پروژه مالی سیستم انبار و خرید در شرکت تجهیزات ایمنی راهها در 98 صفحه ورد قابل ویرایش

فهرست مطالب

عنوان

صفحه


پیشگفتار


1
فصل اول : کلیات



تاریخچه شرکت


2
انبارها


3
کدینگ


3
نحوه ورود و خروج کالا از انبار


3
فرمهای مورد استفاده در انبارهای شرکت تجهیزات ایمنی راهها


4
انبارگردانی


5




فصل دوم : شناسایی انبار



مقدمه


7
هدف و اهمیت انبارداری


8
انبار و انواع آن


10
انبارهای سازمانهای تولیدی و صنعتی


13
موجودیهای انبار ( انواع انبار )


15
محل سازمانی و تشکیلات داخل انبار


19
مشخصات انباردار


20
اهم وظایف انباردار


21
رعایت اصول ایمنی و حفاظت در انبار


22
انبار اسقاط یا انبار لوازم فرسوده


23
واحد کنترل انبار یا کنترل اقلام


24




فصل سوم : طبقه بندی کالاها ، کدگذاری و تنظیم کالاها در انبار



طبقه بندی کالاها


25
محاسن طبقه بندی کالاها


25
خصوصیات طبقه بندی صحیح


26
مبانی طبقه بندی کالاها


26
کدگذاری کالاها


27
ضرورت و شرایط کدگذاری


28
خصوصیات یک نظام کدگذاری صحیح


29
علل استفاده از نظام کدگذاری


29
روشهای کدگذاری


32
کدگذاری بر اساس طبقه بندی کالاها


33
کد میله ای ( خط نما )


33
استقرار کالاها در انبار


35
چیدن و استقرار کالاها در انبار


35
استفاده از حداکثر فضای انبار


36
وسایل کار در انبار


38
نظامهای خروج کالا از انبار


38
روشهای انبارکردن کالا


40




فصل چهارم : نظام نظارت بر انبار



وسایل و ابزار نظارت بر عملیات انبار


44
دفاتر انبار


44
کارت انبار


44
کاردکس حسابداری


47
مهمترین کارتهای انبار


48
طراحی نظام اطلاعاتی برای انبار


53
نتایج حاصل از استقرار نظام صحیح اطلاعاتی انبار


54
وظایف اطلاعاتی انباردار


55
طراحی فرمهای انبار


55
نمودار حرکت فرمها


56
تعریف فرم


57
فرمهای مورد نیاز انبار


58
گردش عملیات در سیستم تدارکات


59
دریافت و صدور کالاها


61
روشهای اجرای کار در انبار


62
عملیات حسابداری خرید و انبار


64
روشهای درخواست و دریافت کالا از انبار


64
روشهای صدور و درخواست خرید و ورود کالا به انبار


66
روش برگشت کالا به انبار


67




فصل پنجم : نظام نظارت بر موجودی



استقرار نظام نظارت بر موجودی جنسی در سازمان


68
هدف و فواید نظارت بر موجودی


68
اهمیت و فواید نظام نظارت بر موجودی


69
دسته بندی کالاهای مختلف


70
ارزش یابی کالاها


70
هزینه های مربوط به موجودی


71
نظام موجودی صفر


75




فصل ششم : شیوه های ریاضی نظارت بر موجودی



شیوه های ریاضی نظارت بر نظام موجودی


77
عوامل مؤثر در تعیین موجودی


80
انبارگردانی


84




فصل هفتم : نحوه انبارگردانی در شرکت تجهیزات ایمنی راهها



مقدمه


86
انبار


86
تقسیم انبار


86
سیستم انبار


88
فرمهای مورد استفاده در انبار


88
نحوه ورود جنس به انبار


90
نحوه خروج جنس از انبار


90
نحوه نگهداری موجودی حساب کالا در انبار


90
کدینگ ( شماره کالاهای انبار )


91
حفاظت فیزیکی از انبار


92
انبارگردانی


92
جمع آوری برگه های شمارش


92
لیستهای مغایرت


92
نحوه انبارگردانی


93
منابع و مأخذ



پیوست











پیشگفتار

منظور از طرح سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه ، بطور کلی ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات .

