مقاله بررسی لزوم استفاده از حسابداری رایانه ای در شرکتهای بیمه در 20 صفحه ورد قابل ویرایش

- لزوم انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار:

امروزه انجام امور حسابداری بدون بهره گیری از امکانات رایانه ای با توجه به حجم عملیات و تنوع گزارشات مورد نیاز تقریباً غیر ممکن گردیده است در این راستا نتایج حاصل از بررسیهای فراوان و مرور راه حلهای متعدد لزوم استفاده از نرم‌افزار واحد و یکسان جهت ثبت عملیات مالی مربوط به دسته اول (عملیات فنی بیمه) را در کلیه شرکتهای بیمه به اثبات رسانیده است. لذا کلیه شرکتهای نمایندگی یک شرکت بیمه جهت ثبت عملیات بیمه گری صرفاً می بایست از یک نرم افزار استفاده نمایند.
نکات مهم:

الف) استفاده از یک نرم افزار قطعاً مانع از بکارگیری سایر نرم افزارهای مورد نیاز شرکتها جهت پوشش عملیات پشتیبانی و عمومی و مسائل مرتبط آنها با بازاریابان و غیره نخواهد شد.

ب) با توجه به اهمیت انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار کلیه شرکتها می بایست نسبت به نصب نرم افزار حسابداری اقدام کنند.

ج) به منظور حفظ یکنواختی هرگونه تغیر اساسی در نرم افزار باید با هماهنگی شعب و واحدهای حسابداری و انفورماتیک آنها صورت پذیرد.
2- لزوم معرفی مدیر مالی یا حسابدار (مسئول عملیات حسابداری و مالی) به مجتمعها[1]:

از آنجایی که کنترل عملیات مالی شرکتهای نمایندگی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد و حسب تجارب گذشته نیز یکی از مشکلات بسیار جدی و عامل اصلی ایجاد مغایرات فیمابین، شخصی و ثابت نبودن «مسئول عملیات مالی» شرکتهای نمایندگی بوده است لذا مشخصات «مسئول عملیات مالی و حسابداری» شرکتها باید طی معرفی نامه ای، با امضا مدیر عامل شرکت نمایندگی به مجتمع ها اعلام گردیده و حضور فرد مذکور در جلسات توجیهی و آموزشی نیز به عنوان تکالیف قطعی ایشان تعریف گردد ضمناً هرگونه جابجائی در این خصوص می بایست با هماهنگی صورت پذیرد بدیهی است شرکتهای نمایندگی در انتخاب عزل و نصب این افراد مختار می‌باشند و لیکن هماهنگی با مجتمعها اجباری خواهد بود. علی ایحال مسئولیت نهایی حسابهای شرکت نمایندگی بعهده مدیرعامل و هیئت مدیره شرکت نمایندگی خواهد بود.
3- نگهداری اسناد و مدارک حسابداری بصورت مدون:

از آنجائیکه اسناد و مدارک حسابداری می بایست بصورت دقیق طبقه بندی شده و قابل دسترسی باشد لذا فدوریست اسناد و مدارک حسابداری شرکت نمایندگی صحافی گردیده و در محل شرکت نمایندگی نگهداری گردد به نحوی که همواره امکان دسترسی به آنها مقدور باشد ضمناً این موضوع بایستی هنگام ایجاد تغییرات اساسی در مدیریت شرکت نمایندگی مورد کنترل قرار گرفته و نسخه ای از صورتجلسه تحویل و تحول برای واحد اجرائی ذیربط (مجتمع‌ها) ارسال گردد.
4- افتتاح حساب بانکی(جاری دریافت بیمه‌‌گری و جاری پرداخت بیمه‌گری):

جاری دریافت بیمه گری

1-4- با توجه به اهمیت انجام عملیات بانکی نزدیک بانک مشخص کلیه شرکتهای نمایندگی می بایست همراه با تکمیل تعهدنامه مخصوص که نمونه آن توسط واحد اجرائی ذیربط (مجتمع‌ها) تحویل می شود نسبت به افتتاح یک فقره حساب جاری که از این پس “حساب دریافت بیمه گری” نامیده می شود اقدام نمایند. شرایط و خصوصیات حساب مذکور به شرح ذیل می باشد:

1-1-4- افتتاح حساب مستلزم تکمیل تعهدنامه محضری با هماهنگی دفتر حقوقی شرکت بیمه می باشد.

