فصـــل یکم

الگوها

قالب‌بندی با شیوه‌ها

ویژگی سیوه اکسل مایکروسافت به شما امکان تخصیص دادن اسامی به ترکیبهای مشخصه‌های قالب‌بندی را می‌دهد. شما می‌توانید بعداً این مشخصه‌ها را با انتخاب نام آنها از یک فهرست انتخاب کنید. به این ترتیب در وقت شما برای کلیک کردن روی دکمه‌ها، باز کردن کادرهای محاو‌ه‌ای و انتخاب یک گزینه ، به خوبی صرفه‌جویی می‌شود. شیوه‌ها شما را در همخوانی و هماهنگی قالب‌بندی هم برای کار‌برگ‌ها و هم در کتابچه‌های کار یاری می‌دهد. با به کار بردن شیوه‌ها، شما می‌توانید به آسانی مشخصه‌های قالب‌بندی بسیاری از خانه‌های کاربرگ را بطور یکجا تغییردهید:

هر کتابچه کار جدید دارای شش شیوه از پیش تعریف شده می‌باشد:

• Camma – فقط قالب‌بندی عدد با جاسازی ارقام هزارگان و دو نقطه اعشاری
• Camma[0] – فقط قالب‌بندی عدد ، با جداسازی ارقام هزارگان و روند کردن عدد به بزرگترین عدد صحیح
• Currency – فقط قالب‌بندی عدد ، با علامتهای پولی و جداساز ارقام هزارگان و دو نقطه اعشاری
• Currency(0) – فقط قالب‌بندی عدد، با علامتهای پولی و جداساز ارقام هزارگان و روند کردن عدد به نزدیکترین عدد صحیح.
• Normal- این شیوه شامل کلیه خصیصه‌های قالب‌بندی پیش فرض می‌باشد. به شکل 4-9 نگاه کنید.
• Percent- فقط قالب‌بندی عدد با قالب درصدی و بدون نقطه اعشاری.

این شیوه‌های از پیش تعریف شده دارای مشخصه‌های یکسان روی هر کتابچه کار جدید که ایجاد می‌کنید می‌باشند ولی شما می‌توانید این مشخصه‌ها را در هر کتابچه کاری که می‌خواهید تغییر داده و شیوه مورد نظر خود را اعمال کنید. با ذخیره کردن یک کتابچه کار، کلیه تعریفهای شیوه برای کتابچه کار همراه با بقیه اطلاعات آن ، ذخیره می‌شوند.

شما شیوه‌ها را انتخاب Format و Styles انتخاب می‌کنید. کادر محاوره‌ای Style در شکل 4-9 مشخصه‌های شیوه Normal را نشان می‌دهد.

شکل 4-9- شیوه از پیش تعریف شده Normal شامل پیش‌فرصهای کلیه مشخصه‌های قالب‌بندی می‌باشد.

شیوه‌ها دارای حداقل یک و حداکثر شش مشخصه می‌باشند. کلیه شیوه‌های از پیش تریف شده به جز Normal فقط دارای یک مشخصه ـ یک قالب عددی ـ می‌باشند. شیوه از پیش تعریف شده Normal برای همه خانه‌های کاربرگ در هر کتابچه کار جدید به کار می‌رود. لذا اگر مایلید که یک خانه کاربرگ دارای مجموعه استاندارد مشخصه‌های قالب‌بندی باشد، هیچ کاری نباید انجام دیهد. ولی ، اگر بخواهید مشخصه‌های پیش فرض کلیه خانه‌های یک کاربرگ را تغییر دهید می‌توانید یک یا همه مشخصه‌های شیوه Normal را تغییر دهید.

تعریف شیوه‌ها

هر شیوه‌ای را می‌توان به دو طریق تعریف کرد: با ارائه مثالی ازمشخصه‌های شیوه مور نظر با انتخابFormat ،Style و پرکردن کادر محاوره‌ای Style . پس از تعریف یک شیوه، شما می‌توانید این شیوه را در هر خانه‌ای از کاربرگ خود به کار ببرید. و نیز می‌توانید آن را روی کتابچه کار دیگر خود کپی نمایید.

