پروژه مالی بررسی بخش اداری مالی مخابرات دکتر حسابی در 81 صفحه ورد قابل ویرایش

اداره مالی اداری

اداره مالی اداری ضمن ارائه خدمات به متقاضیان و مشترکین تلفنی بصورت قبول تقاضا و اشتراک تلفن و تشکیل پرو.نده و رسیدگی به امور قبوض مشترکین و محاسبه در آمد و هزینه‌ها ، خدمات تدارکاتی و پرسنلی و حقوقی کلیه پرسنل و کارکنان مخابرات شهرستان را به عهده‌دارد که اگر فعالیت و تدارکات و پشتیبانی به موقع این اداره نباشد شاید بتوان گفت به فعالیت بقیه واحدهای ادارات مختلف این مجموعه بی‌نتیجه و یا متوقف می‌ماند .


امور متقاضیان و امور مشترکین

با انتشار اگهی قبول تقاضای تلفن نسبت به ثبت نام متقاضیان تلفن و فروش فیش به آنان اقدام می‌شود این ثبت نام و فروش فیش بایستی در محدوده مرز خدمات تلفنی که در طرح ایجاد امکانات مخابراتی است بایستی صورت پذیرد پس از فراهم شدن امکانات فنی ، توسط واحد مذکور جهت کلی متقاضیان ردیف ودیعه تعیین و طی دعوتنامه ای از متقاضی نسبت به تکمیل پرونده اقدام می‌شود و جهت هر یک با رعایت حق تقدیم فرم سیمک شی صادر و به واحد مربوطه ارسال می‌نمایند . پس از عودت فرم مذکور از واحد زیربط به امور متقاضیان نصبت به صدور فرم دایری تلفن و ارسال آن به واحد‌های مربوطه نسبت به بر قراری ارتباط مشترکین اقدام می‌شود و پرونده مربوطه نیز از امور متقاضیان به امور مشترکین جهت استقرار در فایل مربوطه و بایگانی می‌گردد .

پس از دایری هر تلفن کلیه تغییرها و درخواستهای مشترکین در واحد امور مشترکین صورت می‌پذیرد که اهم آن بشرح ذیل می‌باشد .

1-تغییر نام فیش بکلی ممنوع است مگر بصورت درجا به غیر فقط با تغییر مالک در صوتیکه خریدار ملک ، خریدار فیش مذکور باشد و یا اینکه متقاضی تلفن فوت نموده باشد واگذاری نوبت به احدی از ورّاث با اجازه سایر ورثه طبق گواهی مربوطه ملامانع است .

واحد آبونمان

پس از واگذاری امتیاز خط تلفن به مشترک ابتدا دائری تلفن به واحد آبونما ارسال می‌گردد تا این واحد مشخصات دائری از قبیل نام ، نام خانوادگی ،‌آدرس ، شماره کنتور ، تاریخ دائری را به مرکز کامپیوتر اعلام یا نسبت به صدور قبض تلفن و ارسال صورت حساب کارکرد اقدام شود . صورت حساب کارکرد تلفن‌ها در هر دوره دو ماهه صادر و ارسال می‌گردد ، کنتر برداری قبوض در ابتدای هر سیکل دو ماهه انجام و به مرکز کامپیوتر ارسال می‌کردد تا با توجه به کنتر قبلی کارکرد تلفن مشخص گردد، ‌پس از محاسبه کارکرد و صدور قبوض صورت حساب ، قبوض به واحد آبونمان ارسال می‌گردد تا پس از اصلاحات مقدماتی به اداره پست جهت توضیع ارسال گردد.

قبوض صورتحساب تلفن قبل از تعویض به اداره پست جهت توضیع تحویل پاسخگویان آبونمان داده می‌شود تا با توجه به اطلاعات موجود ، مشترکین مقرض به کارکرد و هزینة تلفن را نسبت به آن اگاه سازند و چنانچه اشکالی از قبیل اشتباه پانچیست در پانچ اطلاعات کنتور و غیره بود رفع و اصلاح نمایند .

پس از پرداخت مبالغ کارکرد تلفن‌ها طی قبوض صادره توسط مشترکین به بانک ، هر روزه وصولیهای قبوض تحویل کارکنان حسابدار این واحد می‌گردد تا با حسابرسی‌های خود و صدور سند مربوطه آن را آماده و جهت ثبت در مرکز کامپیوتر دسته بندی و ارسال نمایند . مشترکینی که در مهلت مقرر نسبت به پرداخت بدهی‌های خود اقدام ننمایند توسط مرکز کامپیوتر لیستی تهیه و به واحد آبونمان جهت قطع تلفن‌های بدهکار داده می‌شود که این واحد پس از بررسی تلفن‌ها به مرکز مربوطه جهت اجرا ارسال می‌دارد و پس از مراجعه مشترکین بدهکار جهت پرداخت بدهیها پس از وصول بدهی نسبت به وصل مجدد تلفن‌های مذکور اقدام می‌نمایند .

