در چند تیم دو نفری تقسیم شده که یک نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت مقادیر بود . شمارش از یک طرف انبار و در جهت خاصی شروع شد . شمارش کنندگان به ترتیب قفسه ها و ردیفهای انبار را طی کردند و به هر جنس که رسیدند قسمت اول تگ را جدا کرده و پس از شمارش دقیق مقادیر شمارش شده در آن ثبت کردند ، سپس قسمتهای مربوط به شمارش دوم و سوم را در جای قبلی خود ( روی جنسها ) قرار می دادند . طبق استانداردها این عمل ( شمارش اول ) توسط گروه دیگری نیز انجام می گیرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش کنندگان ( تیم دوم ) امضاء می گردد .
جمع آوری برگه های شمارش
در پایان هر روز برگه های شمارش به تفکیک شمارش اول و دوم توسط ناظرین انبارگردانی ( حسابرسان ) جمع آوری و نگهداری می شد . پس از آنکه کلیه موجودیهای انبار شمارش گردید با حضور بازرسان قانونی شرکت ( حسابرسان ) پاکت حاوی برگه های شمارش باز شده و موجودیهای شمارش شده وارد کامپیوتر گردید .
لیستهای مغایرت
اگر بین شمارش اول و شمارش دوم گروههای شمارش اختلافی وجود داشته باشد ، این موارد در لیستی به عنوان مغایرت اولیه چاپ ( تهیه ) می شود و شمارش مجدد این اقلام انجام می گیرد . سپس این شمارشها وارد کامپیوتر گردیده ( پاسخ ) و با موجودی کالاها طبق کاردکس مقایسه می گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بین آنها لیست مغایرت ثانویه تهیه می گردد و اینبار با حضور مسئول انبار یا انباردار و یا کمک انباردارهایی که مورد اطمینان مسئولین انبار هستند شمارش سوم انجام می گیرد و نتیجه این شمارش در قسمت سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت می شود . سپس برای آخرین بار این شمارشها وارد کامپیوتر ( پاسخ ) شده و لیست مغایرت نهایی گرفته ( چاپ ) می شود . لازم به ذکر است کلیه این فعالیتها باحضور حسابرس انجام می گیرد و برگه های شمـارش سوم بـه تـأیید و امضـاء انبـاردار می رسد .
که در این شرکت مواردی مغایرت وجود داشت که پس از طی این مراحل رفع گردید .
پس از اتمام انبارگردانی صورتجلسه انبارگردانی و همچنین تأییدیه انباردار نیز تهیه گردید . کلیه لیستهای فوق به امضاء مسئول هماهنگ کننده انبارگردانی ، مسئول انبار و انباردار رسیدند . جهت شروع اعمال انبارداری در سال جدید مالی لیست کسری و اضافی انبار مورد استفاده قرار گرفت . بدین ترتیب که کلیه کسری انبار به حساب هزینه ها و کلیه اضافات انبار به حساب سایر درآمدها یا درآمدهای متفرقه منظور گردید

فهرست:

پیشگفتار
فصل اول : کلیات
تاریخچه شرکت
انبارها
کدینگ
نحوه ورود و خروج کالا از انبار
فرمهای مورد استفاده در انبارهای شرکت تجهیزات ایمنی راهها
انبارگردانی

فصل دوم : شناسایی انبار
مقدمه
هدف و اهمیت انبارداری
انبار و انواع آن
انبارهای سازمانهای تولیدی و صنعتی
موجودیهای انبار ( انواع انبار )
محل سازمانی و تشکیلات داخل انبار
مشخصات انباردار
اهم وظایف انباردار
رعایت اصول ایمنی و حفاظت در انبار
انبار اسقاط یا انبار لوازم فرسوده
واحد کنترل انبار یا کنترل اقلام