جزئیات سیستمهای طرح شده در واحدهای مختلف صنعتی با توجه به نوع فعالیت و سازمان داخلی آنها ممکن است با یکدیگر تفاوت داشته باشد ولی نتایج زیر از طرح هر سیتم اطلاعاتی انبار عاید می گردد :

1) ایجاد رابطه های بهتر و منطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات .

2) تسریع عملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .

3) انجاد کنترلهای بهتر در کارخانه .

4) کمک به شناسائی بهتر کالاهای موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .

5) طرح فرمهای مناسبتر برای نگهداری حساب موجودیهای انبار ( مثل کـارت انبـار و… ) .

6) طرح فرمهای بهتر برای نقل و انتقالات کالاهای موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .

7) نگهداری اطلاعات بروز درآمده از وضع موجودیهای انبار که در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار می گیرد ( مثلاً برای محاسبه قیمت تمام شده و …. ) .

8) سفارش به موقع کالا و به میزان مورد نیاز به آن .

9) افزایش اطلاعات مدیریت از میزان کالاهای موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .

10) ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم وجود سوءاستفاده در موجودیهای انبار .

11) کاهش اشکالات احتمالی ناشی از غیبت افراد شاغل در سیستم ، بخصوص انباردار .

12) کاهش هزینه ها و کارهای زائد اداری از طریق حذف فرمها و یا عملیات غیرضروری.

13) شناسائی کالاهائی که بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقیمانده اند و سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن قسمتی از سرمایه کارخانه میشوند.
فصل اول کلیات

تاریخچه شرکت

نگاهی اجمالی به سیستم انبار و خرید در شرکت ساختمانی تیراژ و همچنین توضیحاتی مختصر در مورد تاریخچه شرکت و اهداف آن :

شرکت ساختمانی تیراژدر سال 1345 هجری شمسی تأسیس گردید ، با توجه به سوابق این شرکت می توان به عملکرد این شرکت در سالهای اولیه فعالیت اشاره کرد ، از عمده ترین اهداف اصلی این شرکت کارهای پیمانکاری راهسازی است و در حال حاضر تولیدات این شرکت شامل گاردریل کنار جاده ، علائم راهنمائی و رانندگی ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلکترر )‌ ، گابیون و … میباشد .

سهام این شرکت تماماً متعلق به دولت میباشد و زیر نظر وزارت راه و ترابری اداره می گردد .



انبارها

این شرکت دارای هشت انبار میباشد که عبارتند از :

1- انبار مواد اولیه 2- انبار ضایعات 3- انبار لوازم یدکی 4- انبار کالای تجاری 5- انبار محصول 6- انبار ابزار مصرفی 7- انبار سوخت 8- انبار متفرقه .

نقشه هوائی و موقعیت فیزیکی این انبارها پیوست میباشد .

کدینگ در شرکت ساختمانی تیراژ

کدینگ اقلام انبارها در این شرکت ، شامل 10 رقم می باشد که رقم اول و دوم از سمت چپ کد کالا ، بیانگر نوع انبار میباشد ، یعنی انبار مواد اولیه با پیش شماره 11 انبار ضایعات با پیش شماره 12 ، انبار لوازم یدکی با پیش شماره 21 ، انبار کالاهای تجاری با پیش شماره 41 ، انبار محصول با پیش شماره 51 و انبار ابزار مصرفی با پیش شماره 62 ، انبار سوخت با پیش شماره 81 و انبار متفرقه با پیش شماره 91 شروع می شوند .

پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدی صرفاً برای گسترش انبار برای آینده پیش بینی شده است و به اصطلاح باز می باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس کالا می باشد و در آخر دو رقم پایانی بیانگر واحد شمارش یا اندازه گیری کالا میباشد . یعنی اگر دو رقم آخر کد کالایی 01 باشد واحد اندازه گیری آن کالا کیلوگرم است و همچنین 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 لیتر ، 08 قوطی ، 09 یارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جین ، 15 شاخه و 16 رول میباشد .

