مقاله طبقه بندی محیط برنامه ریزی سازمان در 23 صفحه ورد قابل ویرایش

طبقه بندی محیط برنامه ریزی سازمان

مقدمه

جهان امروز را می‌توان جهان پرتلاطم تغییر نام نهاد، سازمانهای گوناگون به خصوص سازمانهای تولیدی برای تامین هدفهای خود یعنی بقاء، توسعه و رقابت نیاز شدیدی به استفاده از الگوهای علمی داشته و در صورت عدم شناخت،‌ کاربردی و انجام تحقیقات پویا از صحنه محو خواهند شد. می‌توان سیستم را کل نگری، مدیریت را هنر و تولید را به عنوان سلاح رقابتی تلقی کرد. اما علیرغم اهمیت رو به تزاید این مهم، تصمیم سازان و تصمیم گیران حوزه مدیریت و عملیات در صنایع کشور توجه کمی نسبت به توسعه دانش تولید،‌ تفاوتهای محیطی و کاربرد آن در سیستم‌های مورد تصدی خود مبذول می‌دارند و از این روست که توان رقابتی خود را از دست داده وبه سازمانهای منفعل تبدیل گردیده‌اند، امروزه برای اداره کارخانه و برنامه ریزی تولید سیستم‌های متنوع تولیدی معرفی و به کار گرفته‌ شده‌اند و در چهار چوب هر یک از این سیستم‌ها، روشهایی جهت برنامه‌ریزی در سطوح مختلف و موضوعهای متفاوت مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این بین یکی از عواملی که تاثیر بسزایی در موفقیت سازمان بازی می‌کند انتخاب روش برنامه‌ریزی صحیح و متناسب با خصوصیات محیط برنامه‌ریزی آن است. ایجاد چنین انطباق بدون شناخت محیط و تفکیک منطقی آن امکان پذیر نخواهد بود.

واقعیت این است که انتخاب روش مناسب جهت برنامه‌ریزی به ابزاری نیاز دارد که بتواند به صورت پویا انطباق مورد نیاز را به وجود آورده و مدیران سازمان‌ها به خصوص مدیران تولد و عملیات ما را یاری کند، تا ابزارهای مناسب را برای برنامه‌ریزی با توجه به ویژگیهای محیط برنامه‌ریزی برگزینند. مقاله حاضر خلاصه‌ای از رساله دکتری نویسنده است که در تاریخ 29/8/81 ازآن دفاع کرده است.

تعاریف محیط برنامه‌ریزی

1- محیط برنامه‌ریزی سازمان به کلیه عواملی اطلاق می‌شود که بر سازمان اثر گذاشته و از آن تاثیر می‌پذیرند.

2- محیط شامل تمام عوامل خارج از مرز سازمان است که ممکن است بالقوه بر سازمان اثر گذار باشد.«نجف بیگی 1380)

3- محیط برنامه ریزی سازمان به تعامل ابعاد درونی سازمان با یکدیگر و با عوامل خارج از سازمان اطلاق می گردد.

محیط و کار عمومی: ‌بنا بر عقیده صاحبنظران مدیریت، محیط را می توان به محیط کار و محیط عمومی تقسیم کرد. محیط کار به محیطی گفته می‌شود که سازمان به طور مستقیم با عوامل اساسی آن در ارتباط است و از آن تاثیر می‌پذیرد، مانند بازار، رقبا، بخش تهیه مواد اولیه، منابع انسانی، سهامداران و اتحادیه‌های کارگری، محیط عمومی به عواملی تاکید دارد که به طور غیر مستقیم بر سازمان عملکردهای آن تاثیر می گذارد، مانند عوامل فرهنگی، اجتماعی، سیاسی،‌ اقتصادی و فناوری.

مکتب اقتضایی ونگرش آن نسبت به محیط برنامه ریزی: نظریه اقتضایی بر این مبنا استوار است که رابطه یک سازمان با سازمانهای دیگر و انتخاب روشهای برنامه ریزی آن می‌بایست با توجه به مجموعه عوامل متشکله محیط برنامه ریزی صورت ‌پذیرد. طبق این نگرش،‌ نظریه پردازان و مدیران باید در فرایند تصمیم گیری و برنامه ریزی انعطاف و ابتکار بیشتری از خود نشان دهند. بنابراین، تئوری اقتضایی اصول نظریات کلاسیک‌ها کلیه مکاتبی که عقاید شبیه آنان را دارند رد می‌کند،‌ زیرا سازمانها و شرایط محیطی آنها نیز به تبعیت از تغییرات محیطی، متفاوت خواهد بود.