فصل سوم : طبقه بندی کالاها ، کدگذاری و تنظیم کالاها در انبار
طبقه بندی کالاها
محاسن طبقه بندی کالاها
خصوصیات طبقه بندی صحیح
مبانی طبقه بندی کالاها
کدگذاری کالاها
ضرورت و شرایط کدگذاری
خصوصیات یک نظام کدگذاری صحیح
علل استفاده از نظام کدگذاری
روشهای کدگذاری
کدگذاری بر اساس طبقه بندی کالاها
کد میله ای ( خط نما )
استقرار کالاها در انبار
چیدن و استقرار کالاها در انبار
استفاده از حداکثر فضای انبار
وسایل کار در انبار
نظامهای خروج کالا از انبار
روشهای انبارکردن کالا

فصل چهارم : نظام نظارت بر انبار
وسایل و ابزار نظارت بر عملیات انبار
دفاتر انبار
کارت انبار
کاردکس حسابداری
مهمترین کارتهای انبار
طراحی نظام اطلاعاتی برای انبار
نتایج حاصل از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی انبار
وظایف اطلاعاتی انباردار
طراحی فرمهای انبار
نمودار حرکت فرمها
تعریف فرم
فرمهای مورد نیاز انبار
گردش عملیات در سیستم تدارکات
دریافت و صدور کالاها
روشهای اجرای کار در انبار
عملیات حسابداری خرید و انبار
روشهای درخواست و دریافت کالا از انبار
روشهای صدور و درخواست خرید و ورود کالا به انبار
روش برگشت کالا به انبار

فصل پنجم : نظام نظارت بر موجودی
استقرار نظام نظارت بر موجودی جنسی در سازمان
هدف و فواید نظارت بر موجودی
اهمیت و فواید نظام نظارت بر موجودی
دسته بندی کالاهای مختلف
ارزش یابی کالاها
هزینه های مربوط به موجودی
نظام موجودی صفر

فصل ششم : شیوه های ریاضی نظارت بر موجودی
شیوه های ریاضی نظارت بر نظام موجودی
عوامل مؤثر در تعیین موجودی
انبارگردانی

فصل هفتم : نحوه انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها
مقدمه
انبار
تقسیم انبار
سیستم انبار
فرمهای مورد استفاده در انبار
نحوه ورود جنس به انبار
نحوه خروج جنس از انبار
نحوه نگهداری موجودی حساب کالا در انبار
کدینگ ( شماره کالاهای انبار )
حفاظت فیزیکی از انبار
انبارگردانی
جمع آوری برگه های شمارش
لیستهای مغایرت
نحوه انبارگردانی
منابع و مأخذ
پیوست

مدیریت و حسابداری در شهرداری ها

مقدمه:
مدیر امور مالی که طبق مادة 79 قانون شهرداری در معیت شهردار ذیحساب شهرداری می باشد بر کلیة واحد ها و شعبة مالی ریاست نظارت خواهد داشت و شهردار مجاز به تعیین یا تغییر او بدون موافقت انجمن شهر نخواهد بود .
در شهرداریهای کوچک و متوسط ممکن است به ذیحساب مذکور که کلیة کارهای مالی را رؤسا و یا به کمک تعدادی کارمند انجام می دهد عنوان رئیس حسابداری اطلاق شود .
وظائف مسئول امور مالی که در معیت شهردار ذیحساب میباشد به طور معمول در شهرداریهای متوسط و بزرگ به قرار زیر است :
الف ـ تهیه برنامه عملیات مالی و هماهنگ ساختن عملیات مذکور .
ب ـ تهیه گزارشهای مالی و ترازنامه و تفریغ بودجه سالانه و بررسی و تأیید آنها .
ج ـ بررسی و کنترل کیفیت اجرای بودجه .
د ـ راهنمائی کارکنان مالی در اجرای مقررات و دستورالعملهای مربوطه .
شرکت در جلسات مناقصه و مزایده و هیأت عالی معاملات و انجام سایر تـکالیفی که طبق آئین نـامة معاملات شهرداری بـعهدة مدیر امـور مـالی
محول است .
بررسی قراردادها از نظر انطباق آن با اصول و موازین حقوق مالی .
امضای چکها و اسناد پرداخت بعنوان یکی از امضاء کنندگان مجاز طبق مادة79 قانون شهرداری .
امضای مکاتبات مربوط به امور مالی در حدود مقررات مربوط .
اعمال اختیاراتی که از طرف شهردار در عقد قراردادها و ایجاد تعهد یا تشخیص یا صدور حواله به عهدة او محول می شود .
تماس با سازمانها و اشخاص خارج از شهرداری و پیمانکاران و مذاکره با آنها در امور مالی و معاملات شهرداری .
در شهرداریهای بزرگ ممکن است به تناسب حجم کارهای مالی بتعداد مورد لزوم حسابدار و کارمند در دفتر مدیر امور مالی برای همکاری و کمک به او گمارده شود .