بعنوان مثال اگر کد کالایی 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص می شود که این کالا در انبار ابزار مصرفی میباشد و اعداد 0240 باز میباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش میباشد و اعداد 02 نشانگر این است که واحد شمارش این کالا عدد میباشد .
نحوه ورود و خروج کالا از انبار

نحوه ورود جنس به انبار

در شرکت « شرکت ساختمانی تیراژ » ورود کالا به انبار بدین صورت است که استفاده کننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفی بودن ، ملزومات ، مواد اولیه و … فرمی به نام درخواست کالا تنظیم مینماید و با ذکر نام خود و نام واحد درخواست کننده ، شرح و تعداد جنس مورد نیاز خود را اعلام می نماید و پس از استعلام از انبار مبنی بر نبود این جنس در انبار ، جهت خرید به واحد تدارکات ارجاع می گردد . واحد تدارکات نیز پس از طی مراحل قانونی ( دریافت استعلام بها ، پیش فاکتور و … ) نسبت به خرید جنس مورد نظر اقدام می نماید و جنس خریداری شده وارد انبار شده و برای آن رسید انبار صادر می شود . رسید انبار در سه نسخه ( یک نسخه 3 برگی ) تنظیم می گردد که یک نسخه از این برگها نزد آورنده جنس ( تحویل دهنده ) ، یک نسخه نزد تحویل گیرنده ( انبار ) و نسخه دیگر هم به همراه فاکتور ، درخواست خرید ، استعلام بها و غیره جهت ثبت و تنظیم سند خرید تحویل امور مالی می گردد .
نحوه خروج جنس از انبار

همچنین در این شرکت برای خروج جنس از انبار ، ابتدا تکمیل فرم درخواست کالا توسط واحد متقاضی جنس صورت می گیرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر می گردد و پس از تکمیل و تأئید حواله مربوطه جنس مذکور به تعداد ( یا مقدار ) حواله شده از انبار خارج می گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نیز توسط انباردار یا مسئول انبار صادر می گردد .
فرمهای مورد استفاده در انبارهای شرکت ساختمانی تیراژ

1- حواله : جهت خروج کالا از انبار مجوزی بنام حواله صادر می گردد . حواله انبار شامل : ردیف ، کد کالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد . نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم برای تحویل گیرنده میباشد ، همچنین حواله انبار دارای کد انبار ، شماره سریال حواله ، نام واحد درخواست کننده و تاریخ میباشد که توسط رئیس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحویل گیرنده امضاء می گردد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .

2- رسید : جهت ورود کالا به انبار مجوزی بنام رسید انبار صادر می گردد ، قسمتهای اصلی رسید انبار عبارتند از : ردیف ، کد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ میباشد که در سه نسخه تنظیم می گردد ، نسخه اول برای حسابداری ، نسخه دوم برای انبار و نسخه سوم هم برای تحویل دهنده جنس ( واحد تدارکات ) است . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .

3- برگشت رسید : گاهی اوقات اتفاق که کالایی در اثر عوامل مختلف باید به فروشنده و یا سازنده آن عودت گردد ، در این صورت کالای رسید شده در انبار را باید برگشت رسید کرد ، و یا به عبارتی با عودت آن به فروشنده یا سازنده آن ، برگشت از خرید تنظیم می گردد این سند شبیه حواله انبار میباشد ، با این تفاوت که در آن علت برگشت نیز ذکر میشود . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .

4- فرم برگشت کالا : گاهی اتفاق می افتد که کالایی از انبار درخواست می گردد اما پس از صدور حواله و خروج کالا ، این کالا به انبار عودت می شود . ثبت ورود کالا به انبار در سندی بنام برگشت کالا به انبار انجام می شود . این فرم شبیه رسید انبار است ، با این تفاوت که در این فرم علت برگشت کالا به انبار نیز قید می گردد . نمونه این فرم ضمیمه پیوست میباشد .
انبارگردانی
همانگونه که میدانید موجودی مواد و کالا یکی از اقلام دارایی های جاری و همچنین یکی از مهمترین اقلام ترازنامه است ، در پایان هر دوره مالی جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعی موجودیهای مواد و کالا و همچنین جهت دستیابی به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگردانی انجام می گیرد .

در شرکت ساختمانی تیراژ این عمل در سال مالی منتهی به 1382 با حضور نمایندگان سازمان حسابرسی صورت گرفت . بدین صورت که کمیته ای تشکیل گردید که کمیته انبارگردانی نام دارد . برای این کمیته مسئولی انتخاب شد که وظیفه این کمیته اجرای دقیق دستورالعمل انبارگردانی بود و شخصی بعنوان هماهنگ کننده تعیین گردید که مسئولیت هماهنگی بین انبارها ، مسئولین انبارها و شمارشگران و نمایندگان سازمان حسابرسی بود .