2-1-4- با عنایت به هماهنگی انجام شده و لزوم اخذ سرویس خاص مورد توافق حساب صرفاً نزدیکی از نزدیکترین شعب بانک افتتاح گردد.

3-1-4- حساب مذکور شاخه ای (فرعی) از حساب مرکزی (مادر) واحد اجرائی (مجتمع) شرکت بیمه نزد بانک محسوب می گردد و صرفاً بابت واریز وجوه دریافتی بابت بیمه نامه ها اعم از فروش نقدی، وصول بدهکاران و وصول چکهای مربوط به اقساط بیمه نامه می باشد.

4-1-4- حساب یاد شده (حساب فرعی) بنام شرکت خدمات بیمه ای اما بنفع شرکت بیمه افتتاح شده و شرکت نمایندگی هیچ گونه قدر السهم، حق برداشت و اعمال تغییرات در حساب را ندارد.

5-1-4- حساب فرعی فاقد دسته چک می باشد.

6-1-4- مانده حساب فرعی در پایان هر روز کاری بحساب سپرده کوتاه مدت معرفی شده توسط واحد اجرائی (مجتمع) شرکت بیمه واریز می گردد.

7-1-4- شرکتهای نمایندگی مجاز به تأخیر در واریز حق بیمه به حساب فرعی (جاری دریافت بیمه گری) نمی باشند و دقیقاً طبق شرایط مندرج در بیمه نامه‌ها و قراردادهای بیمه ای می بایست مبالغ به حساب واریز گردد. بدیهی است هر گونه مسئولیت ناشی از تأخیر واریز مذکور اعم از عدم پرداخت خسارت و غیره بعهده شرکت نمایندگی خواهد بود.

8-1-4- بانکهای مجری حساب دریافت بیمه گری (حساب فرعی) موظف به ارائه صورتحساب و اطلاعات تکمیلی حساب به شرکت نمایندگی می باشند و شرکت نمایندگی نیز مکلف به کنترل حساب و نهایتاً تهیه صورت مغایرت بانکی می باشد. به منظور تسهیل در عملیات پیشنهاد می شود وجوه مربوط به هر یک از رشته ها روزانه طی یک فقره فیش بحساب واریز گردد. به منظور تسریع در اجرای عملیات، شرکت نمایندگی موظف است بلافاصله پس از افتتاح حساب مشخصات آن را به اطلاع واحد اجرائی شرکت بیمه (مجتمع) برساند.
- جاری پرداخت بیمه گری

2-4- به منظور پرداخت مبالغ مربوط به الحاقیه های برگشتی، پرونده های خسارت (در صورت وجود مجوز) و همچنین برگشت اضافه واریزی و سپرده (و دیعه) بیمه‌گذاران هر یک از شرکتها با اخذ فرم مخصوص از واحد اجرائی و تکمیل آن نسبت به افتتاح یک فقره حساب جاری که از این پس “حساب پرداخت بیمه گری” نامیده می شود صرفاً نزد همان شعبه که حساب دریافت مفتوح گردیده است اقدام نمایند خصوصیات این حساب نیز به شرح ذیل خواهد بود:

1-2-4- حساب به نام شرکت نمایندگی و بنفع شرکت بیمه افتتاح گردیده و در سر فصل بانکها از گروه حسابهای دائمی شرکت بیمه طبقه بندی می گردد. حق امضا در این حساب به دارندگان حق امضا رسمی شرکت نمایندگی حسب اساسنامه و روزنامه رسمی تفویض می گردد و دارندگان حق امضا اجازه تفویض آن را به غیر ندارند.

