پروژه مالی سیستم حسابداری در بیمه

فصل اول
شرح دفاتر و فرمهای مورد لوم
1- برای ثبت عملیات مالی استفاده از دفاتر حسابداری شامل روزنامه حسابهای عمومی، دفتر کل، دفتر معین، دفتر اعتبارات، دفتر صندوق، دفتر اموال و همچنین استفاده فرمهای مورد لزوم مانند موازنه حساب، سند حسابداری، دستور پرداخت، و غیره ... ضروری بوده و ذیلاً تشریح می‌گردد.
1-1- دفتر روزنامه حسابهای عمومی :
از آنجائیکه روش مالی سازمان بصورت ماشینی بوده و در نظر است کلاً عملیات مالی سازمان در رابطه با درمان نیز بصورت ماشینی باشد لذا دفتر روزنامه مبتنی بر استفاده از ماشین تهیه گردیده و لازم است واحدهای درمانی از این دفاتر که نمونه آن ضمیمه این دستورالعمل می‌باشد استفاده نمایند. بدیهی است از ستونهایی که در روش دستی مورد نیاز نبوده استفاده بعمل نخواهد آمد. دفتر روزنامه حسابهای عمومی شامل 11 ستون و بشرح زیر مورد استفاده قرار خاهد گرفت و واحدها مکلفند کلیه عملیات مالی را منحصراً از روی سند حسابداری که بعداً توضیح داده خواهد شد در دفتر روزنامه حسابهای عمومی ثبت نمایند.
ستون 1- تاریخ روز، ماه، سال در این ستون ثبت خواهد شد.
ستون 2- این ستون مخصوص ثبت شماره اسناد خواهد بود که از ابتدای هر سال از شماره یک شروع به بطور مسلسل تا پایان همان سال ادامه می یابد ضمناً به هر سند فقط یک شماره اختصاص داده خواهد شد.
ستون 3- در این ستون شماره شناسائی حساب سایر اشخاص ثبت خواهد شد که مختص روش مکانیزه است.
ستون 4- در این ستون شرح عملیات عیناً ز سند حسابداری به دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 5- شماره صفحه دفتر کل در این ستون قید خواهد شد.
ستون 6- این ستون برای درج شماره حساب است که واحدهای درمانی از این ستون استفاده نخواهند کرد.
ستون 7- در این ستون مبلغ جزء بدهکار (معین حساب) ثبت خواهد شد.
ستون 8- در این ستن جمع مبالغ جزء بدهکار در مقابل سرفصل کل حساب و برای انتقال به دفتر کل ثبت خواهد شد.
ستون 9- این ستون برای درج شماره حساب بوده که مانند ستون 6 فاقد ثبت خواهد بود.
ستون 10- در این ستون مبلغ جزء بستانکار ثبت خواهد شد.
ستون 11- جمع مبالغ جزء بستانکار در مقابل سرفصل کل حساب و برای انتقال به دفتر کل ثبت خواهد شد.
تبصره یک – جمع ستونهای 7و8و10و11 هر صفحه به صفحه بعد منتقل و این عملیات تا پایان ماه ادامه خواهد داشت و درپایان هر ماه جمع عملیات ماه قبل نیز در ستون مربوط ثبت می‌گردد تا جمع کل لغابت ماه مورد عمل بدست آید. توجه خواهند داشت که جمع ستونهای 7و 8و 10و 11 با هم برابر خواهد بود.
تبصره دو- نسخ اول دفتر روزنامه حسابهای عمومی هر ماه واحد که به امضاء مسئولین مربوط رسیده است حداکثر تا پنجم ماه بعد به انضمام سایر مدارک قید شده در این دستور العمل به اداره کل امور مالی ارسال خواهد شد.
2-1- دفتر کل
این دفتر دارای 7 ستون بشرح زیر می باشد که برای ثبت عملیات مالی واحدهای درمانی از روی ستونهای 8 و 11 دفتر روزنامه حسابهای عمومی با توجه به سرفصل کل حسابهای مندرج در دستورالعمل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ستون 1- در این ستون تاریخ روز، ماه ، سال درج می‌گردد.
ستون 2- در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه ثبت می‌گردد.
ستون 3- در این ستون شرح مختصری با توجه به سرفصل کل حساب ثبت خواهد شد.
ستون 4- اقلام بدهکار مندرج در ستون 8 دفتر رزونامه ثبت خواهد شد.
ستون 5- اقلام بستانکار مندرج در ستون 11 دفتر رزونامه ثبت خواهد شد.