انبارگردانی در این شرکت به مدت 30 روز طبق دستورالعمل و اجرای موارد زیر انجام گردید :

1- کنترل اجناس : از آغاز انبارگردانی موجودی انبارها چک گردید . برای اطمینان از اینکه جنسهای مشابه در چند جای مختلف قرار نگیرند و یکجا جمع شوند و مواردی بود که رفع شد .

2- تگ گذاری : برگه های شمارش شامل سه قسمت مشابه که در آن شماره سریال برگه ، کد کالا ، شرح کالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نیز دو محل امضاء برای شمارش کنندگان وجود داشت . این تگهای شمارش قبل از آغاز انبارگردانی بصورت کامپیوتری پرینت شده و هر کدام روی جنس مربوطه قرار گرفته بود .

3- شمارش اول : شمارش کنندگان در چند تیم دو نفری تقسیم شده که یک نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت مقادیر بود . شمارش از یک طرف انبار و در جهت خاصی شروع شد . شمارش کنندگان به ترتیب قفسه ها و ردیفهای انبار را طی کردند و به هر جنس که رسیدند قسمت اول تگ را جدا کرده و پس از شمارش دقیق مقادیر شمارش شده در آن ثبت کردند ، سپس قسمتهای مربوط به شمارش دوم و سوم را در جای قبلی خود ( روی جنسها ) قرار می دادند . طبق استانداردها این عمل ( شمارش اول ) توسط گروه دیگری نیز انجام می گیرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش کنندگان ( تیم دوم ) امضاء می گردد .

جمع آوری برگه های شمارش

در پایان هر روز برگه های شمارش به تفکیک شمارش اول و دوم توسط ناظرین انبارگردانی ( حسابرسان ) جمع آوری و نگهداری می شد . پس از آنکه کلیه موجودیهای انبار شمارش گردید با حضور بازرسان قانونی شرکت ( حسابرسان ) پاکت حاوی برگه های شمارش باز شده و موجودیهای شمارش شده وارد کامپیوتر گردید .

لیستهای مغایرت

اگر بین شمارش اول و شمارش دوم گروههای شمارش اختلافی وجود داشته باشد ، این موارد در لیستی به عنوان مغایرت اولیه چاپ ( تهیه ) می شود و شمارش مجدد این اقلام انجام می گیرد . سپس این شمارشها وارد کامپیوتر گردیده ( پاسخ ) و با موجودی کالاها طبق کاردکس مقایسه می گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بین آنها لیست مغایرت ثانویه تهیه می گردد و اینبار با حضور مسئول انبار یا انباردار و یا کمک انباردارهایی که مورد اطمینان مسئولین انبار هستند شمارش سوم انجام می گیرد و نتیجه این شمارش در قسمت سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت می شود . سپس برای آخرین بار این شمارشها وارد کامپیوتر ( پاسخ ) شده و لیست مغایرت نهایی گرفته ( چاپ ) می شود . لازم به ذکر است کلیه این فعالیتها باحضور حسابرس انجام می گیرد و برگه های شمـارش سوم بـه تـأیید و امضـاء انبـاردار می رسد .

که در این شرکت مواردی مغایرت وجود داشت که پس از طی این مراحل رفع گردید .

پس از اتمام انبارگردانی صورتجلسه انبارگردانی و همچنین تأییدیه انباردار نیز تهیه گردید . کلیه لیستهای فوق به امضاء مسئول هماهنگ کننده انبارگردانی ، مسئول انبار و انباردار رسیدند . جهت شروع اعمال انبارداری در سال جدید مالی لیست کسری و اضافی انبار مورد استفاده قرار گرفت . بدین ترتیب که کلیه کسری انبار به حساب هزینه ها و کلیه اضافات انبار به حساب سایر درآمدها یا درآمدهای متفرقه منظور گردید

فصل دوم – شناسائی انبار



مقدمه :