بخش اول :
سازمان مالی شهرداری ها

1ـ بودجه و اعتبارات
وظایف مسئول بودجه و اعتبارات شهرداری یا واحد سازمانی مربوط که عهده دار این وظیفه می باشد بترتیبی است که در دستورالعمل بودجة شهرداری مقرر شده است .
مسئولیت امور مربوط به بودجه طبق ماده 26 آئین نامة مالی شهرداریها اساساً بعهده شهردار و مسئول امور مالی شهرداری ( ذیحساب) است و نامبردگان باید در شهرداریهای کوچک و متوسط رؤسا اقدام نموده و در شهرداریهای بزرگ مراقبت بعمل آورند که مسئول بودجه واعتبارات وظایف خود را بموقع و بنحو احسن انجام دهد .

2ـ درآمد
وظایفی که در این قسمت انجام می شود بشرح زیر است :
الف ـ تهیه و جمع آوری اطلاعات مربوط به منابع مختلف درآمدهای شهرداری .
ب ـ تهیه پیشنهاد برای برقراری عوارض جدید و تعرفه های درآمد .
ج ـ نگهداری دفاتر جزء و جمع یا کارت مودیان عوارض و میزان عوارض مودیان .
د ـ صدور ابلاغ پیش آگهی های عوارض یا برگه های تشخیص و فیشهای بانکی عوارض .
ه ـ وصول درآمدها و صدور قبض وصول و تودیع آنها در حساب بانکی شهرداری . تحت نظارت شعبه خزانه و تسلیم مدارک مربوط به تشخیص فوق الذکر .
و ـ رسیدگی به عوارض معوقه و بقایا .
ن ـ رسیدگی به شکایات و اعتراضات مودیان عوارض و عنداللزوم طرح آنها در کمسیون های مقرر در قانون .
ر ـ تهیه گزارشها و آمارهای مربوط به درآمد .
ز ـ انجام اقدامات قانونی و تعقیب عملیات مربوط برای وصول درآمدها.

3 ـ حسابداری
وظایفی که در این قسمت انجام می شود بقرار زیر است :
الف ـ تنظیم اسناد هزینه های جاری و اسناد خرید و لیست های حقوق کارکنان و لیست های دستمزد کارگران و رسیدگی قبل از پرداخت .
ب ـ نگهداری حساب پرداخت ها و هزینه های مربوط به تنخواهگردان واحدهای مختلف .
ج ـ رسیدگی به حسابها و صورت وضعیت های پیمانکاران و اشخاص طرف معامله با شهرداری و سایر صورتحسابها .
د ـ نظارت در مناقصه ها و مزایده ها و معاملات شهرداری در حدود مقررات و آئین نامه معاملات شهرداریها .
ه ـ نگهداری و نظارت در حساب انبارها .
و ـ نگهداری حساب درآمد و هزینه و تأسیسات و اموال شهرداری .
ت ـ صدور حواله برای پرداختهای عهده خزانه شهرداری .
پ ـ ثبت کلیه عملیات مالی در دفاتر روزنامه و معین و کل .
ث ـ تهیه گزارشها و صورتهای مالی و ترازنامه و گزارش تفریق بودجه.
بایگانی اسناد و مدارک مالی .
س ـ نظارت و مراقبت در حسن انجام فعالیتهای حسابداری که در سایر واحدهای تابعه امور مالی انجام می شود و تمرکز انعکاس و ثبت نتایج آنها در سیستم حسابداری شهرداری .