ستون 6- در این ستون کلمه بدهکار (بد) و یا بستانکار (بس) با توجه به مانده نوشته می شود.
ستون 7- تفاوت ستون بدهکار با ستون بستانکار ثبت خواهد شد.
3-1- دفتر معین
این دفتر مانند دفتر کل دارای 7 ستون به شرح ذیل می‌باشد که برای ثبت عملیات مالی واحد درمانی از روی ستونهای 5و 8 سند حسابداری با توجه به سرفصل جزء حسابهای مندرج در این دستورالعمل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ستون 1- در این ستون تاریخ روز، ماه ، سال درج می‌گردد.
ستون 2- در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه ثبت می‌گردد.
ستون 3- در این ستون شرح عملیات عیناً از سند حسابداری به دفتر مزبور منتقل خواهد شد.
ستون 4- در این ستون مبالغ بدهکار ستون 5 سند حسابداری به این دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 5- در این ستون مبالغ بستانکار ستون 8 سند حسابداری به این دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 6- در این ستون کلمه بدهکار (بد) و یا بستانکار (بس) با توجه به مانده حساب نوشته می‌شود.
ستون 7- در این ستون تفاوت ستون مبالغ ثبت شده در ستون بدهکار بامبالغ ثبت شده در ستون بستانکار نوشته می شود.
تبصره : بدیهی است جمع مانده حسابهای جز دفاتر معین پس از استخراج موازنه ماهیانه بایستی همواره برابر با مانده سرفصل کل همان حساب باشد.
4-1- دفتر اعتبارات
به منظور کنترل اعتبارات واگذاری و جلوگیری از انجام هرگونه هزینه فاقد اعتبار و تهیه و تنظیم بودجه مقایسه‌ای(هزینه‌های انجام شده با اعتبارات ابلاغی) ثبت دفتر اعتبارات الزامی بوده و دفتر مزبور مانند دفتر معین و بر اساس سرفصل‌ها و مواد تعیین شده تقسیم بندی و کل اعتبارات واگذاری مربوط به هر ماده و سرفصل در دفتر اعتبارات ثبت و هزینه‌های مورد عمل پس از تامین اعتبار در این دفتر بر اساس ریز مواد ثبت خواهد گردید. بدیهی است در هنگام وقوع هر نوع هزینه مهمور نمودن دستور پرداخت به مهر (تامین اعتبار شد) ضروری خواهد بود ضمناً دفتر اعتبارات شامل 8 ستون و بشرح زیر می‌باشد:
ستون 1- در این ستون از شماره یک شروع و تا پایان سال بطور مسلسل ادامه می یابد.
ستون 2- در حال حاضر نیاز به تکمیل این ستون از طرف واحد درمانی نبوده و پس از اتخاذ تصمیم نهایی در جهت استفاده از سیستم کامپیوتری مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
ستون 3- این ستون مخصوص ثبت تاریخ واگذاری اعتبار و همچنین ثبت تاریخ و نوع هزینه که عملاً همان تاریخ دستور پرداخت خواهد بود می باشد.
ستون 4- توضیحات مختصری در ارتباط با نوع هزینه و اعتبار دریافتی در این ستون ثبت خواهد گردید ضمناً شماره و تاریخ مجوزات اعتبارات ابلاغی و همچنین شماره دستور پرداختهای صادره در این ستون ثبت می‌گردد.
ستون 5- مبالغ اعتبار ابلاغی در این ستون ثبت می‌گردد.
ستون 6- در این ستون هزینه‌هایی که بطور علی‌الحساب پرداخت می‌شود یا تعهد انجام هزینه قبل از پرداخت وجه بعمل می‌آید ثبت می‌گردد و بعد از قطعیت هزینه از این ستون به ستون شماره 7 منتقل می‌گردد. توضیح اینکه به میزان مبلغ مندرج در ستون 6 (تعهدات)‌ اعتبار تقلیل پیدا می‌کند که اگر هزینه قطعیت نیافت از ردیف تعهدات برگشت و به مانده اعتبار مصرفی تلفیق نشده و اگر در این خصوص ثبت در ستون 6 (تعهدات انجام یافته باشدمی‌باید عیناً برگشت گرد.
ستون 7- این ستون مخصوص ثبت هزینه‌های قطعی می باشد.
ستون 8- این ستون نشانگر میزان باقیمانده اعتبار که از مابه‌التفاوت اعتبارات ابلاغی و هزینه‌های انجام شده قطعی و تعهد حاصل می شود می‌باید در هر ثبتی مانده اعتبار مشخص باشد.