انبارداری یک خدمت اقتصادی است و عبارت از نگهداشتن کالا به منظور عرضه بموقع آن یا گسترش دادن مدت عرضه آن است به نحوی که کالا برای مدتی بیشتر قابل دسترس و مصرف باشد . در اقتصاد هر کشوری انبارها حلقه هایی از زنجیر تولید ، انتقال ، توزیع و مصرف اند و نقش اتصال و واسطه را در انتقال کالا از مناطق تولید به بازارهای مصرف و سپس توزیع محلی بر عهده دارند . بهایی که مصرف کننده برای هر کالایی می پردازد ، برابر مجموع قیمت خرید کالا ،هزینه حمل و نقل ، هزینه انبارداری و سود فروشنده است . هزینه های حمل و نقل و انبارداری اغلب اوقات در مقایسه با قیمت تمام شده کالا ، مبلغ قابل ملاحظه ای را به خود اختصاص می دهد . بنابراین استفاده از شیوه های صحیح انبارداری موجب کاهش چنین هزینه هایی می شود که در نهایت به تقلیل بهای پرداختی از طرف مصرف کننده خواهد انجامید ، ضمن این که برای مصرف کننده ، انبار نقش عمده خود را از نظر قابلیت کاربرد و سهولت دسترسی به کالا نشان می دهد .

تلاش کارخانه های مختلف مصروف تهیه مواد اولیه و ساخت کالاهای مورد مصرف مردم می شود . بنابراین در هر سازمان صنعتی و تولیدی ، انبارهای مختلفی بر حسب نیازهای آن سازمان همچون : انبار مواد اولیه ، انبار کالاهای نیم ساخته ، انبار ابزارآلات ، انبار قطعات یدکی دستگاهها ، انبار قالبها ، انبار ملزومات ، انبار ضایعات مواد و … وجود دارد .

درصد زیادی از سرمایه اکثر سازمانهای بازرگانی را مواد اولیه ، لوازم و قطعات یدکی ، کالاهای ساخته شده و نیم ساخته و نظایر اینها تشکیل می دهنـد . بدیـهی است کـه بخـش عمده ای از سرمایه در گردش سازمان مصروف تهیه آنها می شود . لذا نگهداری و مراقبت دقیق از آنها و برقراری یک نظام صحیح اطلاعاتی برای کنترل موجودیهای انبار بسیار ضروری است . چه ثروتهایی که در انبارها به سبب فقدان دقت و مراقبت و انبارداری ناصحیح از بین می روند و بنابراین با بهبود وضع انبارداری می توان جلو این زیانها را گرفت و بر میزان سود سازمان افزود . عوامل مختلفی در میزان موجودی و انواع و تعداد انبارهای سازمانهای بازرگانی مؤثرند. از قبیل : روش تولید ، میزان به کارگیری ماشین آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اولیه مورد نیاز ، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی ، وضعیت واحد تولیدی در صحنه صنعت و اقتصاد کشور بلکه در سطح جهانی و بالاخره نظام تدارک و سفارش کالاها در سازمان مربوطه .

در نظام انبارداری و نگهداری کالاها با سه روش سروکار است :

1- ورود کالاها به انبار ( وارده )

2-صدور و خروج کالاها از انبار ( صادره )

3- ذخیره کردن یا موجودی کالاها در انبار .

در مواردی که انبار ، کالاهای نیم ساخته در میان خط تولید را ذخیره و نگهداری می کند ، چون جریان ورود این کالاها و صدور آنها در خارج انبار تعیین و اجرا می شود ، این روشها مشکلتر و پیچیده تر است .

هدف و اهمیت انبارداری صحیح

درصد زیادی از سرمایه اکثر موسسات صنعتی را مواد اولیه ، لوازم ، وسائل یدکی کالای ساخته و نیم ساخته و نظایر آنها تشکیل میدهند که قسمت عمده سرمایه در گردش صرف تهیه اجناس و وسائل مذکور میگردد ، لذا نگهداری و حفاظت دقیق از آنها و برقراری یک سیستم صحیح اطلاعاتی برای موجودی بسیار ضروریست .

ارزش ریالی مجودیهای انبار در صنایع مختلف متفاوت است . جهت در ک اهمیت این موجودیها در واحدهای صنعتی مختلف میتوان از نسبت موجودیهای انبار به کل دارائیها و ارزش ویژه آن صنعت استفاده کرد .