مشخص کردن شیوه‌ها توسط یک نمومه

اگر مشخصه‌های قالب‌بندی را در خانه‌ای از یک کاربرگ یا دامنه‌ای از خانه‌های کاربرگ به کار برده‌ای که میلید بیشت راوقات این مشخصه‌ها برای خانه یا دامنه فوق به کار برده شوند می‌توانید از پروسیچر «شیوه ـ با ـ نمونه» برای قرار دادن این مشخصه‌ها در یک شیوه جدید استفاده کنید. برای مثال ، فرض کنید که خانه‌ای از کاربرگ را با ترازبندی از سمت راست با فونت Black Arial هیجده نقطه‌ای قالب ‌بندی کرده‌اید. برای ایجاد یک شیوه جدید با این مشخصه‌ها ، به ترتیب زیر عمل کنید:

1- خانه‌ای از کاربرگ را که دارای قالب‌بندی مورد نظر است انتخاب کنید (در این مثال ، ترازبندی سمت راست و فونت Black Arial هیجده نقطه‌ای).

2- Format و Style را انتخاب کنید.

3- نامی مانند Style My را در کادر Name Style تایپ کنید.

4- گزینه‌های Number ، Border ، Patterns و Protection در قسمت Includes Sytle را پاک کنید و روی Ok کلیک نمایید. نام شیوه جدید در کادر محاوره‌ای Style رؤیت خواهد شد.

مطمئن‌ترین طریق ایجاد یک شیوه توسط تمونه، انتخاب فقط یک خانه کاربرگ ـ یعنی خانه‌ای که حاوی مشخصه‌هایی که می‌خواهد در شیوه جدید اعمال شوند است ـ می‌باشد.

5- روی Add کلیک کیند.

شیوه جدی شما در میان سایر شیوه‌های تعریف شده برای کاربرگ حاری قرار می‌گیرد. شما می‌توانید هر هنگام که بخواهید این شیوه (مشخصه‌ها) را از طریق انتخاب ان از لیست Name Style (یا از کادر Style در صورت اضافه کردن این شیوه به نوار ابزار) انتخاب و در کاربرگ خود به کار ببرید.

شکل 5-9- برای نمایش کادر محاوره‌ای Format Cells روی گزینه Modify در کادر محاوره‌ای Style کلیک کنید. اکسل تغییراتی را که در این قسمت وارد کنید در شیوه جاری اعمال خواهد کرد.

تغییر شیوه :

مزیت اصلی به کار بردن شیوه‌ها این است که اگر عقیده‌تان درباره نحوه نمایش یک عنصر خاص درکاربرگ تغییر کرد، می‌توانید همه نمونه‌های آن عنصر را با تغییر دادن مشخصه‌ها در شیوه به یکباره درکاربرگ تغییر دهید. برای مثال اگر می‌خواهید شیوه قلم (فونت) خود را در شیوه Style My تغییر دهید ـ که درمثال فوق آن را به صورت Black Arial هیجده نقطه‌ای تنظیم کرده بودید ـ و آن را به یک فونت ایتالیک تبدیل کنید می‌توانید شیوه تازه را به ترتیب زیر برای Style My تعریف نمایید:

1- Format ، Style را انتخاب کنید.

2- شیوه مورد نظر ( در این مثال شیوه Style My ) را از لیست Name Style انتخاب کرده و سپس روی Modify برای باز شدن کادر محاوره‌ای Cells Format کلیک کنید.

3- گزینه‌های قالب مناسب را انتخاب نمایید ( در این مثال روی کلید Font کلیک کرده و گزینه Italic Bold را از فهرست Style Font انتخاب کنید.

4- روی Ok کلیک کنید تا به کادر محاوره‌ای Style برگشت داده شوید، سپس روی Ok کلیک کنید تا تغییرات داده شده در شیوه شما اعمال شود.

تحت‌الشعاع قرار دادن و ملغی کردن شیوه قبلی با تغییر مستقیم قالب‌بندی

شما می‌توانید ظاهر هر خانه‌ای یا دامنه‌ای از کاربرگ را در برگه کاری خود، اعم از اینکه شیوه‌ای را در آن اعمال کرده باشید یا نه، با انتخاب Cells,Format تغییر دهید. و نیز شما می‌توانید ظاهر هر خانه یا دامنه‌ای از کاربرگ را با به کار بردن دکمه‌های موجود در نوار ابزار قالب‌بندی تغییر دهید.

ادغام کردن شیوه‌ها از کتابچه‌های مختلف کار

برای یکدست کردن قالب‌بندی یک دسته از کاربرگ‌ها، می‌توانید این کاربرگ‌ها را در ی کتابچه کار قرار دهید. در صورتی که انجام این کار غیرعملی باشد می‌توانید برای یکدست بودن شیوه کاربرگ‌های خود، تعریف شیوه را بین کتابچه‌های کاری خود، کپی نمایید.

