مقاله بهینه سازی مدیریت آزمایشگاه و بررسی عدم تحقق TQM در 16 صفحه ورد قابل ویرایش

مقدمه:

بدون شک یکی از مهمترین دغدغه های مدیران آزمایشگاه ها، اجراء استاندارد کلیه فرایندهای آزمایش می‎باشد و بسیاری در جهت تحقق اهداف مزبور منابع زیادی در اختیار قرار می دهند. ولی متأسفانه در بررسی نهایی نتایج استاندارد سازی مطلوب نبوده و بسیاری از آزمایشگاه ها در اجراء مدیریت جامع کیفیت موفق نگردیده اند.

در این مقاله به بهینه سازی در مدیریت آزمایشگاه و بررسی علل عدم تحقق TQM اشاره می‎شود.


روش اجراء:

آزمایشگاه به عنوان یک مرکز خدمات تخصصی نیازمند مدیریت صحیح در کلیه فرآیندهای جاری می‎باشد و زمانیکه فرد به اهمیت نتایج آزمایش در روند تشخیص و درمان بیمار آگاه می باشد، به ارزشمندی مدیریت بهینه در آزمایشگاه واقف می گردد.

در بررسی جامع به مدت 3 سال (1381 الی 1383) در آزمایشگاه بیمارستان آیت الله کاشانی تهران مدیریت جامع کیفیت اجراء و نتایج قابل قبولی کسب گردید.

با اجراء برنامه TQM در سال 1381 نتایج موردنظر محقق نگردید. در بررسی به عمل آمده علت آن عدم بسترسازی مناسب جهت تحقق اهداف برنامه مشخص گردید.

برنامه‌ریزی مدیریت جهت استانداردسازی در آزمایشگاه زمانی محقق می گردد که بسترسازی مناسب جهت اجراء برنامه های TQM وجود داشته باشد و در حقیقت عدم موفقیت برنامه های فوق، عدم توجه به موارد مذکور می‎باشد. در بسترسازی مناسب مدیریت کیفیت نکاتی حائز اهمیت می‎باشد که مدیران کمتر به آن توجه نموده و این نکات ارزشمند از نگاه مدیران دور مانده است.

در برنامه‌ریزی انجام شده کلیه مواردی که باعث اختلال و جلوگیری اجراء برنامه TQM می گردد، مورد مطالعه قرار گرفته، راهکارهای اجرایی آن جهت برطرف نمودن مشکلات موجود تدوین شده، کلیه موارد اجراء گردیده است و یک سیستم نظارتی کنترل کامل بر اجراء آن را بر عهده دارد. با رفع موانع موجود بستر مناسبی جهت برنامه TQM ایجاد شده است.

نکات ارزشمند در بسترسازی مدیریت جامع کیفیت به شرح ذیل بیان می گردد.

1- آموزش (Education) :

آموزش به عنوان یکی از ارکان اصلی سیستم تأثیر مستقیم در کیفیت خدمات ارائه شده دارد. مراکز درمانی که آموزش را به عنوان یکی از برنامه های عملیاتی خود در نظر گرفته و اجراء می نمایند فعالیت با دقت و صحت بالاتری ارائه می دهند.

در عبارت دیگر:

«آموزش کار»

آموزش به عنوان یکی از ارکان فعالیت آزمایشگاه محسوب شده و یک فعالیت جانبی و سلیقه ای نمی باشد. آموزش در آزمایشگاه را می‎توان به آموزش مداوم، مقطعی و سایر گروه های پزشکی تقسیم بندی نمود.

الف- آموزش مداوم: در این نوع آموزش برنامه روزانه، هفتگی، ماهانه، سالیانه و به طور اتفاقی Random در صورت نیاز وجود دارد. با این برنامه پرسنل با آموزش عجین شده و آموزش را جزئی از برنامه کاری خود محسوب می نمایند. زمینه های مختلف و جنبه های گوناگون را می‎توان در برنامه آموزش مداوم گنجانید که مهمترین آنها به شرح ذیل می‎باشد.