«هوج» عوامل تشکیل دهنده محیط سازمانها را به سه دسته تقسیم می‌کند که عبارتند از:

· محیط کلان که شامل فرهنگ، رقبا، اقتصاد سیاست وفناوری است؛

· محیط واسطه‌ای؛

· محیط خرد که عوامل درونی سازمان را مدنظر قرار می‌دهد.

نکته مهم و قابل بررسی در تقسیم بندی فوق توسط «هوج» رد این است که اکثر سازمان های کشور ما در محیط خرد و کوچک و حداکثر در محیط میانی در جهان فعالیت دارند و تعداد سازمان‌های تولیدی ما که با محیط کلان جهانی ارتباط برقرار باشند، بسیار محدود است.

پژوهش خانم وود وارد: این پژوهش اولین تحقیق منظم و جامع درباره فناوری به عنوان یک عامل محیطی و رابطه آن با ساختار سازمانی است که اواسط دهه 1960 انجام شد. نتیجه حاصل از تحقیق وی نه تنها توجه به عوامل محیطی را در مطالعات آکادمیک افزایش داد بکله نشان داد که :

الف: بین طبقه بندیهای تکنولوژیک و ساختار سازمانی همبستگی وجود دارد؛

ب: اثر بخشی سازمانی به تناسب صحیح بین فناوری و ساختار سازمانی وابسته است.

نظریات (برنز) و (استاکر): سازمانها از نظر محیط برنامه‌ریزی توسط (برنز) و (استاکر) در دو طیف مکانیکی و پویا قرار داده شده اند. در واقع از نظر آنان درجه تغییر پذیری سازمانها ممکن است از حالت مکانیکی یا ماشینی افزایش یابد و به حد سازمانهای پویا برسد، سازمانهای مکانیکی آنهایی هستند که محیط خارج سازمان بر آنها تاثیر چشمگیری نخواهد داشت، مانند صنعت کانتینرسازی که محیطی تقریبا ثابت دارد. اما هر قدر سازمانی از حالت مکانیکی به سمت ارگانیکی حرکت کند،‌ اثرمحیط بر آن بیشتر خواهد شد. از نظر محقق در چنین محیطی استفاده از روشهای برنامه ریزی مواد و قطعات می‌بایست انعطاف پذیری بیشتری داشته باشند تا بتواند همگام با تغییرات محیطی واکنش نشان داده و فرایندهای سازمان را در زمینه تامین به موقع نیاز واحدهای تولیدی و در نهایت مشتریان تعدیل کنند.

مطلبی که (برنز) و (استاکر) مطرح کرده‌اند در رابطه با موضوع مقاله نگارنده را متوجه این نکته اساسی می‌کند که روبرو شدن با محیط مطمئن آسان است، زیرا محیط خارج از سازمان تغییری را به آن تحمیل نمی کند و می‌توان میزان احتیاجات مواد و قطعات را با استفاده از روشهای ساده و کم هزینه تامین کرد. اما با محیط نامطمئن که ویژگی سازمانهای پویا است چگگونه باید برخورد کرد؟ آنچه مسلم است مطالعات (برنز) و (استاکر) در زمینه میزان تغییرات محیط برنامه‌ریزی تا اندازه‌ای دیدگاه نویسنده را گسترش می‌دهد ولی چهارچوب دقیقی در رابطه با دسته‌بندی محیط برنامه‌ریزی تولید دست نمی‌دهد.

مطالعات «لارنس» و «لورنش»: این تحقیق در دهه 1960 از طرف دانشگاه هاروارد انجام گرفت و در زمینه رابطه بین فناوری و محیط برنامه‌ریزی بوده است. آنها دریافتند که تغییر فناوری در صنایع به این بستگی دارد که محیط‌های خارجی سازمان تا چه حدی تغییر را ضروری بدانند. صنعت کانتینر نیازی به تغییر فناوری ندارد و برعکس، صنایع پلاستیک سازی باید به طور پیوسته در حال تغییر و انطباق با تغییرات محیطی باشد. به همین ترتیب بین این دو نوع صنعت صنایع دیگری مانند صنایع غذایی قرار می‌گیرند که تا حدودی نیاز به سازگاری دارند. نتیجه مطالعات این دو محقق ما را به این واقعیت راهنمایی می‌کند که نوع فناوری اطلاعات به کار گرفته شده در طراحی و اجرای روشهای برنامه‌ریزی مواد قطعات نیاز به انطباق با تغییرات محیطی خواهد داشت.