عوامل مختلفی در میزان موجودی انبار واحدهای صنعتی موثر هستند . بطور مثال روش تولید ، دوره تولید ، میزان بکارگیری ماشین آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اولیه مورداحتیاج ، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی ، وضعیت واحد صنعتی در کل صنعت کشور و دنیا ، … و بالاخره سیستم های تدارکاتی و سفارش واحد تولیدی .

ایجاد یک نظام صحیح انبارداری در سازمانها ( به ویژه سازمانهای بازرگانی و صنعتی ) باعث سودآوری و متضمن مزایای زیادی است که در زیر به پاره ای از آنها اشاره می شود .

1- دریافت ، استقرار ، حفاطت و در دسترس قرار دادن کالاها در انبار به طرز درست و به سرعت و آسانی انجام می پذیرد و نیازهای واحدها بموقع تامین می شود

2- با نظارت دقیق بر موجودیهای انبار ، از افزایش بیش از اندازه و حد تعیین شده کالاها در انبار جلوگیری می شود و در نتیجه از ضرر و زیانهای ناشی از تغییر قیمتها یا خرابی و فساد کالاها در اثر گذشت زمان جلوگیری می شود .

3- از سفارشات مضاعف و تکراری که بر اثر بی توجهی به کالاهای سفارش شده قبلی و در بین راهی رخ می دهد ، جلوگیری می شود .

4- تعیین میزان موجودی کالاها در انبار و میزان مصرف و در نتیجه نوع و مقدار خرید آنها در زمانهای مختلف به نحو صحیح محاسبه و در نتیجه در بودجه خرید صرفه جویی می شود . این امر عملیات حسابداری صنعتی را نیز تسهیل می کند .

5- اطلاعات مورد نیاز مدیران در زمینه میزان موجودیها و مصارف کالاها در هر زمان به نحو احسن تأمین می شود .

6- باعث تسهیل عملیات شمارش ، موجودی گیری و صورت برداری عملی از موجودیها ( انبار گردانی ) ، همچنین تعیین ارزش موجودی جنسی در پایان سال که کار پر زحمت و پر خرجی است می گردد .

7- با خرید به مقدار مقرون به صرفه ، از راکد شدن سرمایه در گردش به سبب نگهداری بیش از حد موجودی جلوگیری و در نتیجه باعث تسریع جریان نقدینگی سازمان می شود .

8- صدور بموقع قبض انبار سبب تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده و عملیات حسابداری می شود .

9- کالاها به میزان واقعی و صحیح بیمه می شوند و از پرداخت هزینه اضافی بیمه برای کالاها جلوگیری می شود .

10- چون میزان موجودیهای انبار معمولا به قیمت تمام شده ارزیابی می شود ، لذا در صورتی بروز خسارات ناشی از آتش سوزی و مواردی که باعث ایجاد خسارت می شود ، خسارات وارده با استناد به آمار موجودیها ، از طرف شرکتهای بیمه به سهولت تعیین می شود و احتیاج به ادعاهای واهی ، غیر حقیقی و تسویه حساب از طریق مصالحه نمی باشد

11 - اموال و دارائیهای سازمان به نحو صحیحی نگهداری و حفاظت می شود و در نتیجه اتلاف و ضایعات و سرقت به حداقل می رسد . به علاوه بدیهی است که با بودن نظم و امکان رسیدگی دقیق بر موجودیها ، از سوء استفاده های احتمالی در انبار جلوگیری می شود .

انبار و انواع آن
روشهای کدگذاری

برای کدگذاری کالاها از حروف الفبا یا اعداد یا ترکیب آنها استفاده می شود . بدینگونه روشهای کدگذاری عبارتند از:

الفبایی : این روش یکی از ابتدایی ترین روشهای تنظیم کالا می باشد و طبق آن کالاها بر اساس حروف متشکله نام کالا و رعایت نظم حروف الفباء به ترتیب در قفسه ها و محلهای تعیین شده قرار داده می شوند و با حروف اوّل نام کالا نیز شناسایی می گردند . در روش الفبایی برای اطلاع از محل کالا و دسترسی به آن نیاز به تنظیم دفتر راهنما نمی باشد ، زیرا با در دست داشتن نام کالا و با مراجعه به قفسه حروف مربوظ به آن کالا به راحتی می توان به کالای مورد نظر دست پیدا کرد .
شماره گذاری ساده : در روش شماره گذاری ساده یا مسلسل به کالاهای موجود در انبار به ترتیب ورود به انبار شماره ردیفی اختصاص داده می شود . سپس کالاها به ترتیب شماره شان درقفسه ها و محلهای تعیین شده در انبار جای می گیرند . در این روش هیچگونه طبقه بندی اجرا نمی شود و شماره های بالاتر متعلق به آخرین انواع کالاهای وارده به انبار است . بدیهی است در این روش برای دسترسی به کالای مورد نظر استفاده از دفتر یا کارت راهنما که بر حسب حروف متشکله نام کالا تنظیم می شود الزامی است . این روش در سازمانهایی که تنوع اقلامشان زیاد نمی باشد مورد استفاده قرار می گیرد .
شماره گذاری مرکب : این روش مرحله تکامل یافته شماره گذاری ساده و متداولترین و مناسبترین روشی است که امروزیه در اکثر انبارهای بزرگ و با کالاهای متنوع و مختلف از آن استفاده می شود . با افزایش اقلام کالاها و ورود کالاهای جدید به انبار بخوبی حالت انعطاف پذیری و جوابگویی را طبق نیازها پیدا می کند زیرا در این روش برای کدگذاری کالاهای جدید جای خالی وجود دارد . در این روش از شماره ها یا گروههایی از اعداد برای طبقه بندی استفاده می شود و به منظور تقسیم بندیهای فرعی شماره های فرعی برای آن گروه اعداد بکار می رود و لازم است ابتدا کالاها بر مبنای یکی از موارد ذکر شده طبقه بندی و سپس کدگذاری می شوند .
الفبا – شماره : در این روش حرف اول نام کالا و شماره ردیفی که بطور مسلسل به هر یک از کالاهای مربوظ به آن حرف اختصاص داده می شود ، ملاک تنظیم است . کالاها ابتدا به ترتیب حروف الفبا تفکیک می شوند و سپس حرف اول نام کالا و شماره ردیف به عنوان کد کالا شناخته شده و ملاک تنظیم کالاها در انبار قرار می گیرد .
نیمونیک : در این روش از خلاصه اسـم یا اسامـی کـالا بعنـوان کـد آن کـالا استفـاده می شود بطوریکه با داشتن سابقه ذهنی از نام یک کالا ، در صورت شنیدن یا خواندن خلاصه آن ، اسم کامل آن کالا به خاطـر آید . به روش نیـمونیک حروف اول نـام کـالاها هم گفتـه می شود و معمولاً برای انبارهای با موجودی کم بکار می رود و نام کالا یا مشخصات چیزی را به اختصار به یاد می آورد . این روش نیاز به حضور ذهن خوب کارکنان انبار دارد . بدیهی است که این روش کدگذاری قراردادی است و هر سازمان می تواند در این مورد با توجه به ویژگیهای خاص کالاهای خود از علایم و خلاصه های ابداعی خود استفاده کند .معمولاً وقتی از این روش استفاده می شود که تعداد اقلام کالاها متنوع و متعدد و مشابه نباشد . از این روش در طبقه بندی ، نگهداری و شناخت انواع داروها ، مواد و عناصر شیمیایی نیز استفاده می شود .

کدگذاری بر اساس طبقه بندی کالاها

شیوه های الفبایی ، شماره گذاری ساده و الفبا- شماره روشهایی است که عموماً در بایگانیها و کتابخانه ها برای نگهداری پرونده ها و کتابها بکار می رود و در پاره ای انبارها نیز مورد استفاده قرار می گیرد . در واقع امروزه دیگر در انبارداری منسوخ شده اند . منطقی ترین و رایجترین شیوه کدگذاری کالاها ، طبقه بندی آنها و اختصاص شماره به هر یک از طبقات تعیین شده است .

کد میله ای ( خط نما )

خط نما یا کد میله ای از جمله سازوکارهای ورود و خروج اطلاعات هستند که امروزه در جهان به کمک نظامهای کامپیوتری کاربردهای فراوانی یافته اند . یکی از مهمترین زمینه های استفاده از کدهای میله ای ، شناسایی کالاها و حسابداری آنها در صنایع ، انبارها ، فروشگاهها یا امور مربوط به کتابخانه ها و آرشیوها ، امنیت ورود و خروج پرسنل و … است .

