طراحی و کاربرد سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیتABC جهت محاسبه بهای تمام شده خدمات در بیمارستانهای دولتی ) مطالعه موردی بیمارستان شهید فقیهی شیراز)

مقدمه

امروزه با رشد و توسعه تکنولوژیهای پیشرفته در ابعاد مختلف توام با افزایش پیچیدگی و تنوع فعالیتها، درک این تغییرات و سنجش تاثیرات آن بر هزینه های سازمانی اهمیت زیادی دارد. اهمیت این امر برای واحدهای خدماتی با توجه به اینکه درجه تنوع و تغییرات در آنها، نسبت به فعالیتهای تولیدی بیشتر است، مضاعف می باشد. بدیهی است که شناخت این فعالیتها و سنجش تاثیرات آن برهزینه های سازمانی مستلزم طراحی یک سیستم مناسب هزینه یابی در این زمینه می باشد. اهمیت شناخت وکنترل هزینه ها چه در موسسات دولتی و چه در سازمانهای خصوصی بر کسی پوشیده نیست. اما دستیابی به این مهم، نیازمند طراحی یک سیستم مناسب و کارآ است که قادر به شناخت تنوع وپیچیدگی فعالیتهای، وسنجش تاثیرآن بر هزینه های ارائه خدمات باشد. سیستم های سنتی هزینه یابی، خصوصا سیستمهایی که در سطح بیمارستانهای کشور استفاده می گردد، بدلیل ماهیت آن عملا قادر به برآوردن این انتظارات نمی باشد. چون این سیستمها بر اساس یکسری تعرفه های ثابت وضع شده و بدون توجه به شرایط و وضعیت هر بیمارستان، بهای تمام شده خدمات ارائه شده را محاسبه می کند. بدیهی است که استفاده از این روش علاوه بر این که باعث ایجاد اشکالات و نواقصی در محاسبه بهای تمام شده واقعی می گردد، اطلاعات مناسبی را برای تصمیم گیری در اختیار مدیران قرار نمی دهند. بنابراین لزوم استفاده از سیستمهای نوین هزینه یابی که در سطح دنیا معمول می باشد، بعنوان یک ضرورت اساسی مطرح است. یکی از سیستم های نوین هزینه یابی که کاربردهای گوناگون آن در فعالیتهای خدماتی روز به روز در حال گسترش است، سیستم “هزینه یابی برمبنا ی فعالیت“ یا اصطلاحا سیستم "ABC"1 است. این سیستم با بکارگیری روشهای مناسب، اثرات حاصل از تغییرات فعالیتها، پیچیدگی، تنوع و ویژگیهای خاص هر فعالیت را در محاسبه هزینه های آن منظور می کند. یکی از ویژگیهای این سیستم که آن را از سایر سیستم ها متمایزمی کند، توانایی شناسایی دقیق هزینه ها وارائه اطلاعات غیر مالی جهت بهبود عملکرد وافزایش کار آیی فعالیتها می باشد. و تا حد ممکن با بکارگیری روشهای مناسب این اثرات را بطور کمّی جذب محاسبه بهای تمام شده خدمات و محصولات می کند.

2-فواید ناشی از اجرا و بکارگیری سیستم پیشنهادی

با توجه به اینکه سیستم تعرفــــه گذاری موجود در نظام بیمارستانی از جنبه های مختلف مناسب نمی باشد، بنابراین ارائه سیستمی که بتواند نقایص سیستم موجود را برطرف کند، بسیار مفید و اساسی تلقی می گردد. فواید ناشی از اجرای سیستم پیشنهادی، با توجه به استفاده کنندگان اطلاعات سیستم هزینه یابی بیمارستانی (مدیران و تصمیم گیرندگان بیمارستان، دولتها، بخش خصوصی، شرکتهای بیمه و سرمایه گذاران) متفاوت می باشد. بطور کلی فواید ناشی از اجرای سیستم پیشنهادی در دو جنبه اصلی قابل طرح است که عبارتند از:1- اطلاعاتی که سیستم پیشنهادی می تواند برای استفاده کنندگان داخلی بیمارستان فراهم کند و2- اطلاعاتی که این سیستم می تواند برای سایر استفاده کنندگان خارجی فراهم کند. بر این اساس مهمترین منافع سیستم پیشنهادی برای استفاده کنندگان داخلی عبارت است از

1-ارائة مفاهیم نظری در مورد معرفی و شناسایی مبانی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) و سازمانهایی که این سیستم را برای هزینه یابی و تهیه اطلاعات مورد نیاز بکار گرفته اند.