4 ـ خزانه
وظایف واحد خزانه بقرار زیر است :
الف ـ وصول و تمرکز درآمدها و تنظیم حساب وصولی های روزانه و
مراقبت در توزیع بموقع درآمدها در حسابهای مربوطه بانکی .
ب ـ انجام کلیة پرداختها و ثبت آنها در دفاتر و گزارشهای دریافت و پرداخت روزانه .
ج ـ نگهداری حساب سپرده ها و استرداد آنها بر اساس حواله های صادره .
د ـ پرداخت مالیاتها و حق بیمه های مکسوره در اسناد هزینه بمراجع ذیربط .
ه ـ نگهداری کلیه اوراق بهادار و اسناد دریافتی شهرداری و حساب آنها.
و ـ نگهداری حساب اسناد پرداختی .
ی ـ تنظیم گزارشهای مربوط و ارسال آنها به حسابداری و سایر مراجع ذیربط که در دستورالعمل مقرر است .

5 ـ تدارکات یا کارپردازی
وظایفی که در این قسمت انجام می شود بقرار زیر است :
الف ـ صدرو برگ سفارش و خرید .
ب ـ انجام تشریفات مناقصه و مزایده در معاملات شهرداری با رعایت آئین نامه معاملات شهرداریها .
ج ـ برآورد قیمت ها و هزینه در معاملات .
د ـ تهیه قراردادهای مربوط به معاملات .
ه ـ تحویل گرفتن کالاهای خریداری شده و صدور قبض انبار با تنظیم صورتجلسات تحویل .
و ـ نظارت در حسن اداره انبارهای شهرداری و نگهداری حساب آنها .
ن ـ صدور حواله انبار برای تحویل کالا به واحدها .
ی ـ نظارت و حفظ و نگهداری وسایل موتوری و انجام تعمیرات آنها .
پ ـ تنظیم صورت ها و گزارشهای مالی مربوط به خریدها و اموال و انبار .

6 ـ حسابرسی داخلی
وظایف حسابرسی داخلی بترتیبی است که در دستورالعمل حسابرسی شهرداریها مقرر شده است .
در شهرداریهای کوچک و متوسط وظایف حسابرسی داخلی بعهدة یک نفر حسابرس ( ممیز حسابها ) خواهد بود .

7 ـ اموال
وظایف مربوط به واحد سازمانی در شهرداری که عهده دار اداره امور
اموال می باشد به ترتیبی است که در آئین نامة اموال شهرداریها مقرر است .
در شهرداریهای کوچک و متوسط انجام وظایف مربوط به تهیه اموال حسابداری است.

8 ـ شعب و تعداد کارکنان امور مالی
در شهرداریهائی که جمعیت آنها از 10 هزار نفر تجاوز نکند کلیة کارهای مالی شهرداری توسط شهرداری و شخصی که در معیت شهردار ذیحساب شهرداری می باشد انجام می گردد و در صورت لزوم معدودی کارمند و کمک گمارده می شوند . شهرداریهای متوسط ممکن است یک یا چند شعبه از شعب امور مالی قرار گیرد یا یک نفر رئیس شعبه برای دو یا سه کار مختلف که یک شعبه تأسیس شده انجام وظیفه نماید.

بخش دوم :
سرفصل حسابهای دفتر کل و دفتر معین

بانک ـ پس از تهیه صورت مغایرات بانکی در پایان هر ماه این حساب به مبلغ جمع دریافتی ها و به میزان چکهای صادره و هزینه های بانکی بستانکار می شود و در صورتیکه حسابهای متعدد از طرف شهرداری در بانک افتتاح شده باشد برای هر یک از آنها یک حساب جداگانه در دفتر کل به منظور و به ترتیب فوق عمل خواهد شد .

