تعریف مدیریت

مدیریت فعالیتی است منظم درجهت تحقق اهداف معین ازطریق ایجادروابط میان منابع موجود، انجام دادن کاربامشارکت افراد دیگروشرکت فعال در تصمیم گیری.

تعریف برنامه ریزی

برنامه ریزی عبارت است از تهیه و توزیع و تخصیص امکانات محدود برای رسیدن به هدف های مطلوب، در حداقل زمان و با حداقل هزینه ممکن .

•برنامه ریزی فرایند دستیابی به اهداف سازمان است

•در یک کلام برنامه ریزی یعنی تعیین فعالیت های اثربخش در جهت تحقق هدف به بهترین شکل ممکن (کارآیی)

انواع برنامه براساس سطوح سازمانی

استراتژیک (Strategic)

عبارت‏ است‏ از، تعیین اهداف بلندمدّت و حیاتی سازمان و طریقه نیل به آن، با توجه به عوامل محیطی و با درنظر گرفتن آینده سازمان

تاکتیکی (Tactical)

عبارت‏ است‏ از، اتخاذ تصمیم‏های کوتاه مدّت برای حداکثر بهره‏وری از منابع موجود باتوجه به تحوّلات محیط. دراین نوع برنامه‏ریزی وسایل (Means) لازم برای تحقق اهداف استراتژیک مشخص می‏شود و این کار سبب هماهنگی واحدهای سازمانی می‏گردد

در این حالت تلاش جهت حصول به بهترین نتایج است (اثربخشی)

عملیاتی (Operational)

عبارت‏است‏ از، تعیین عملیات (فعّالیّت‏های) لازم جهت نیل‏ به اهداف استراتژیک، ازطریق وسایل (تاکتیک‏های) تعیین‏ شده

در این حالت تلاش جهت بهتر انجام دادن کارها می‏باشد (کارآیی)

چکیده

این مقاله به شرح مختصر برنامه ریزی استراتژیک (راهبردی) می‌پردازد. برنامه ریزی تعریف می‌شود و تأثیر تغییر در شرایط بر برنامه ریزی روشن می‌گردد. سپس نقش استراتژی (راهبرد) در برنامه ریزی مشخص می‌شود و برنامه ریزی استراتژیک تعریف می‌شود. در پایان مدل برنامه ریزی استراتژیک در سازمانهای دولتی و غیرانتفاعی (مدل برایسون) شرح داده می‌شود.

کلیدواژه : برنامه ریزی استراتژیک؛ استراتژی؛ برنامه ریزی؛ تغییر؛ راهبرد؛ برنامه ریزی راهبردی؛ برایسون

- تعریف برنامه ریزی

برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه ریزی فکر کردن راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرایندی است که می‌تواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیم‌گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می‌شود. برنامه ریزی می‌تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود.

بر طبق این تعریف، تصمیم‌گیری‌های مقطعی و ناپیوسته و اتخاذ سیاستها برای پیشبرد سازمان در زمان حال یا آینده برنامه ریزی نیستند. برنامه ریزی متکی بر انتخاب و مرتبط ساختن حقایق است. حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازه‌گیری هستند. دیدگاهها، عقاید، احساسات و ارزشها به عنوان حقایقی تلقی می‌شوند که فرایند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده می‌شود. همانطور که اشاره شد برنامه ریزی صرفاً یک فرایند تصمیم‌گیری نیست بلکه فرایندی شامل روشن ساختن و تعریف حقایق و تشخیص تفاوت بین آنهاست یا به عبارتی گونه‌ای فرایند ارزیابی است که در پایان آن، در انتخاب حقایق ارزیابی شده تصمیم‌گیری می‌شود.

برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است. برنامه خروجی فرایند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یک فرایند پیوسته است که بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می‌یابد. برنامه‌ها تهیه شده و اجرا می‌گردند.