چنانچه مشترکی بخواهد تلفن خود را از محلی به محل دیگر انتقال دهد چون آدرس تلفن مذکور می‌بایستی تغییر نماید از طریق امور مشترکین فرم تغییر مکان صادر و پس از اقدامات لازم اصلاحیه آدرس به این واحد ارسال می‌گردد تا این واحد مقدمات کار و تغییر آدرس در قبوض را برای انجام به مرکز کامپیوتر انجام دهد.

چنانچه مشترکی نسبت به کارکرد تلفن خود اعراض داشته باشد فرم مخصوصی برای تلفن مذکور تهیه و به مرکز تلفن مربوطه ارسال می‌گردد تا نسبت به کنترل کنتور تلفن مذکور اقدام نمایند و نتیجه سالم و یا معیوب بودن کنتر مشخص و به واحد آبونمان ارسال تا نتیجه به مشترک معترض اعلام شود .

با توجه به استفاده از تکنولوژی و تعدیل نیروی انسانی در این واحد نکاتی چند ضروری بنظر می‌رسد چون روزبروز کامپیوتر در زندگی انسان‌ها تاثیر بسزائی را به جا می‌گذارد و مردم با تکیه بر سرعت و افزایش حجم کارها و تعدد وظایف خود بیشتر به این ماشین روی می‌آورند لذا باعث گردیده که امروزه ادارات ، شرکتها و مؤسسات دولتی به جای نیروی کار انسانی رو به کامپیوتر نموده تا جائیکه امکان دارد از آن برای انجام فعالیت‌های خود کمال استفاده را بنمایند این قائده برای شرکت مخابرات نیز مستثناء نبوده و باعث تعدیل نیروی انسانی در این شرکت هم گردیده که دارای فوائد و مضراتی بوده که مختصرا توضیح داده می‌شود .


فوائد و مضرات استفاده از کامپیوتر در آبونمان :

از فوائد این طرح افزایش سرعت کار و کارائی فعالیت‌ها و سرعت گردش کار ،‌ارائه سریع لیست‌های مورد نیاز ، ارائه آمارهای لازم و ضروری جهت مدیران به منظور دستیابی به اهداف شرکت و همچنین استفاده از کامپیوتر باعث گردیده تا کارکنان با این تکنیک نوین آشنا و ایجاد تخصص جدیدی در بین کارکنان با دادن آموزشهای لازم گردد .

از جهاتی سیستم‌های کامپیوتری باعث کاهش هزینه‌های پرسنلی به خاطر تعدیل نیروی انسانی بوده در حالیکه در کوتاه مدت شرکت متحمل هزینه‌های سنگینی جهت خرید کامپوترهای مورد نیاز و آموزش پرسنل گردیده است ولی دراز مدت مقرون بصرفه می‌باشد . ولی از طرفی با بکار گیری سیستم‌های کامپیوتری انجام بسیاری از کاهایی که تا قبل از بکار گیری توسط نیروی انسانی مذکور به بیکاری جامعه افزوده شده و عدة بسیاری برای امرار معاش خود با مشکل مواجه می‌گردند که جذب اینگونه افراد مستلزم ایجاد مشاغل جدیدی و سرمایه گذاری زیادی در کل کشور می‌گردد که این امر اجتناب نا پذیر است و تا حصول نتیجه بایستی سیاستی اعمال گردد که این مشکل به نحوی که کمترین صدمه را داشته باشد حل گردد .

یکی دیگر از مضرات آن این است که چنانچه اشکالی در ارسال اطلاعات به مرکز اطلاعات پیش آید می‌بایست تا دوره بعد ( دوره دو ماهه هر سیکل ) صبر نمود تا بتوان اشکال را بر طرف نمود در صورتیکه در سیستم دستی قبل از کامپیوتری شدن این کار به راحتی در همان روز انجام می‌گرفت و راحت‌تر اشکالات بر طرف گردید .

چون نرخهای آمونمان تلفن‌های خود کار ، در آمد حق الفاظه ، در آمد خارج از مرز تلفن ، در آمد عوارض شهرداری ،‌ در آمد اجاره خط ، در سه دوره مورد مطالعه در سالهای 68و70و72 تغییری نکرده است فقط به کل تغییرات در آمد هر یک اشاره می‌شود .




