گزارش کاراموزی درباره مدخلی بر مفهوم مدیریت در 42 صفحه ورد قابل ویرایش

فهرست

عنوان صفحه

مقدمه 1
برنامه ریزی 3
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی جامع در سازمان 5
تکنیکهای برنامه ریزی 8
برنامه ریزی نیروی انسانی 11

روش تجزیه و تحلیل هدفها و فعالیتها 12

روش نرخ روند 13

سازماندهی 17

الگوهای جدید ساخت سازمانی 18

کنترل و نظارت در سازمان 23

طراحی سیستم کنترل 25

هدایت و انگیزش 29










مقدمه

مدخلی بر مفهوم مدیریت

شاید یکی از مهمترین فعالیتها در زندگی اجتماعی بشر امروز را بتوان مدیریت دانست. در عصر حاضر به مدد این فعالیت است که مأموریتها و اهداف سازمانها تحقق می یابند. از منابع و امکانات موجود بهره برداری می شود و توانایی و استعداد انسانها از قوه به فعل در می آید. مدیران در انجام وظایف خود فرایندی را دنبال می کنند که شامل اجزایی چون برنامه ریزی، سازماندهی، نظارت و کنترل، انگیزش، ارتباطات، هدایت و تصمیم گیری است. مجموعة این فعالیتهاست که مدیریت را شکل می دهد و هماهنگی و نیل به هدفها را میسر می سازد.

صاحبنظران مدیریت را هنر انجام امور به وسیلة دیگران توصیف کرده و بر نقش دیگران و قبول هدف از سوی آنان تأکید ورزیده است. گروهی مدیریت را علم و هنر هماهنگی کوششها و مساعی اعضای سازمان و استفاده از منابع برای نیل به اهداف معین توصیف کرده اند. گروهی دیگر مدیریت را در قالب وظایفی چون برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی و… بیان نموده اند. یکی از علمای مدیریت و اقتصاد مدیریت را تصمیم گیری دانسته و این وظیفه را بهترین و اصیلترین نقش مدیر قلمداد نموده است. عالم دیگری بر نقشهای مدیر از دیدگاه تازه تری نگریسته و برای مدیر وظایف و نقشهایی چون رهبری سازمان، منبع اطلاعاتی، و عامل تصمیم گیری و رابط با سایر سازمانها بر شمرده است. اندیشمندان دیگر نیز نقش های هشتگانه ای را برای مدیر بر شمرده اند که در فصل یکم به آنها اشاره خواهد شد.


برنامه ریزی

برنامه ریزی جامع( استراتژیک)

نویسندگان و اندیشمندان مدیریت هر کدام تعریف خاصی از این نوع برنامه ریزی ارائه داده اند که شاید بتوان همة آنها را در این تعریف خلاصه کرد که برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است در جهت تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاشهای آن برای نیل به اهداف و رسالتهای بلند مدت، با توجه به امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی. البته باید یادآور شد که برنامه ریزی استراتژیک قبل از آنکه یک تکنیک و فن باشد یک نحوة تلقی و باور است که مدیران را به تفکر دراز مدت و آینده نگری و پیش بینی افقهای دور ترغیب می کند.
خصوصیات برنامه ریزی استراتژیک

1ـ برنامه ریزی جامع، انعکاسی از ارزشهای حاکم بر جامعه است. جهان بینی ها، اعتقادات و سنتهای جامعه در برنامه ریزی جامع منعکس می شود.

2ـ برنامه ریزی جامع معطوف به سؤالات اصلی و مسائل اساسی سازمانها است. سؤالاتی از این قبیل که« برنامه های امروز سازمان چیست و برنامه های آتی چه باید باشد؟»« امروز کجا هستیم و جهت گیریهای آینده چیستند؟»«امکانات و منابع سازمان در آینده چه وضعیتی دارند و باید مصروف چه اهدافی گردند؟»… در برنامه ریزی جامع مطرح می شوند.

