گزارش کارآموزی کاربرد برنامه ACCESS در شرکت توسعه اندیشه آریا در 46 صفحه ورد قابل ویرایش

فهرست مطالب

عنوان ................................................................................................................... صفحه

مقدمه .................................................................................................................... 1

مفهوم بانک اطلاعاتی

- تعریف بانک اطلاعاتی ..................................................................................... 2

- مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی ................................................................... 4

- معایب استفاده از بانک اطلاعاتی .................................................................... 4

انواع بانک های اطلاعاتی

- بانک اطلاعات هرمی ....................................................................................... 6

- بانک اطلاعاتی شبکه ای .................................................................................. 6

- بانک اطلاعاتی رابطه ای ................................................................................. 6

نرمال سازی چیست؟ .......................................................................................... 7

اجزای بانک اطلاعاتی در اکسس

- تعریف رکورد و فیلد ...................................................................................... 8

- مشخصات فیلدها ............................................................................................ 9

- تعیین اندازه فیلدها........................................................................................... 13

- جدول .............................................................................................................. 14

- عملگرها در اکسس ......................................................................................... 15

- پنجره اکسس .................................................................................................. 17

- طراحی بانک اطلاعاتی .................................................................................... 17

ایجاد و تغییر در جدول

ایجاد جدول ....................................................................................................... 19

- ذخیره کردن ساختار جدول ........................................................................... 28

- تغییر ساختار جدول ایجاد شده ..................................................................... 31

- ایجاد فیلد کلید در جدول ................................................................................ 33

- ایجاد فیلد کلید اصلی با نوع Autonumber....................................................... 35

- ایجاد جدول با استفاده از Table wizard.......................................................... 36



مقدمه :

این شرکت ، شرکت توسعه اندیشه آریا می‌باشد که تعمیر خودرو در آن انجام می‌شود بدین صورت است که دراین شرکت خودرو وارد تعمیرگاه شده و افراد معایب خود را به اپراتور مربوطه اعلام می‌کند و اپراتور نیز آنها را در کامپیوتر ثبت نموده و یک شمارة پذیرش به دارندة خودرو می‌دهد. حال اپراتور براساس معایب درج شده خود را به یکی از سالن‌های تعمیراتی می‌فرستد تا تعمیرات در آن سالن روی خودرو انجام شود. حین تعمیرات روی خودرو، تعمیرکار قطعات و لوازم یدکی مورد نیاز جهت تعمیر را از انبار درخواست نموده ودریافت می‌نماید. بعد از اتمام تعمیرات خودرو به قسمت حسابداری فرستاده می‌شود و در آنجا با محاسبة قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و در آنجا با محاسبة قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و مبلغ مورد نظر از مشتری دریافت می‌گردد و بعد از دریافت مبلغ، برگه خروج خودرو از تعمیرگاه صادر می‌شود.

که ما در این شرکت بیشتر کارمان ساخت جداول به کمک ACCESS و ایجاد بانک اطلاعاتی برای ثبت اطلاعات موجود در شرکت می‌باشد.


مفهوم بانک اطلاعاتی
تعریف بانک اطلاعاتی

از بانک اطلاعاتی تعاریف ارائه شده است که تعریف زیر را از همه جامع ترین به نظر می‌رسد: بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط به هم است. داده عبارتند از حقایق و ارقام یک موضوع خاص و اطلاعات عبارتند از نتایجی که از ترکیب داده‌ها حاصل می‌گردند.موسسات و سازمان‌ها معمولاً سیستم های اطلاعاتی، خود را به دو صورت تشکیل داده از آن‌ها استفاده می‌کنند.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی ساده: در این روش داده‌های در فایل های جداگانه قررا می‌گیرند و برای استفاده از داده‌های موجود در آن فایل، سیستم‌های جداگانه طراحی می‌شوند. به این نوع سیستم‌های اطلاعاتی، سیستم پردازش فایل‌ها می‌گویند.