کدهای میله ای به شکل میله های عمودی سایه روشن در کنار هم قرار می گیرند به طوریکه در فاصله خطوط میله ای چاپ شده بر روی کالا فضاهای سفید وجود دارد و به کمک دستگاههای رایانه ای تبدیل به نوعی کد رمزدار می شود .

در واقع کدهای میله ای مجمـوعه ای از اطـلاعات حرفی یا عـددی هستند کـه به صورت میله های نازک و ضخیم نمایش داده می شوند و شامل اطلاعاتی از قبیل قیمت ، نام محصول ، سازنده ، وزن ، تاریخ ساخت و انقضاء و … می باشند و خطوط مزبور اطلاعات متعددی از این قبیل را در خود ذخیره کرده اند .

کدهای میله ای انواع و اقسام دارند و هر یک نوع خاصی از اطلاعات را در خود ذخیره می کند و به نمایش می گذارد . به همین دلیل الگوهای خاصی برای نمایش اینگونه اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد . با عبور نور از روی فضاهای خالی بین ستونهای سیاه و با پهنای متفاوت ، کد میله ای خوانده و رمزگشایی می شود .

موارد استفاده از کدهای میله ای

زمینه های عمده استفاده از کدهای میله ای در سازمانها و مراکز اداری و صنعتی و مالی به قرار زیر است :

1) خطوط تولید : در خطوط تولید کارخانجات صنعتی از کد میله ای برای ثبت اطلاعات مختلف نظیر مشخصات تولید ، مشخصات مواد مصرفی ، کنترل کیفی و … استفاده می شود .

2) انبارها : در انبارها با استفاده از کد میله ای شناسایی کالاها بسیار ساده می شود و نیاز به متخصصین فنی انبار و قطعه شناسی را کاهش می دهد . همچنین در پایان دوره مالی انبارگردانی به سرعت و سهولت انجام می شود .

3) فروش : نصب کد میله ای بر روی کالاها و استفاده ار آن برای انتقال اطلاعات مربوط به کالاهای فروخته شده به کامپیوتر گاهی بسیار موثر در سرعت بخشیدن به امر فروش و بالابردن میزان کنترل و دقت در محاسبات و عملیات می باشد زیرا خطاهای ناشی از عوامل و ملاحظات انسانی را حذف می کند .

4) کارتهای شناسایی : در سازمانها کارتهای شناسایی کارکنان به کد میله ای مجهز می شود و با استفاده از تجهیزات کد میله ای ، اطلاعات مربوط به ساعات ورود و خروج کارکنان بدون خطا و صرف وقت و هزینه زیاد به کامپیوتر منتقل می شود و در پایان فهرستهای حقوق برای پرداخت بدون فوت وقت و با دقت صددرصد آماده می شوند .

5) امنیت مراکز سری : برای حفظ امنیت مراکز سری تحقیقاتی و نیز حریم آزادیهای شخصی کلیه کارکنان یا افراد مجاز به در دست داشتن کارتهایی که حاوی اطلاعات به شکل کد میله ای است می توانند درهای مخصوص را باز کنند و وارد و خارج شوند .
استقرار کالاها در انبار
کد محل کالا

لازم است چیدن اجناس در انبار با توجه به حجم ، اندازه و سایر خصوصیات و ویژگیهای کالا و نیز میزیاین مراجعه و مصرف آن با رعایت کامل اصول ایمنی و در محلهای مناسب و تعیین شده انجام شود .

یکی از منطقی ترین و رایجترین روشهای تنظیم کالا در انبار کدبندی قفسه های انبار است. در این روش ابتدا به هر یک از قفسه ها یک کد اختصاص می دهند و هر یک از قفسه ها و طبقات قفسه ها دقیقاً شماره گذاری می شوند . د رسازمانهای بزرگ که دارای انبارهای مختلف هستند ، علاوه بر شماره بندی راهروها و قفسه ها ، به انبارها نیز شماره داده می شود یا انبارها با نام یا حروف الفبا مشخص می گردند آنگاه چنین شماره هایی که مشخص کننده دقیق مکان اجناس در انبار است ، بر روی کارت هر کالا و نیز دفتر راهنما درج می شود . بنابراین با مراجعه به کارت کالاها یا دفتر راهنما و آگاهی بر نشانی آنها دستیابی به اجناس مورد نظر به سادگی امکانپذیر خواهد بود .