برای کپی کردن یک شیوه از یک کنابچه کاربر روی کتابچه کار دیگر ، به ترتیب زیر عمل کنید:

1- هر دو کتابچه کار منبع (کتابچه کاری که شیوه را از روی آن کپی خواهید کرد) و کتابچه کار مقصد (کتابچه کاری که شیوه را بر روی آن کپی خواهید کرد) را باز کنید.

2- روی کنابچه کار مقصد کلیک کنید تا کتابچه کار فعال گردد.

3- Style,Format را انتخاب کنید و روی Merge کلیک نمایید . اکسل فهرستی از کلید کنابچه‌های کار باز را مطابق شکل 6-9 نمایش خواهد داد.

4- نام کنابچه کاری را که می‌خواهید شیوه آن را کپی کنید انتخاب نموده و روی Ok کلیک کنید.

شکل 6-9 هنگام کپی کردن شیوه‌ها از یک کتابچه کار بر روی کتابچه کار دیگر، اکسل فهرستی از کلیه کنابچه‌های کار باز دیگر را نمایش می‌دهد.

حذف شیوه

برای حذف تعریف یک شیوه، Format ، Style را انتخاب کرده و از فهرست Name Style شیوه مورد نظر را انتخاب نمایید و سپس روی Delete کلیک کنید. هر خانه‌ای از کاربرگ که شیوه آن حذف شود به قالب پیش‌فرض Normal قالب‌بندی خواهد شد. (البته شیوه Normal را نمی‌توانید حذف کنید). ولی هر خانه‌ای از کاربرگ که با یک شیوه حذف شده قالب‌بندی شده بود و سپس بطور مستقیم قالب‌بندی گردید با به کار بردن Format ، Cells کلیه مشخصه‌های قالب‌بندی شده مستقیم در آن اعمال می‌شود.

فصــل دوم

Import

وارد کردن و فرستادن پرونده‌‌ها

خوشبختانیه در اکسل ماکروسافت می‌توان از داده‌های متناسب که در بسیاری از برنامه‌های کاربردی دیگر ساخته شده‌اند، استفاده کرد. و نیز، اکسل واردکردن داده‌ها از پرونده‌های متنی را ممکن ساخده و به کاربر کمک می‌کند تا این داده‌ها را در ستونهای کاربرگ قرار داد.

استفاده از فرامین open و As Save برای وارد کردن و صدور پرونده‌ها

برای وارد کردن پرونده‌ای از یک برنامه کاربردی دیگر یا از یک نسخه قبلی اکسل ، File و Open را انتخاب کنید ( یا روی دکمه Open در نوار ابزار Standard کلیک نمایید) و پرونده‌ای را که می‌خواهید داده‌ها را از آن به اکسل وارد کنید، از لیست پروند‌ها در کادر محاوره‌ای Open انتخاب نمایید. از فهرست باز شده Type of File در پایی کادر محاوره‌ای Open که در شکل 32-2 نمایش داده شده استفاده کنید. با انتخاب یک نوع پرونده، در کادر محاوره‌ای Open فقط پرونده‌هایی که از این نوع می‌باشند ، در فهرست ارائه می‌شوند. بخاطر بسپارید که درج پسوند نام پرونده برای وارد کردن یک پرونده الزامی نیست ، زیرا اکسل خود نوع پرونده را با بررسی محتویات آن ، مشخص می‌سازد و نام پرونده و پسوندی را که درج می‌کنید، برای تعیین نوع پرونده نادیده می‌گیرد.

شکل 32-2-از فهرست Fill of Type باری مشخص کردن پرونده‌های ساخته شده در یک برنامه کاربردی خاص استفاده کنید.

برای فرستادن یک پرونده از اکسل به یک برنامه کاربردی دیگر یا به یک نسخه قبلی از اکسل ، File و As Save را انتخاب کنید. سپس برنامه‌کاربردی را که می‌خواهید پرونده را برای آن ارسال کنید از لیست بازشونده Type As Save انتخاب کنید.

این لیست شبیه لیست ارائه شده Type of File است که در شکل 32-2 نشان داده شد. با این تفاوت که در این لیست فرمتهای بیشتری برای پرونده وجود دارد که می‌توانید پرونده خود را تحت یکی از آنها ذخیره کنید. برای مثال: درحالی که در کادر محاوره‌ای Open در لیست فرمت Lotus فقط « Lotus 1,2,3,Fills» وجود دارد، شما در لیست Type of File می‌توانید یک پرونده اکسل را به فرمتهای مختلف 1,2,3 Lotus منجمله FM3,WK3,WK1,WKS و WK4 دخیره نمایید.