2- ویژگی‌های برنامه ریزی

برنامه ریزی یک فرایند ذهنی آگاهانه با خصوصیات زیر است:

1) تشخیص یک نیاز یا انعکاس یک انگیزه

2) جمع‌آوری اطلاعات

3) مرتبط ساختن اطلاعات و عقاید

4) تعریف اهداف

5) تأمین مقدمات

6) پیش‌بینی شرایط آینده

7) ساخت زنجیره‌های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات متوالی

8) رتبه‌بندی و انتخاب گزینه‌ها

9) تعریف سیاستها

10) تعریف معیارهای ابزار ارزیابی برنامه

3- انواع برنامه ریزی

برنامه ریزی از جنبه ماهیت به برنامه ریزی فیزیکی، برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی فرایند، برنامه ریزی مالی، برنامه ریزی وظیفه‌ای و برنامه ریزی عمومی دسته‌بندی می‌شوند که در اینجا منظور از برنامه ریزی، برنامه ریزی از نوع عمومی است. برنامه ریزی عمومی معمولاً تمام دیگر انواع برنامه ریزی را در خود دارد. برنامه ریزی را از جنبه افق زمانی می‌توان در قالب برنامه ریزی کوتاه‌مدت (برنامه ریزی عملیاتی و تاکتیکی)، برنامه ریزی میان‌مدت و برنامه ریزی بلندمدت دسته‌بندی نمود.

4- برنامه ریزی استراتژیک

مقدمه:

تا اینجا سیستمهای اطلاعاتی را برحسب این مفاهیم تحلیل کرده ایم اطلاعات به عنوان یک منبع با ارزش سیستمهای اطلاعاتی که این اطلاعات را تولید می کنند اجزاء تشکیل دهنده سیستمهای اطلاعاتی نیروهای طراحی موثر بر این اجزاءتشکیل دهنده و ساختار مدیریت سیستمهای اطلاعاتی اکنون در این فصل توجه خود را به خط مشی و برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی معطوف می داریم و در فصول آینده به ایجاد و مدیریت سیستمها می پردازیم . هدفهای این فصل مشخصاً عبارتند از :

1-ارائه کل چرخه سیستمهای اطلاعاتی

2- بررسی دلایل وجودی برنامه سیستمها

3- توضیح فرآیند برنامه ریزی سیستمها

نگاهی کلی به خط مشی،برنامه ریزی ،ایجاد،و مدیریت سیستمها:

یک خط مشی سیستمهای اطلاعاتی در سطح شرکت نگرشی فراگیر و عاری از تناقض به وجود آورده سکوی پرتابی است جهت فرآیند برنامه ریزی برنامه سیستمها نیز به نوبه خود خط مشی را همآهنگ می سازد و برای آغاز متدلوژی ایجاد سیستمها شالوده و بنیانی به شمار می رود بدون خط مشی صحیحی که توسط بالاترین سطح مدیریت تدوین شده باشد .ونیز بدون یک برنامه سیستمی به خوبی تعریف شده کوشش در راه اجرای متدولوژی ایجاد سیستمها کاری است بیهوده و عبث.

خط مشی سیستمها:

بالاترین سطح مدیریت باید چنان سیاست گذاری کند که همه قسمتها و وظایف ستادی و اجرائی را در برگیرد و همه سیستمهای اطلاعاتی‌ای که بر اساس نیازهای اطلاعاتی فقط یک قسمت طراحی شده اند و بر اساس وظایف جداگانه و روزانه کار می کنند حذف نماید بالاترین سطح مدیریت باید با صدائی رسا و با روشنی این نکته را به آگاهی همگان برساند که سیستم اطلاعاتی برای سازمان به اندازه زمین ساختمانها و وسایل تولید اهمیت دارد البته این حمایت مستلزم تخصیص وجوه کافی برای ایجاد سیستم اطلاعاتی خواهد بود .