U مرور اصول اولیه آزمایشگاه (Review)

U مرور مطالب عملی در آزمایشگاه (Practical)

U کارگاه‌های استانداردسازی (Standard workshop)

U معرفی آزمایشات جدید (new test)

U بحث (Standard Operation Procedure) SOP

ب- آموزش مقطعی: در آموزش مزبور برنامه ها با سطوح بالاتر و به طور مقطعی جهت پرسنل برگزار می گردد که مهمترین موارد آن به شرح ذیل می‎باشد.

U بهره وری از دانش و تجربه اساتید جهت آمادگی مباحث تئوری و عملی پرسنل

U حضور در کنگره ها و بازآموزی های سراسری و تخصصی و کارگاه های عملی

ج- آموزش سایر گروه های پزشکی:

با توجه به اینکه گروه های پزشکی اعضاء کاملاً مرتبط بر هم بوده و فعالیت گروهی تیم های مزبور باعث روند تشخیصی و درمانی بیماران می گردد لذا آموزش پرسنل آزمایشگاه همراه با آموزش سایر پرسنل مرتبط به آزمایشگاه ضروری می‎باشد تا اثربخشی لازم در استانداردسازی وجود داشته باشد. مهمترین گروه های پزشکی به شرح ذیل می باشند.

U گروه پزشکان: دوره های بازآموزی، سیستم نوشتاری

ارزشمندی آموزش مزبور در نحوه درخواست مناسب آزمایش و تفسیر نتایج آن می‎باشد.

U گروه پرستاری: دوره های بازآموزی، سیستم نوشتاری.

پرستاران به عنوان مهمترین رابط بیماران بستری با آزمایشگاه نقش بسیار مهمی در آماده سازی بیمار قبل از آزمایش، نمونه گیری و ارسال صحیح نمونه به آزمایشگاه دارند.

3- تجهیزات (instrument) :

گروه ارزشمند در جهت اجراء، تسریع و افزایش کیفیت آزمایشگاه می‎باشد و برنامه‌ریزی اصولی در زمینه تجهیزات، روند فعالیت صحیح سیستم را تضمین می نمایند.

هدف استانداردسازی روند کاربری، سرویس و نگهداری تجهیزات با حداکثر بهره وری و حداقل اتلاف انرژی (هزینه، زمان و نیروی انسانی جهت تعمیر و سرویس و جبران عدم استفاده از دستگاه در زمان سرویس) می‎باشد.

مهمترین اقدامات اجرایی جهت تجهیزات به شرح ذیل می‎باشد:

آموزش کامل کاربران در راه اندازی و اپراتوری دستگاه
تدوین شناسنامه دستگاه و ثبت کلیه مشخصات آن.
تدوین برنامه مدون نگهداری و سرویس کاربران و نصب در کنار دستگاه

4. طراحی دفاتر مخصوص تجهیزات آزمایشگاه، که در آن روزانه کلیه مشکلات، آلارم ها، اقدامات انجام شده در رفع معایب، سرویس، کالیبراسیون، جنرال سرویس، تعمیر و تعویض قطعات و در مجموع تمام مواردی که در طول روز مربوط به دستگاه می‎باشد، ثبت می گردد.

تعهد شرکت های مربوط مبنی بر سرویس و تأمین قطعات با کیفیت و زمان قابل قبول.

4- انبار ware house :

یکی از ضروری ترین موارد در آزمایشگاه ایجاد مجموعه خرید، توزیع و مصرف بهینه و استاندارد می‎باشد. که باعث کاهش چشمگیر اتلاف انرژی می گردد و مدیران توانمند با برنامه‌ریزی مستند در انبار به راحتی سیستم مزبور را کنترل می نمایند.

در اجراء برنامه مستند انبار موارد ذیل قابل اهمیت می‎باشد.