نظریه گالرایت: وی را می‌بایست از پیشگامان مطالعات محیطی به شمار آورد. او در زمینه چگونگی برپایی سازمانها بر اساس پیش بینی وظایف آنها مطالعه و بررسی کرده است.

یافته‌های تحقیقات وی این بود که هر قدر کارهای یک سازمان، مانند برنامه‌ریزی موارد قطعات غیر قابل تغییر باشد، درباره آنها بهتر می توان برنامه‌ریزی کرد و در نتیجه به جریان تداوم اطلاعات در سازمان نیازی نیست. به بیان دیگر وی اعتقاد داشت که محیط باثبات و فعالیتهای پایدار در سازمان روشهای برنامه ریزی را طلب می‌کند که کمتر نیازمند توضیع اطلاعات هستند. با این وصف هرقدر سازمان و فعالیتهای آن مخصوصا محیط برنامه‌ریزی آن بی‌ثبات‌تر باشد احتیاج به روشهای برنامه‌ریزی خواهد داشت که به توزیع اطلاعات در کل سیستم بهای بیشتری بدهند. همچنین وی باور داشت بین اجزای مختلف سازمان هماهنگی لازم است تا سازمان در ارتباط بامحیط به طور اثر بخش عمل کند. در صورت تغییرات افراطی در محیط برنامه‌ریزی سازمان‌ نیاز به اهرمهای هماهنگ کننده بیشتری احساس می‌گردد و این خود به جریان گردش اطلاعات کمک خواهد کرد.

مطالعات انجام شده درباره محیط برنامه ریزی:

فقط یک تعداد محدود از تحقیقات که به روشهای برنامه ریزی می‌پیوندد برای محیطهای ویژه یافت شده است. به این منظور نقدی از یافته‌های تحقیقات و مطالعات انجام شده در ارتباط با موضوع مقاله حاضر با مدنظر قرار دادن روند تاریخی آنها از نظر می‌گذرد.

«کراجوسکی» در طرح تحقیق خود با عنوان «تاثیر تفاوتهای محیط برنامه ریزی بر موفقیت روشهای برنامه ریزی احتیاجات مواد و کان بان» که نتایج آن در سال 1987 میلادی در مجله معتبر،‌ مدیریت علمی به چاپ رسیده است. ضمن تفکیک محیط برنامه ریزی تولید و طبقه بندی آن به بررسی عمیق ویژگی‌های روشهای فوق همت گماشته و در رابطه با بررسی تعامل بین این روشها در برنامه ریزی و کنترل موجودی و محیطهای متفاوت تولیدی، تاثیر مستقیم تفاوتهای محیطی را بر روی موفقیت یا شکست روشهای یاد شده بسیار قوی ارزیابی می کند. وی و همکارانش به این نتیجه می‌رسند که عوامل گوناگون مداخله‌گر در محیط برنامه‌ریزی تولید برخلاف محیط کلان سازمانها قابل کنترل بوده و می‌توان با کنترل آنها به موقعیت روشهای برنامه‌ریزی مواد کمک کرد. آنچه در تحقیق فوق بیشتر مورد توجه قرار می‌گیرد ویژگی‌های روشهای برنامه‌ریزی احتیاجات مواد و «کان بان» است. و از مطالعه روشهای دیگر برنامه‌ریزی مواد و قطعات خبری نیست، وی وهمکارانش معتقد هستند که موفقیت روش برنامه ریزی به محیط اجرای آن بستگی دارد. با توجه به اینکه تحقیق یاد شده اولین مطالعه صورت گرفته در زمینه تعامل محیط و روش برنامه‌ریزی است،‌ می توان از آن به عنوان یک نقطه آغاز در بررسی موضوعهای مرتبط با موضوع تحقیق حاضر نام برد.