5-1- دفتر اثاثیه واموال
این دفتر دارای 9 ستون به منظور ثبت ریز کلیه اثاثیه و اموال منقول اعم از اداری و وسایل پزشکی به شرح ذیل می باشد.
ستون 1- در این ستون ردیف حسابها بصورت مسلسل ثبت می‌گردد.
ستون 2- در این ستون تاریخ خرید اموال و تاریخ حواله انبار ثبت می‌گردد.
ستون 3- در این ستون مشخصات کامل اثاثیه و اموال ثبت می‌گردد.
ستون 4- این ستون مربوط به ثبت شماره جنس و اموال واثاثیه می باشد که در صورت لزوم از طرف اداره کل خدمات تعیین و ابلاغ می شود.
ستون 5- در این ستون شماره پلاک منصوبه بر روی اموال ثبت می‌گردد.
ستون 6- در این ستون نام محل مورد استفاده اموال ثبت می‌گردد.
ستون 7- در این ستون قیمت کالای خریداری شده و یا انتقالی ثبت می‌گردد.
ستون 8- چنانچه اموالی از طریق انبار به آن واحد ارسال گردد شماره حواله انبار مربوط در این ستون ثبت می‌گردد.
ستن 9- هر نوع اطلاعات دیگری جهت مشخص شدن وضعیت اموال در این ستون ثبت می‌گردد.
تبصره : برای حفظ و نگهداری و همچنین نظارت بر اثاثیه و لوازم پزشکی می‌باید ریز اثاثیه و لوازم پزشکی که در هر یک از قسمتها و اطاقها مورد استفاده قرار می‌گیرد و در فرم مخصوصی که در این رابطه تهیه گردیده و در دو نسخه ثبت و نسخا ول در محل مورد استفاده بر روی دیوار الصاق و نسخه دیگر در واحد حسابداری نگهداری گردد نقل و انتقال کلیه اموال از واحدی به واحد دیگر به اطلاع صاحب جمع اموال و اصلاح فرم مربوطه صورت خواهد گرفت.
6-1- دفتر صندوق
جهت تهیه کلیه دریافته و پرداختهای نقدی از این دفتر استفاده می‌گردد و دارای 8 ستون بشرح ذیل می باشد:
ستون 1- در این ستون تاریخ روز، ماه ، سال درج می‌گردد.
ستون 2- در این ستون شرح دریافت و پرداخت ثبت می‌گردد.
ستون 3- در این ستون شماره قبوض فروش رفته و یا شماره قبوض علی‌الحساب دریافتی و یا فیشهای واریزی ثبت خواهد شد.
ستون 4- در ین ستون وجوهات دریافتی از بابت تنخواه‌گردان ثبت می‌‌گردد.
ستون 5- مبالغ دریافتی از بابت فروش ثبت می‌گردد.
ستون 6- در این ستون مبالغ دریافتی از بابت ودیعه ثبت می‌گردد.
ستون 7- در این ستون خسارات پرداختی نقدی ثبت می‌گردد.
ستون 8- مبالغ پرداختی به بانک در ارتباط با وجوه دریافتی از بابت قبوض و ودیعه و مانده تنخواه در این ستون ثبت می گردد.
اهم فرمهای مورد نیاز در واحدها
7-1- سند حسابداری
چون روزنامه حسابهای عمومی بر اساس سند حسابداری تنظیم می گرد بنابراین برای کلیه عملیات مالی واحدها، از سند حسابداری بشرح ذیل استفاده می‌گردد.
تاریخ سند بر حسب روز، ماه، سال نوشته می‌شود.
شماره سند که از ابتدای سال از یک شروع و بطورمسلسل ادامه خواهد یافت با استفاده از ستون شماره 2 (شماره سند) دفتر روزنامه حسابهای عمومی و در زمان ثبت سند در دفتر روزنامه تعیین و در محل مخصوص سند ثبت می‌ گردد.
ستون 1- در این ستون شرح موارد بدهکار یا بستانکار که گویای عملیات انجام شده باشد ثبت می‌گردد.
ستون 2- چون ثبت دفاتر معینی از روی اسناد تنظیمی (ستونهی جزء بدهکار و بستانکار) می‌باشد بنابراین شماره صفحه‌ایکه اقلام جزء بدهکار و یا بستانکار در آن ثبت گردیده در این ستون ثبت می‌گردد.