استفاده از بانک های اطلاعاتی: در این روش موجود، به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار می‌گیرند. در چنین سیستمی کاربر می‌تواند بدون سردگمی وبا صرف وقتی اندک، اطلاعات مورد نیاز خود را از داده‌های موجود در مجتمع اخذ کند. امروزه اکثر موسسات و سازمان‌ها سعی می‌کنند از این سیستم اطلاعاتی استفاده کنند.

برای پی بردن به تفاوت دو روش ذکر شده به مثال زیر دقت شود.

مثال: موسسه‌ای داده‌های مربوط به حقوق کارمندان، بیمه،‌ تنبیه و تشویق را در چهار فایل جداگانه قرار داده برای اخذ خروجی های مورد نیاز، سیستم های جداگانه برای آن‌ها نوشته است. کار سیستم حقوق،‌ محاسبه دستمزد کارکنان با استفاده از داده‌های موجود در فایل‌ حقوق، کار سیستم بیمه پردازش داده‌های موجود در فایل بیمه و کار سیستم های تنبیه و تشویق، پردازش داده‌های موجود در فایل های تنبیه و شویق می‌باشد. هر یک از این سیستم‌ها می‌توانند خروجی مناسبی را تولید کنند. اما اگر بخواهیم اطلاعات جدیدی مانند آنچه که در زیر آمده است اخذ کنیم، با مشکل مواجه خواهیم شد.

کارمندانی که دارای حقوق مشخص بوده به تعداد دفعات مشخصی تنبیه یا تشویق شده‌اند.
کارمندانی که در تاریخ معینی استخدام شده مبلغ خاصی برای بیمه پرداخت کرده‌اند.
کارمندانی که تعداد دفعات تنبیه آن‌ها بیشتر از تعداد دفعات تشویق باشد و برعکس.

در همه موارد بالا و مواردی مشابه مجبوریم از داده‌های موجود در دو یا چند فایل استفاده کنیم که کار ساده ای نیست، زیرا ممکن است داده‌های موجود در فایل ها دارای فرمت یکسانی نباشند. در حالی که اگر این موسسه سیستم اطلاهاتی خود را به صورت بانک اطلاعاتی تشکیل دهد با چنین مشکلی مواجه نخواهد شد.

در سیستم جدید تمامی داده‌های موجود در فایل های طراحی شده در روش اول، در یک 40فایل بزرگ‌تر به نام بانک اطلاعاتی قرار گرفته ‌اند که در نتیجه پردازش داده‌ها و اخذ گزارش های جدید آسان‌تر خواهد بود.


مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی

مزایای استفاده از سیستم بانک اطلاعاتی به جای سیستم پردازش فایل ها را به صورت زیر می‌توان برشمرد:

جلوگیری از اتلاف حافظه در ذخیره کردن داده‌ها.
ایجاد اطمینان نسبت به گزارش‌های بدست آمده.
اخذ گزارش‌های جدید ساده است.
سرعت پردازش داده‌ها بالا است.
داده‌ها از سیستم‌های کاربردی مستقل هستند.
تمرکز در مدیریت داده‌ها به نحود خوبی امکان پذیر است.

معایب استفاده از سیستم بانک اطلاعاتی

بانک اطلاعاتی با همه مزایایش، معایبی نیز دارد که این معایب در مقابل مزایای فوق ناچیزند. از جمله:

چون طراحی بانک‌های اطلاعاتی ساده نیست. متخصصان ماهری جهت ایجاد لازم است.

2. به دلیل متمرکز بودن سیستم اطلاعاتی، امکان آسیب پذیری سیستم زیاد است. یعنی اگر یک قسمت از سیستم از کار بیفتد ممکن است کار بقیه سیستم‌ها مختل شود.