در خط مشی و سیاستی که مدیران سطح بالا معین می کنند این نکته بازشناخته شده است که تکنولوژی اطلاعاتی مانند مخابرات رایانه ها و ایستگاههای کار چند منظوره ترکیب صوت ،متن ،ارقام و گرافیکها و موارد کاربردی چون تولید سراسر کمپیوتری ،خرید از راه دور،پست الکترونیکی .کنفرانس راه دور گسترش یافته و همگرا می شود چنین سیاستی بر پشتیبانی آشکار و قاطع از تمامی سیستم کنترلها به منظور حفاظت سیستم اطلاعاتی تاکید میگذارد سیاست سیستمی درست و منطقی ،همسویی با نیرو های طراحی ای چون یکپارچگی ،برخورد استفاده کننده / سیستم ،کیفیت اطلاعات و قابلیت کابرد آن،الزامات سیستمی ،الزامات داده پردازی ،عوامل سازمانی ،الزامات اثر بخشی هزینه ،عوامل انسانی و الزامات عملی بودن را تبلیغ می کند علاوه بر این خط مشی درست فرهنگ سازمانی را تشویق می کند که ایجاد و گسترش سیستمهای اطلاعاتی را بپذیرد و حمایت کند .

مدیران از سطح بالا باید متوجه باشند که سیستم اطلاعاتی را باید پرسنلی حرفه ای و برخوردار از مهارتی زیادایجاد و اداره کند اعم از اینکه سیستم اطلاعاتی دارای توپولوژی ستاره ای ،حلقه ای یا هر شبکه دیگری باشد که سازمان را درگیر کند و با آن متناسب باشد این سیستم باید تحت فرماندهی واحدی مانند« مسوول اصلی اطلاعات » که خود عضوی از بالاترین سطح مدیریت نیزهست گسترش یافته متحد گردد اما ایجاد کنندگان و طراحان اصلی سیستمهای اطلاعاتی تحلیل گران سیستم هستند که باید بدانها آزادی عمل داد که از حد هدفهای قسمتی فراتر روند تا کاری کامل و حرفه ای انجام دهند .

مسلماً یکی از انگیزه های کلیدی سیاست گذاری سیستمی تشخیص فرصتها وتعهدی نیرومند به این نکته است که باید از سیستمهای اطلاعاتی برای افزایش اثربخشی مدیریت ،بهبود بهره وری و بالا بردن میزان تمایز فرآورده ها وخدمات سازمان استفاده کرد. مثلاً چند سال پیش مدیران سطح بالای «مک کسن» متعهد شدند که برنامه هایی سیستمی به وجود آورده سیستم اطلاعاتی کاملاً یکپارچه ای گسترش دهند که اطلاعات کافی در اختیار مدیریت قرار داده بر بهره وری کارمندان بیفزاید و خدماتی بی رقیب و فوق العاده به مشتریان ارائه کند.

امروزه «مک کسن» بزرگترین تولید کننده داروی جهان است هم مدیران سطح بالا هم کارمندان و هم مشتریان توفیق «مک کسن» برای صاحبان داروخانه ها فراهم آورده وسایل الکترونیکی شمارش دستی است که صورت برداری از موجودی و ثبت سفارش را به سرعت و به آسانی میسر می سازد صاحبان داروخانه ها فقط اقلام موجودی را که می خواهند مجدداً سفارش دهند می شمرند و با فشار دادن بر دکمه های پایانه خود مقدار مورد نیاز را به سیستم می دهند بقیه کارها را خود سیستم انجام می دهد داده های سفارش به یکی از مراکز توزیع «مک کسن» فرستاده می شود و در آنجا انتخاب ،بسته بندی و دستورهای بارگیری و اسناد حمل به طور خود کار تهیه می گرددو صاحبان داروخانه ها ظرف کمتر از 24 ساعت سفارشهای خود را دریافت می کنند تواناترین رقبای این شرکت همین کار را دست کم ظرف 3 یا 4 روزمی توانند انجام دهند اما نکته کلیدی دراینجا آن است که این سیستم ناشی از سیاست اصولی و منظم روشن و بسار متقاعد کننده مدیران سطح بالای شرکت بوده است .

برنامه سیستمی :