U ایجاد دستورالعمل انبار و پروسه مربوط

U توجیه کلیه پرسنل و ملزم نمودن به اجرا کامل آن

U ایجاد تفویض اختیار به مسئول خرید، مسئول انبار با نظارت مسئول فنی و سوپروایزر آزمایشگاه

U مستندسازی کلیه درخواست های خرید، ورود اجناس به انبار، درخواست تحویل اجناس توسط مسئولین بخش و خروج جنس از انبار، آمار کلیه موارد مصرفی خریداری و تحویل به بخش و مقایسه با پذیرش آزمایشگاه.


5- کارورزی (Hospital Training) :

ارزشمندی کارورز و کارآموز در سیستم های درمانی به جهت تبدیل محیط کار به محیط آموزشی می‎باشد. هدایتمندی صحیح کارورز ارزش یادگیری برای وی و ارزش مرور مباحث علمی و عملی برای پرسنل دارد. در اجراء برنامه مزبور موارد زیر قابل توجه می‎باشد.

الف- دستورالعمل اجرایی کارآموزی آزمایشگاه (پروتکل کارآموزی)

ب- توجیه کارآموزان زمان ورود به آزمایشگاه از لحاظ اجراء پروتکل کارآموزی و حضور و غیاب و رعایت مسائل اخلاقی

ج- اجراء عملیات کارورزی و ارتقاء سطح علمی و عملی

د- آزمون های استاندارد.

6- ارتباط با پزشکان (Relation of Physician) :

هدف ارتقاء سطح همکاری پزشک و آزمایشگاه در جهت افزایش کیفیت خدمات رسانی آزمایشگاهی می‎باشد. موارد قابل اجرا به شرح ذیل می‎باشد:

U نظرسنجی از کلیه پزشکان مبنی بر عملکرد خدمات رسانی آزمایشگاه.

U حضور پزشکان در کمیته های مرتبط با آزمایشگاه و کسب نظرات پزشکان

- برنامه های آموزشی پزشکان توسط مدیران آزمایشگاه


7- ارتباط با سیستم پرستاری (Relation of nursing system) :

هدف ارتقاء سطح همکاری و ارتباط آزمایشگاه و سیستم پرستاری با هدف افزایش صحت و دقت عملکرد آزمایشگاه می‎باشد. در اجراء سیستم مزبور موارد ذیل قابل اهمیت می‎باشد.

- هماهنگی لازم و ایجاد دستورالعمل و بخشنامه مورد توافق طرفین در تمام مواردی که فصل مشترک بین دو مجموعه وجود دارد مانند نمونه گیری بخش. نمونه گیری اورژانس، نمونه گیری اطفال، فصد خون، تحویل درخواست آزمایش، ارائه جوابهای آزمایش به بخش

- برگزاری جلسات مداوم و بیان نظرات مسئولین پرستاری و آزمایشگاه و بررسی مشکلات موجود.

- اجرای برنامه های آموزش سیستم پرستاری و کسب اطلاعات کامل پرسنل مزبور.

8- ارتباط با بیمار (Relation of Patient) :

هدف تبیین نقش بیماران در عملکرد آزمایشگاه و تلاش در جهت تکریم بیماران و افزایش خدمات رسانی به بیماران می‎باشد. مهمترین موارد در ارتقاء گزینه فوق بدین شرح می‎باشد:

U توجیه بیماران در مواردی که بیمار در دقت و صحت آزمایشگاه نقش موثری دارد.

الف- انتشار و توزیع بولتن های اطلاع رسانی مبنی بر نقش بیماران در خطاهای قبل از آزمایش (Preanalysis Error)

ب- انتشار توزیع برگه های اطلاع رسانی آزمایشات خاص مانند نحوه صحیح جمع‌آوری ادرار 24 ساعته یا نحوه صحیح آزمایش GTT.

U تکریم بیماران و افزایش خدمات رسانی جهت افزایش رضایتمندی مشتری.

الف- ساعات پذیرش و جوابدهی ایده آل برای بیماران.

ب- اولویت پذیرش بیماران بالاتر از 70 سال و کمتر از 1 سال.

ج- ایجاد خدمات تصویری جهت رفاه بیماران/ ایجاد صندوق انتقادات و پیشنهادات بیماران.