اجزای تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی

کاربران
سیستم بانک‌های اطلاعاتی
داده‌ها موجود در بانک های اطلاعاتی

کاربران،‌ کسانی هستند که به نحوی با بانک های اطلاعاتی سر و کار دارند. بر اساس نوع کاری که کاربران با بانک اطلاعاتی دارند می‌توان آن‌ها را به سه دسته تقسیم کرد:

مدیر یا مسئول بانک اطلاعاتی
برنامه‌نویسان کابردی یا طراح بانک های اطلاعاتی
کاربران نهایی







کاربران نهایی کسانی هستند که حق هیچ گونه تغییر و تبدیل را در بانک اطلاعاتی ندارند بلکه فقط از امکانات آن می‌توانند استفاده کنند. طراحان بانک اطلاعاتی کسانی هستند که بانک اطلاعاتی را ایجاد نموده‌اند.

مسئول بانک اطلاعاتی کسی است که حق هر گونه تبدیل وتغییر را در بانک اطلاعاتی دارد. به عنوان مثال اضافه کردن داده‌های جدید و حذف یا اصلاح داده‌ها به عهده مسئول بانک اطلاعاتی است. سیسم بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای از برنامه هایی است که نیازهای کاربران را برآورده می‌کند.
انواع بانک اطلاعاتی