3ـ برنامه ریزی جامع با مطرح ساختن اهداف بلند مدت و تبیین رسالتهای سازمان مدیران را در انجام فعالیتهایشان هم جهت و هماهنگ می سازد.

4ـ برنامه ریزی جامع دارای دید دراز مدت است و افق های دورتری را در سازمان مطرح می سازد. برنامه ریز در این نوع برنامه ریزی به آینده های دور می اندیشد و می کوشد تا موقعیت سازمان را در بلند مدت ترسیم نماید.

5ـ برنامه ریزی جامع، عملیات و اقدامات سازمان را در دوره های زمانی بالنسبه طولانی هماهنگ نموده و به آنها پیوستگی و انسجام می بخشد.

6ـ برنامه ریزی جامع در سطوح عالی سازمان شکل می گیرد، زیرا در این سطح است که تقریباً به طور همه جانبه ای اطلاعات لازم در مورد امکانات و منابع سازمان و انتظارات و توقعات از آن متمرکز است.

7ـ برنامه ریزی جامع، فراگیر بوده و برنامه های عملیاتی سازمان را در بر می گیرد و به آنها جهت می بخشد.

8ـ برنامه ریزی جامع امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی سازمان را در مد نظر دارد و با توجه به آنها پیش بینی های خود را انجام می دهد.
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی جامع در سازمان

در سنوات اخیر با تغییرات شگفت آوری که سازمانها را احاطه کرده است، مدیران به فراست دریافته اند که با تعیین و تبیین اهداف و مأموریتهای سازمان در دراز مدت بهتر می توانند برنامه های خود را به ثمر رسانند. سازمان بهتر کار می کند و نسبت به محیط خود واکنشهای مناسبتری نشان می دهد. از این رو استفاده از برنامه ریزی استراتژیک و جامع به عنوان یک ضرورت در سازمانها مطرح گردیده است. به کمک این برنامه ریزی، مدیریت قادر می شود جهت گیریهای خود را در آینده معین ساخته و سازمان را در مقابل تغییرات و تحولات فردا مجهز سازد. برنامه ریزی جامع به مدیر کمک می کند تا تصویر روشنی از سازمان و هدفهای آن به دست دهد و فعالیتهای سازمان را در لوای استراتژی واحدی هماهنگ سازد.
فرایند برنامه ریزی جامع
1ـ تعیین و تدوین اهداف آینده سازمان

2ـ شناخت اهداف و استراتژیهای موجود سازمان

3ـ تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان

4ـ تجزیه و تحلیل منابع و امکانات سازمان

5ـ شناخت وضع موجود سازمان

6ـ تعیین تغییرات مورد لزوم در استراتژیها

7ـ تصمیم گیری در مورد استراتژی مطلوب

8ـ اجرای استراتژی جدید

شبکه می نامند، و امروزه در پروژه های عملیاتی کاربرد فراوان دارد.
برنامه ریزی نیروی انسانی

برنامه ریزی نیروی انسانی بخشی از برنامه ریزیهای کلی سازمان بوده و هدف آن تشخیص و تأمین کادر مورد نیاز با توجه به تغییر و تحولات سازمان در آینده می باشد. برنامه ریزی نیروی انسانی در دو مرحله انجام می پذیرد: مرحلة اول، برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی در تمامی رده ها و سطوح سازمان در طول مدت برنامه می باشد. مرحلة دوم، برنامه ریزی تأمین نیروی انسانی برای رفع نیازهای سازمان است. در مرحلة اول، وجود اطلاعات و آمار پرسنلی لازم بوده و در مرحلة دوم، برنامه ریزی وضعیت خدمتی ضرورت پیدا می کند.

بر اساس برنامه ریزی کلی سازمان است که می توان برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی را آغاز کرد و فهرستی از کادر مورد نیاز به دست داد. این فهرست در مقایسه با پرسنل موجود و با عطف توجه به ارتقای شغلی، خروج از خدمت و امثال آن می تواند نیروی انسانی مورد نیاز نهایی را تعیین کند. پس از آن، کوشش برنامه ریز بر آن است که در تأمین این نیرو، راههای ممکن را پیش بینی و مشخص سازد.



برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی

برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی را به دو طریق می توان انجام داد:

الف: روش تجزیه و تحلیلی فعالیتها و هدفها.

ب: روش نرخ روند.

روش تجزیه و تحلیل هدفها و فعالیتها

این روش با تجزیه و تحلیل تفصیلی و جزء به جزء برنامه های سازمان آغاز می شود. هر کوششی در جهت تعیین نیازهای نیروی انسانی بدون انجام این مرحله، بی نتیجه خواهد بود و مسلماً در صورتی که سازمان فاقد برنامه بوده یا برنامه های دقیقی برای فعالیتهای آتی خود نداشته باشد، این امر در تعیین نیازهای پرسنلی نیز تأثیر منفی به جای خواهد نهاد.

به طور خلاصه در روش تجزیه و تحلیل هدفها و فعالیتها، باید هدف و فعالیتهای اصلی برنامه را در نظر گرفته و آنها را تجزیه کرد تا به کوچکترین جزء که شغل های مورد نیاز است رسید، و سپس با استفاده از استاندارد کار، تعداد مشاغل مورد نظر را بدست آورد.





روش نرخ روند

روش نرخ روند در پیش بینی نیازهای نیروی انسانی متکی بر ثبات و عدم تغییر در شرایط محیط سازمانی است. این روش استانداردهای موجود نیروی انسانی را پذیرفته و آنها را به برنامه های آتی تعمیم می دهد. به عنوان مثال در روش نرخ روند:

تعداد کارکنان را بر اساس تعداد واحدهای تولید،

تعداد فروشندگان را بر اساس میزان فروش،

تعداد کارکنان اداری را بر اساس میزان کارهای اداری،

و تعداد سرپرستاران را بر اساس تعداد کارکنان،

سازماندهی

سازماندهی پویا

عصر ما، عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده است، و مدیر امروز باید از چگونگی سازماندهی و نحوة ایجاد این سازمانها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد. برای نیل به هدفها، سازماندهی گامی ضروری است و به کمک این فعالیت است که هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان در قالب هدفهای جزئی تر و وظایف واحدها شکسته شده و تحقق آن میسر می شود. در سازماندهی، وظایف و اختیارات و مسئولیتهای واحدها و پست ها مشخص شده و نحوة هماهنگی و ارتباط بین آنها معین می شود. سازماندهی فعالیت مستمر و مداومی است که مدیر همواره با آن روبرو است و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی شود. از این رو است که بعضی از صاحبنظران سازمان و مدیریت، این وظیفه مدیر را سازماندهی مجدد یا فرایند انتخاب دائم نام نهاده اند. به زعم آنان در محیط متغیر و متحول امروز مدیران باید بطور مستمر ساختار سازمانی خود را با شرایط محیطی تطبیق داده و اصلاحات لازم را در آن بعمل آورند. دورانی که مدیران ساختاری را برای سازمان طراحی می نمودند و این ساختار مدتها پاسخگوی نیازها بود سپری شده است و مدیران امروز باید دائماً در صدد اصلاح و بهبود سازمان و طراحی مجدد آن باشند. پویائی مدیریت ایجاب می کند تا سازماندهی در پی سازگاری سازمان با محیط متغیر، تکنولوژی های جدید و سایر سازمانها استمرار داشته باشد و در این راه کارآمدتر عمل کند. البته مستمر بودن کار سازماندهی به معنای آن نیست که سازمان دائماً دستخوش دگرگونیهای بنیادی است بلکه هر تغییر و اصلاحی در ساختار سازمان که بر اثر دریافت بازخور از محیط های موثر بر سازمان حاصل می شود گویای این واقعیت است که سازمان را تغییر داده و آن را با محیط هماهنگ و سازگار ساخته ایم.