2-2-4- همواره موجودی این حساب متعلق به شرکت بیمه بوده و شرکت نمایندگی راساً هیچگونه قدر السهمی از حساب را نداشته و حق برداشت به نفع خود را حتی برای کوتاه مدت ندارد.

3-2-4- برداشت از این حساب صرفاً بابت پرداخت الحاقیه های برگشتی و پرونده‌های خسارتی و همچنین برگشت اضافه واریزی بیمه گذاران می باشد و تمامی چکهای صادره می بایست در وجه بیمه گذاران صادر گردد.

4-2-4- چکهای صادره از این حساب نبایستی در وجه حامل صادر و یا اینکه ظهر نویسی شوند.

5-2-4- تغییرات در صاحبان امضا مجاز این حساب می بایست مطابق با آخرین وضعیت اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت صورت پذیرفته و با تائید شرکت بیمه باشد. بدیهی است شرکت بیمه همواره حق برداشت و یا توقف عملیات این حساب را برای خود محفوظ می داند.

6-2-4- عملیات‌اخذ صورتحساب از بانک کنترل حساب و در نهایت تهیه صورت مغایرت این حساب نیز بعهده شرکتهای نمایندگی می باشد.

3-4- با توجه به افتتاح دو نوع حساب جداگانه مقتضی است ترتیبی اتخاذ فرمائید که حسابهای بانکی قبلی شرکت خدمات بیمه ای پس از رفع اقلام باز و با هماهنگی واحد اجرائی شرکت بیمه مسدود گردد.

بخش دوم
نحوه ثبت حسابها و نگهداری دفاتر:

کلیه عملیات مربوط به حسابهای شرکت بیمه می بایست در یک سری سرفصل خاص ایجاد گردد (در صورت امکان همه با یک کد شروع شوند) بدیهی است هر یک از شرکتها متناسب نیاز خود می توانند نسبت به ایجاد سرفصلهای مورد نیاز برای عملیات عمومی و پشتیبانی اقدام نمایند. ولیکن ایجاد هرگونه سرفصل در زیر مجموعه سرفصلهای مرتبط با حسابهای شرکت بیمه می بایست با اخذ مجوز از واحد اجرائی شرکت انجام پذیرد.
نحوه ثبت حسابها و صدور اسناد حسابداری:

از نقطه نظر انجام عملیات حسابداری این بخش از اهمیت بسیاری برخوردار می‌باشد بطوریکه در صورت تشخیص و درک صحیح حساب و صدرو سند حسابداری بصورت اصولی، با توجه به امکانات نرم افزارهای رایانه ای بقیه عملیات اگرچه نیازمند مراقبت و کنترل می باشد، اما انجام آنها سهل تر و به عبارت دیگر تابع انجام صحیح عملیات صدور سند می باشد لذا اختصاراً به نمونه هائی اشاره می شود.
نکته مهم:

اگرچه صدور الحاقی برگشتی قطعاً می بایست با رعایت اصول، ضوابط فنی،‌ آئین‌نامه ها و دستورالعملهای مربوطه و همچنین حصول اطمینان کامل از وصول مبلغ حق بیمه با ذکر شماره و تاریخ مستند صورت پذیرد، اما تصور می شود پس از صدورالحاقی برگشتی شرکتها با شرایط زیر مواجه شدند:

الف) الحاقیه های برگشتی صادره طی چک و در وجه ذینفع پرداخت و مبلغ از حساب بانکی پرداخت بیمه گری توسط بیمه گذار وصول می گردد.



- موارد متفرقه
1-4- استفاده از اعلامیه های فی‌مابین:

همچنان که اشاره گردید کلیه موارد مندرج در سر فصل جاری فی‌مابین و زیر مجموعه این سرفصل می بایست با تبادل اعلامیه های فی‌مابین صورت پذیرد در این خصوص به موارد زیر اشاره می گردد: (با توجه به اهمیت این بخش دقت نظر در خصوص سرفصلهای تفصیلی این حساب بسیار ضروری می باشد).