برای سازمان داده ها بین آنها راه های گوناگونی وجود دارد. سه الگوی اصلی، تشکیل سه نوع بانک اطلاعاتی را می‌دهند.
بانک اطلاعاتی هرمی
در این الگو، اطلاعات به صورت درختی در اختیار کاربران قررا می‌گیرند. داده‌ها در بخش‌هایی به نام قطعه ذخیره می‌شوند. قطعه بالای ریشه نام دارد. ریشه به صورت رابطه پدر و فرزندی زیرین وصل می شود. قطعه پدر می‌تواند چندین فرزند داشته باشد، ولی هر فرزند فقط یک پدر دارد.
بانک اطلاعاتی شبکه ای
این شکل، حالت تغییر یافته الگوی هرمی است. این دو الگو به آسانی به یکدیگر قابل تبدیل هستند. در الگوی هرمی می‌توان یک عامل رابه چند پیوند داد، ولی در الگوی شبکه‌ای می‌تواند چندین عامل را به چندین عامل پیوند دارد.
بانک اطلاعاتی رابطه‌ای
همان طور که می‌دانید بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای از اطلاعات مربط به هم است که برای هدف خاصی به کار گرفته می شود، مثل نگهداری سیستم کتابخانه و موجودی کالای انبار. دقت داشته باشید که بین واژه‌های «داده» و «اطلاعات» تفاوت است. داده‌ها با هم ترکیب می شوند و اطلاعات را به وجود می‌آورند. وقتی از سیستم مدیریت بانک اطلاعاتی کامپیوتر، مثل اکسس استفاده می‌کنید، از بانک اطلاعاتی رابطه‌ای بهره می‌برید. در بانک اطلاعاتی رابطه‌ای، اطلاعات به دسته‌های مختلفی از داده‌ها مرتبط به هم تقسیم می شوند که هر کدام در جدول جداگانه در فایل ذخیرده می‌شوند. جدول‌ها، اشیای مهمی در قلب بانک اطلاعاتی رابطه‌ای هستند. اطلاعات در این ذخیره و بازیابی می‌شوند.
وقتی داده‌ها در جدول های گوناگونی ذخیره میشوند، می‌توانید آن ها را به راحتی تغییر دهید. داده‌هایی را اضافه، حذف یا مشاهده کنید، داده‌هایی را جست و جو نمایید و آن‌ها را به صورت خاصی چاپ کنید.
پنجره اکسس
به هر طریقی که اکسس را راه‌اندازی کنید، اجزای تشکیل دهنده این پنجره عبارت انداز:
1. دکمه بستن همانند هر پنجره ویندوز برای بستن پنجره مورد استفاده قرار می‌‌گیرد.
2. دکمه کمینه این دکمه اندازه پنجره را به حداقل اندازه ممکن تبدیل می‌نماید.
3. دکمه بیشینه این دکمه اندازه پنجره را به بزرگترن اندازه ممکن تغییر می‌دهد.
4. نوار عنوان نام Microsoft Access و دکمه‌ها بستن، کمینه و پیشینه در این نوار قرار می‌گیرد
5. نوار منو حاوی منوهایی است که هر کدام گزینه‌های مختلفی دارند و درجای مناسبی به شرح آن‌ها خواهیم پرداخت.
6. نوار ابزار حاوی ابزارهایی است که برای کارکردن با بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
طراحی بانک اطلاعاتی
اطلاعات در سیستم بانک اطلاعاتی رابطه‌ای بین چند جدول توزیع می شود تا ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات بهینه شود. جدول‌ها به فیلدهای مشترکی ارتباط داده می شوند. به طوری که اطلاعات می‌توانند به شیوه‌های موثری استخراج و نمایش داده شوند. اگر بانک اطلاعاتی خوب طراحی شده باشد می‌تواند ابزار مهمی برای مدیریت بر اطلاعات شخصی یا تجاری باشد، ولی اگر طراحی آن به خوبی انجام نشود، ارزشی نخواهد داشت. هر چه وقت بیشتری در طراحی و تحلیل داده‌ها صورت گیرد،‌ نتیجه بهتری به دست می‌آید. وقتی طراحی کامل و مرور شد، به راحتی می‌توان بانک اطلاعاتی را ایجاد کرد.
فرایند طراحی، با تحلیل کارهایی شروع می شود که برای بانک اطلاعاتی مورد نیاز است. اول باید مشخص کنید که سیستم چه کاری را باید انجام دهد. با کاربران مصاحبه کنید تا به خواسته‌های آن‌ها پی ببرید. توجه داشته باشید که فرآیند طراحی یک فرایند تکراری است. وقتی کاربران می‌خواهند از سیستم جدید استفاده کنند، راجع به ویژگی‌های آن فکر می‌کنند، مثل فرم ورود داده‌ها،‌ تقاضای ویژه،‌و فیلدهای محاسباتی.
از طرفی دیگر، طراحی باید جایی خاتمه یابد و توسعه بانک اطلاعاتی شروع شود. در این صورت خواسته‌های دیگر سیستم را می‌توانید در نسخ بعدی سیستم منظور کنید. فرایند طراحی بانک اطلاعاتی را می‌توان در هشت مرحله انجام داد که هر مرحله هدف خاصی را دنبال می‌کند:
1. تعیین کنید که کاربران چه انتظاری از بانک اطلاعاتی دارند و چه داده‌هایی باید در خروجی ظاهر شوند.
2. توزیع داده‌ها را برنامه ریزی کنید (چه داده‌هایی در چه جدول‌هایی قرار می‌گیرند).
3. فیلدهای هر رکورد را در هر جدول مشخص کنید.
4. برای هر جدول یک فیلد منحصر به فرد را تعیین کنید تا تضمین شود که هیچ دو رکوردی یکسان نیستند.
5. تعیین کنید که جدولها چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند.
6. طراحی را با کاربران مرور کنید.
7. جدول ‌ها را ایجاد کرده داده‌ها را وارد کنید.
8. کارایی بانک اطلاعاتی را تحلیل و بهینه سازی کنید.
ایجاد و تغییر در جدول
در بانک اطلاعاتی رابطه‌ای، جدول ها نقش مهمی دارند. جدول برای دسته بندی اطلاعات به کار می‌رود، به طوری که اطلاعات مرتبط در یک جدول قرار می‌گیرند. در این فصل می‌خواهیم شیوه ایجاد ساختار جدول و انجام تغییرات در ان بررسی کنیم. بهترین روش برای نیل به این اهداف ارائه یک مثال عینی باشد.