«گیانگ» و «ساوایا» در سال 1992 میلادی طرح تحقیقی را به انجام رساندند که بر مبنای الگوی انجام گرفته توسط «کراجوسکی» صورت پذیرفته بود. با این تفاوت که سازمانهای مورد بررسی با نوع سازمانهایی که «کراجوسکی» به عنوان نمونه انتخاب کرده بود متفاوت بودند. یافته‌های تحقیق یاد شده تقریبا شبیه به یافته‌های تحقیق مشابه درسال 1987 میلادی بود.

آنها پیشنهاد می کردند که سازمانها قبل از انتخاب روش برنامه ریزی احتیاجات مواد و کان بان می بایست شرایط محیطی برنامه ‌ریزی را مورد بررسی قرار دهند. زیرا یک روش بسیار مطلوب در یک سازمان ممکن است یک روش کاملا نادرست با توجه به ویژگی‌های محیطی در سازمان دیگر باشد. خلاصه تحقیقات نام برده شده در مجله مدیریت «تولید و موجودی »‌ به چاپ رسیده است.

«بری» و «هیل»‌ در کتاب اتصال سیستم به استراتژی که بر مبنای نتایج طرح تحقیقاتی آنان با عنوان «تاثیر عدم توازن بین نیازمندی‌های بازار بر انتخاب روش برنامه‌ریزی و عملکرد»‌ و سال 1992 میلادی نوشته شده است،‌ به دنبال پاسخ این سوال گشته اند که میزان تاثیر عدم توازن و نظم بازار با روش برنامه‌ریزی انتخاب شده به چه اندازه بوده و این عامل طبق چه فرایندی عملکرد سیستم را تحت الشعاع قرار می‌دهد. آنان نتیجه می گیرند که عدم توازن نیازمندیهای بازار با انتخاب روش مناسب عملکرد را بهبود خواهد بخشید و در غیر این صورت این عامل تمامی ابعاد عملکردی سازمان را تحت تاثیر قرار داده و در نهایت موجب تضعیف آن خواهد شد. پیشنهاد اساسی آنان در انتهای طرح تحقیق‌شان این است که سازمانها با انتخاب درست و روش برنامه ریزی در سازمان‌ می‌‌توانند درصد بالایی از عدم توازن تقاضای مشتریان را مهار کرده و از این راه عملکرد را بهبود ببخشند. آنچه در تحقیق فوق می‌تواند به عنوان ضعف آن تلقی شود این است که تحقیق فوق بیشتر جنبه توصیفی داشته و به ایجاد الگوی مناسب برای عمل منجر نمی‌گردد. از طرف دیگر توجه و تمرکز بر یک عامل مربوط به محیط خارجی سازمان به تنهایی نمی تواند پاسخگوی سوال مطرح شده توسط آنان باشد. فایده تئوری تحقیق فوق برای محقق در این است که دیدگاه وی نسبت به تاثیر انتخاب درست روش با در نظر گرفتن محیط برنامه ریزی سازمان بر عملکرد آن روشن‌تر می‌‌گردد.

دکتر«شرودر»‌ در سال 1995 میلادی در تحقیقی تحت عنوان «ارتباط بین راهبردهای رقابتی و فناوری فرایند تولید»‌ بیان می‌کند، انطباق بین طرح فرایند تولید به عنوان یک عامل بسیار مهم محیط برنامه‌ریزی تولید با روش برنامه ریزی سازمان،‌ بر عملکرد شرکتهای تولیدی تاثیر می‌گذارد. وی رابطه بین این دو عامل مهم را یک رابطه مستقیم در نظر گرفته و اعتقاد دارد سازمانهایی که درجه سازگاری روشهای برنامه ریزی آنها با طرح فرایند تولید آنان بیشتر است عملکرد بهتری را نشان می‌دهند. همانطور که مشخص است وی نیز در توجه خود را به نوع فرایند تولید معطوف داشته و تاثیر عوامل دیگر محیطی را کمرنگ تلقی می‌کند با توجه به اینکه تحقیق وی بیشتر توصیفی است تا کاربردی. نتیجه آن دیدگاه محقق را نسبت به یک عامل دیگر در محیط برنامه‌ریزی تولید روشن تر ساخته به گونه ای که عامل نوع فرایند تولید به عنوان یکی از عوامل موثر در طبقه بندی محیطهای برنامه‌ریزی تولید مدنظر قرار دهد.