XML چیست؟

یکی از انواع پرونده که در لیست هر دو فهرست Open و As Save قرار دارد، پرونده به نوع XML (Language Markup Extensible) می‌باشد. XML برای تفسیر «داده‌های ساختاری » عمدتاً برای استفاده از این پرونده‌ها در وب ایجاد شده است. چنانچه بخواهید محتویات یک کاربرگ را در وب یا در ایتنرانت محلی خود منتشر سازید، باید XML را که مطالب مربوط به آن را به خوبی بیاموزید.

وارد کردن و صادر کردن پرونده‌های متنی (Import & Export Text)

برای وارد کردن یک پرونده اکسل از نسخه قبلی آن یا از یک برنامه کاربردی دیگر به صورت یک پرونده متنی ، File و As Save را انتخاب کنید و یکی از هشت فرمت متن موجود در لیست As Save را انتخاب نمایید. برای همه این فرمتها، اکسل فقط کاربرگ جاری را ذخیره می‌کند. شماره قالب‌بندی حفظ می‌شود و بقیه قالب‌بندی‌ها حذف می‌شوند.

■ Formatted Text (Space Dellmited) (*.PRN) – تحت این فرمت پرونده‌ای ساخته می‌شود که همترازی ستونها با قرار دادن فاصله حفظ می‌شود. از این نوع پرونده‌ها می‌توانید هنگام برقرای ارتباط از طریق مودم با گیرنده‌ای که سیستم او فاقد اکسل است استفاده کنید.

■ Text (Tab Dellmited)(*TXT) – تحت این فرمت خانه‌های (Cells) هر ردیف با کارکتر Tab از یکدیگر جدا می‌شوند. در هر خانه کاربرگ که در آن یک کاماوجود داشته باشد، متن در بین علامت گوتیشن قرار می‌گیرد.

Unicode Text (*.TXT) ■ (متن یک کدی) – این یک فرمت متن استاندارد جهانی است که هر کاراکتر در ان به صورت یک شماره منحصر به فرد ذخیره می‌شود ؛ Unicode برای هر کاراکتر به هر زبانی و روی هر محیط کامپیوتری یک عدد تعریف می‌کند.

■ CVS(Comma Deimited)(*.CVS) – تحت این فرمت خانه‌های (Cells) هر ردیف با کاما از یکدیگر جدا می‌شوند. پرونده‌های متنی که برای جداسازی خانه‌های کاربرگ در ان از کاما استفاده می‌شود نسبت به متن‌هایی که خانه‌های کاربرگ در آنها با Tab از یکدیگر جدا می‌شوند برای وارد کردن به برنامه‌های مدیریتی پایگاه‌های داده ارجحیت دارند (بسیاری از این برنامه‌های مدیریت پایگاه‌های داده می‌توانند پرونده‌های متنی را پذیرا باشند، ولی در بعضی از آنها فقط می‌توان پرونده‌هایی به فرمت CVS را قرار داد. و نیز در بسیاری از برنامه‌های واژه‌پرداز می‌توان از پرونده‌های CVS . برای ذخیره کردن اطلاعات برای عملیات ادغام پستی استفاده کرد(.

■ Text (Machintosh) (*.TXT) – گزینه‌های مکیناش ، مجموعه کاراکتر مکینتاش را به کار می‌برند، بنابرااین در صورتی که می‌خواهید پرونده خود را به یک برنامه کاربردی مکینتاش انتقال دهید، از این فرمت استفاده کنید.

■ Text ( MS-DOD) (*.TXT) – در گزینه‌های عادی Text و CVS . از مجموعه کاراکتر ANSI استفاه می‌شود. اگر می‌خواهید پرونده متنی خود ار به یک برنامه کاربردی مبتنی بر ویندوز مثل Microsoft Word برای ویندوز وارد کنید، یکی از این گزینه‌ها را انتخاب نمایید.

■ CVS (Machinlosh) (*.CVS) – تفاوت بین انواع هر نوع پرونده عادی ، مکینتاش و MS-DOS فقط بسته به کاراکترهایی است که خارج از محدوده عادی 7 بیتی ASCII قرار دارند.

■ CVS (MS-Dos) (*. CVS) – در گزینه‌های MS-DOS از مجموعه گسترش داده شده کارکتر IBM PC استفاده می‌شود( به این نوع متن ، متن OEM نیز اطلاق می‌شود). در صورتی که می‌خواهید پرونده تمنی خود را به یک برنامه کاربردی که مبتنی بر ویندوز نمی‌باشد، وارد کنید، یکی از این گزینه‌ها را انتخاب نمایید.