تنخواه گردان ـ چون ریز اقلام هزینه های پرداختی از محل تنخواه گردان در دفتر تنخواه گردان ثبت می شود فقط در ابتدای سال حساب تنخواه گردان دفتر کل نسبت به مبلغ کل تنخواه گردان بدهکار می شود و در موقع تجدید تنخواه گردان در پایان هر ماه وجه چک دریافتی به حساب هزینه ها در دفتر کل بدهکار و به حساب بانک بستانکار می شود .

بدهکاران ـ مطالبات تحقق یافته شهرداری از اشخاص و موسسات اعم از موسسات دولتی و غیر دولتی در بدهکار این حساب منظور می شود ( طرف این حساب از لحاظ عوارض در حسابهای بامانده بستانکار ذخیره مطالبات قابل وصول است ).
مطالبات از حساب مخصوص ـ در صورتیکه برای فعالیتهای اختصاصی یک گروه حساب جداگانه ایجاد گردد بدهی آن گروه حسابها به گروه حسابهای عمومی ، در این حساب ثبت می گردد .

درآمدهای پیش بینی شده ـ این حساب در ابتدای سال نسبت به جمع کلّ درآمدهای مصوب در بودجة بدهکار و حساب مازاد بودجه به همان میزان بستانکار میشود . در پایان هر ماه معادل جمع درآمدهای وصولی که در دفتر معّین درآمد ثبت گردیده این حساب بستانکار و طرف آن ( حساب مازاد بودجه ) بدهکار می شود .

پیش پرداختها ـ برای ثبت پیش پرداخت به فروشندگان یا پیمانکاران بر اساس قرار دادهای منعقده یا سفارشهایی که داده می شود به مبلغ پرداختی حساب پیش پرداخت بدهکار و به بستانکار حساب بانک منظور می گردد .

اسناد دریافتی
حسابهای عمومی ( با ماندة بستانکار )
مازاد بودجه ـ طرف این حساب درآمدهای پیش بینی شده است .
ذخیرة مطالبات قابل وصول ـ طرف این حساب در گروه حسابهای با ماندة بدهکار حساب بدهکاران می باشد .

درآمدها ـ با وصول درآمدها که قاعدتاً از طرف بانک صورت می گیرد این حساب بستانکار می شود .

پیش دریافتها ـ این حساب در مقابل دریافتهای زودتر از موعد بستانکار می شود .

بستانکاران
اسناد پرداختی
ذخیرة مطالبات مشکوک الوصول ـ آن قسمت از درآمدهای قابل وصول را که مشکوک قلمداد می گردد می توان از حساب ذخیره مطالبات قابل وصول خارج ساخته و دراین حساب منظور نمود . (در صورتیکه به طرق بازرگانی اداره گردد ).

حسابهای انتظامی دارایی های ثابت
زمین و ساختمان .
ماشین آلات و وسایل نقلیه .
اثاثه .
کار در جریان ساخت .
سرمایه گذاری برای دارایی ثابت .

حسابهای انتظامی دارایی های جاری
موجودی انبار .
سرمایه گذاری برای دارایی جاری .