ستون 3- در این ستون شماره شناسایی سایر اشخاص ثبت می‌گردد.
ستون 4- این ستون مخصوص شماره حساب بوده و با توجه به اینکه روش نگهداری حسابهای واحد درمانی بصورت دستی می باشد لذا از این ستون تا مکانیزه شدن حساب استفاده نخواهد شد.
ستون 5- در این ستون مبالغ جزء بدهکار ثبت خواهد شد.
ستون 6- در این ستون جمع مبلغ جزء بدهکار با توجه به سرفصل کل برای انتقال به ستون 8 دفتر روزنامه حسابهای عمومی ثبت خواهد شد.
ستون 7- این ستون نیز مخصوص شماره حساب بوده و با توجه به توضیح مندرج در ستون 4 از این ستون استفاده نخواهد شد.
ستون 8- در این ستون مبلغ جزء بستانکار ثبت خواهد شد.
ستون 9- جمع مبالغ جزء بستانکار با توجه به سرفصل کل برای انتقال به ستون 11 دفتر روزنامه حسابهای عمومی در این ستون ثبت خواهد شد.
تبصره: اسناد تنظیمی پس از امضاء صادر کنده و کنترل و امضاء آن توسط مسئول حسابداری جهت ثبت در دفتر روزنامه حسابهای عمومی به متصدی ثبت ارائه خواهد شد.
نظر به اینکه ثبت دفتر روزنامه حسابهای عمومی بر اساس اطلاعات سند حسابداری انجام می گیرد بنابراین می بایستی در تنظیم آن نهایت دقت مبذول گردد.

فهرست:

فصل اول شرح دفاتر و فرمهای مورد لزوم
دفتر روزنامه حسابهای عمومی
دفتر کل
دفتر معین
دفتر اعتبارات
دفتر اثاثیه و اموال
دفتر صندوق
فرمهای مورد نیاز در واحدها
سند حسابداری
موازنه حساب
دستور پرداخت
دستور پرداخت نقدی
دستور پرداخت چک
برگه دریافت ودیعه
برگه رسید انبار
حواله انبار
صورت آمار داروی مصرفی روزانه
فرم آمار مصرفی ماهیانه
فرم صورت مجلس موارد اختلاف اجناس تحویلی با حواله
فصل دوم طبقه‌بندی حسابها
گروه ذخائر
گروه اموال غیرمنقول و منقول و امتیازات
گروه اشخاص
گروه وجوه
گروه درآمدها
گروه روابط
گروه حسابهای انتظاری
فصل سوم تشریح حسابها
گروه ذخائر 1- ذخائر قانونی
2- ذخائر استهلاک
گروه اموال غیرمنقول- منقول- امتیازات
1- اموال غیرمنقول
2- اموال منقول
3- حساب انبار و موجودیها جنسی
عملیات حسابداری انبار مواد مصرفی و خوراک و انبار داروئی
اجناس ارسالی از بیمارستانها به درمانگاههای تابعه
خروج اجناس از انبار برای مصارف داخلی
اجناس مرجوعی از قسمتهای مختلف واحد مراکز درمانی به انبار واحد درمانی
اجناس انتقالی و یا مرجوعی از قسمتهای درمانگاههای وابسته دارای حسابداری مستقل به بیمارستانها
اجناس و کالاهای اهدائی
ضایعات
حساب انبار اثاثیه اداری و ملزومات پزشکی
حساب امتیازات
گروه اشخاص
حساب اشخاص (بدهکاران و بستانکاران)
گروه وجوه
صندوق
تنخواه گردان
قبوض درمانی
بانکها
گروه درآمدها
درآمد حاصله از ارائه خدامات درمانی به غیر بیمه‌شدگان
درآمد حاصله از موسسات طرف قرارداد
درآمد حاصل از کمک و هدایا
سایر درآمدها
درآمدهای تحصیل نشده
گروه هزینه‌‌ها
بخش اول :هزینه‌های درمان مستقیم واحدهای درمانی تحت مالکیت و استیجاری
بخش دوم : هزینه‌های درمانی مستقیم بیمارستانهای عمومی طرف قرارداد
بخش سوم: هزینه‌ درمان غیرمستقیم طرف قرارداد
بخش چهارم : هزینه‌های درمان اورژانس
گروه روابط
1- تراز افتتاحیه
2- حساب رابط
3- حساب درآمد و هزینه نهایی درمان
حساب تراز اختتامیه
گروه حسابهای انتظامی و طرف حسابهای انتظامی
بخش چهارم تلفیق حسابها