قوانین عمومی‌مدیریت

همة مدیران در هر سطحی از سازمان باید تعریف کاملی از مسئولیت‌های خد داشته و بطور سیستماتیک مسئول و پاسخگوئی عملکرد خود بحساب آیند . اطلاعات آماری تهیه شده توسط سیستم اطلاعاتی مدیریت در هر جا که ممکن باشد باید برای تعیین اهداف کمی‌متغیرهای کلیدی مورد استفاده مدیران تا زیر اولین ردة سطح سوپروایزری قرار می‌گیرد . باید رسماً از مدیران خواسته شود که در آخر هر سال پاسخگوئی عملکرد خود در قبال این اهداف باشند . در صورت وجود کمبودهایی نسبت به این اهداف ، مدیر مربوطه باید وادار شود که دلایل را تجزیه و تحلیل کرده و با کمک و پشتیبانی متخصصین ادارات مرکزی این کمبودها را بر طرف سازد . برای خرابی‌های دائمی‌باید فکری شود و برای کمبودها و نقایص دائمی‌ باید تنبیه‌هایی در نظر گرفته شود هم چنانکه برای عملکردهای بالاتر از حد تعیین شده می‌باید پاداش‌هایی منظور گردد .

به عنوان یک مثال واقعی ، تأسیسات خارج از مراکز ( یعنی کابلها ، خطوط هوایی و غیره که مراکز را به مشترکین متصل می‌سازند ) در بسیاری از شهرها ، قدیمی‌و یا معیوب می‌باشند . از هر مدیری که مسئول نگهداری و تعمیر چنین تأسیساتی می‌باشد باید خواسته شود که در پایان هر سال در خصوص فرکانسی که در ناحیه مربوط به وی ، خرابی خطوط را باعی شده و سرعت عملی که موجب برگرداندن سرویس به حالت اولیه گردیده گزارش دهد . متخصصان اداره مرکزی باید روشهائی را برای شناسائی علل زیر ابداع ن مایند : نصب و اتصال اولیة کابلها بصورت بد و نامطلوب ، خرابی ناشی از عمر تأسیسات ، خرابیهای فیزیکی ناشی از کارهای ساختمانی مقاطعه کاران و غیره .


مسائل پرسنلی

اگرچه مخابرات یک سرمایه گذاری می‌باشد ولیکن نقش برنامه ریزی و روشهای صحیح پرسنلی برای اداره آن بصورت خوب و کارآمد ، غیر قابل انکار است .

هر سازمانی الزماً متکی به مهارت و استعداد مدیران خود می‌باشد ، انتصاب و بکار گیری تعداد کافی از مدیران که دارای که از استعداد خوبی برخوردار هستند باید در داخل سازمان شناسائی شده و بطور شایسته ارتقاء یابند . اگر مدیران و یا کارشناسان اجرائی خوب را نشود در داخل سازمان پیدا کرد در آن صورت باید از خارج از سازمان آورده شوند .

سازمان مخابرات باید آماده باشد تا با ایجاد انگیزه‌های کافی ( مثل حقوق ، شرایط کاری ، و غیره ) موجبات جذب و حفظ مدیران و متخصصین اجرائی با صلاحیت را بصورت نیروی دائمی‌فراهم نماید اهمیت استعداد برای اولین و دومین ردة سوپروایزری به همان اندازه است که اهمیت آن برای مدیریترده بالاتر یکی از ممشخصه‌های مخابرات ، متکی بودن به عملیات تعداد زیادی از پرسنل می‌باشد که در گروههای کوچک و اغلب سیار در نقاط مختلف پراکنده شده و کیفیت و سودمندی کار آنها در سطح وسیعی تعیین کننده موفقیت شرکت می‌باشد. در چنین شرایطی ، اولین ردة‌ سوپروایزرسی ، شغلی را به عهده‌دارد که انجام آن مشکل و از اهمیت ویژه ای برخوردار است انتخاب سوپروایزرها نه تنها باید بر اساس مهارت آنها در تخصصهای لازم برای انجام کاری باشد که سوپروایزری آنرا به عهده‌دارند بلکه باید استعداد ذاتی آنها برای رهبری و سازماندهی کارها نیز در نظر گرفته شود . در اوضاع و احوال کنونی که شرکت در حال توسعه می‌باشد ، وجود تسهیلات کاملاً مناسب و کافی برای آموزش هر سطحی از کارکنان در کاری که عهده‌دار انجامش هستند ضروری می‌باشد . مدیران لازمست که نسبت به تکنیک‌های کاری مهم مدرن ، توانائیهای بالقوة این تکنیک‌ها ، و دامنة بسیاری وسیع مسائلی که از آنها ناشی می‌شود بصیرت کامل داشته باشند .