دفتر معین درآمد
برای هر یک از منابع درآمد که در بودجه مصّوب شهرداری منظور گردیده است باید یک حساب در دفتر معین درآمد منظور گردد .
رعایت تفکیک عناوین منابع درآمد بر اساس فهرست طبقه بندی درآمدها که ضمیمة دستورالعمل بودجة شهرداری میباشد الزامی است .
بنا به پیشنهاد متخصصّان حسابداری و تایید مدیر امور مالی شهرداری و شهردار در صورتیکه در بعضی از شهرداریها ایجاب کند برای یک منبع درآمد ممکن است چند منبع فرعی در نظر گرفته شده و حسابهای جداگانه برای منابع فرعی مذکور در دفتر معین درآمد منظور شود .
حداقل سر فصل حساب درآمد در دفتر معین طبقات اصلی درآمد طبق فهرست طبقه بندی درآمد ها بشرح زیر است مگر اینکه بعضی از منابع مذکور مطلقاً در یک شهرداری وجود نداشته باشد .
سهمیة شهرداری از پرداختهای وزارت کشور .
عوارض توأم با مالیات وصولی در محل .
عوارض بر ساختمانها و اراضی .
عوارض بر ارتباطات و حمل و نقل .
عوارض بر پروانه های کسب و فروش و تفریحات .
درآمدهای حاصل از فروش و درآمدهای وصولی در مقابل خدمات .
درآمد تأسیسات شهرداری و جرائم تخلفات .
درآمدهای حاصل از وجوه و اموال شهرداری .
کمکهای بلاعوض و هدایا و وامها و استفاده از موجودیهای نقدی دوره قبل .

دفتر معین هزینه
برای هر یک از قالبهای بودجه یک حساب انتظامی و برای هر یک از
فصول چهارگانه آنها( هزینه های پرسنلی ـ اداری ـ سرمایه ای ـ انتقالی ) یک حساب جداگانه در دفتر معین هزینه منظور می گردد و جمع اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه در پایان هرماه در دفتر معین هزینه ثبت می شود .
جمع اقلام هزینه های ثبت شده در دفتر معین ماهی یک بار رسیدگی و کنترل شده به دفتر کل منتقل و ثبت می گردد .
بنا به تشخیص متخصصان حسابداری و تأیید مدیر امور مالی شهرداری و شهردار ممکن است علاوه بر سر فصل حسابهای فوق الذکر سر فصلهای دیگری نیز برای ثبت حساب هزینه ها بر اساس مواد هزینه داخل در هر یک از فصول چهارگانه هزینه برای مجموع هزینه های شهرداری یا مجموع هزینه های هر یک از وظائف یا برنامه ها با فعالیتها و یا قالبهای بودجه ای در دفتر معین هزینه منظور شود .
در شهرداریهای بزرگ و متوسط در صورتیکه از کامپیوتر در نگهداری حسابهای شهرداری استفاده شود این حسابها باید با تفکیک مواد هزینه و حتی اجزاء آن و بر اساس فصول چهارگانه هزینه ها در قالبهای بودجه ای هر یک از قالبهای وظایف ـ برنامه ها و فعالیتها تنظیم گردد .
تفکیک وظایف و برنامه ها و فعالیتها که مبنای نگهداری حساب هزینه بر اساس آنها خواهد بود تابع فهرست طبقه بندی ضمیمه دستورالعمل طرح و تنظیم برنامه 5 ساله عملیات نوسازی و عمران اصلاحات شهری در شهرداریها می باشد .
حداقل سرفصل حسابهای هزینه دردفتر معین فصول چهارگانة هزینه ها برای هر یک از قالبها بودجه ای که بر اساس تفکیک وظایف و برنامه ها و فعالیتها و طرحها تنظیم می گردد به شرح زیر خواهد بود :
فصل اول ـ هزینه های پرسنلی .
فصل دوم ـ هزینه های اداری .
فصل سوم ـ هزینه های سرمایه ای.
فصل چهارم ـ هزینه های انتقالی .
در اسناد و اوراق فرمها و دفاتر مالی مربوط به هزینه ها ذکر شمارة قراردادی وظیفه و برنامه و فعالیت قبل از شماره قراردادی هزینه الزامی است و با این ترتیب که هزینه ها 7 رقمی خواهد بود که با سه رقم اول سمت چپ نماینده فعالیت و برنامه و وظیفه و چهار رقم سمت راست که با علامت ( ـ ) از سه رقم سمت چپ جدا می شود نشان دهندة فصول چهارگانه مواد هزینه و عنداللزوم مواد هزینه می باشد .