2-تخصیص دقیق هزینه ها به فعالیتهای مورد نیاز برای انجام خدمات وسپس محاسبه دقیق و صحیح بهای تمام شده خدمات ارائه شده از طرف بیمارستان با توجه به مبانی سیستم ABC در بخشهای مختلف.

3-تهیه و ارائه اطلاعات جانبی برای تصمیم گیرندگان و مدیریت بیمارستان، از جمله استاندارد نمودن فعالیتها، آنالیز فعالیتها، شناسایی فعالیتهای دارای ارزش افزوده و بدون ارزش افزوده، تعیین زمان انجام فعالیتها، تعیین مواد ولوازم مصرفی برای انجام هر فعالیت، ابزار وتجهیزات مورد نیاز برای انجام فعالیتها و غیره.

4-تعیین منابع و امکانات مورد نیاز برای انجام فعالیتها از نظرمیزان هزینه منابع مصرفی.

5-فراهم نمودن اطلاعات لازم برای نظام بودجه بندی بیمارستانی خصوصاً بودجه بندی بر مبنای فعالیت 1(ABB) .

6-فراهم کردن اطلاعات مناسب برای ارزیابی عملکرد کارکنان در بخشهای مختلف بیمارستان و همچنین ارزیابی عملکرد با سایر بیمارستانها 2(BM )برای جبران دهی خدمات و تشویق عملکرد مناسب.

7-فراهم کردن یک مبنا وپایه برای اجرای سیستم بهبود مستمر3 از طریق بکارگیری سیستم کایزن و هزینه یابی هدفی4.

منافع ناشی از اجرا و بکارگیری سیستم پیشنهادی برای استفاده کنندگان خارجی

1-ارائه اطلاعات مناسب برای تصمیم گیری در خصوص سرمایه گذاری بخش خصوصی و مشارکت این بخش در نظام بیمارستانی.

2-استفاده از اطلاعات تعیین نرخ بازگشت سرمایه 5 (ROI )، سودآوری سرمایه گذاری انجام شده و مقایسه آن با سایر سرمایه گذاریها در بخشهای مختلف اقتصادی.

3-تصمیم گیری در خصوص تعیین و وضع میزان تعرفه و فرانشیز پرداختی از طرف سازمانهای بیمه با توجه به نوع بیماریها و خدماتی که از طرف بیمارستانها به بیمه شدگان ارائه می گردد.

3- پیشینه قیمت گذاری خدمات پزشکی

تا اواخر دهة80 صحت محاسبه هزینه ها در بیمارستانها و مراکز بهداشتی به عنوان یک مسأله اساسی مطرح نبود. اما از سال 1983با توجه به افزایش نقش تکنولوژی در ارائة خدمات بهداشتی و تخصصی شدن بیشتر فعالیتها، این سازمانها برای ارائة بیشتر خدمات و جبران هزینه ها نیاز به بکارگیری و استفاده از روشهای هزینه یابی برای محاسبه درآمد و هزینه ها داشتند. برای این منظور بیشتر بیمارستانها سیستم محاسبه هزینه ها و تعرفه های خود را بر اساس روش تشخیص گروههای متخصص6(DRG)گذاشتند.بر اساس این روش جدید، بیمارستانها بر اساس تشخیص گروه متخصصان (DRG) هزینه ها و بهای تمام شده خدمات را در ازاء کارهای انجام شده برای بیمار، محاسبه می کردند.

در قرن نوزدهم، اهمیت کسب اطلاعات صحیح در مورد هزینه های ارائة خدمات و تاکید بر اهمیت مدیریت هزینه، باعث گردید تا سیستم محاسبه هزینه ها از یک مبنا ثابت تغییر داده شود تا علاوه بر اخذ مبلغ پایه، بخشی از هزینه ها نیز که هزینه های متغیر است بر اساس تشخیص گروه متخصصان (DRG) از بیماران اخذ گردد. این مسأله تا حد زیادی باعث افزایش اثر بخشی و واقعی تر شدن سیستم هزینه یابی بیمارستانی گردید. بطوریکه این روش تا بحال زیر بنای بیشتر سیستمهای موجود برای محاسبه هزینه ها بوده است.

بعد از موفقیت و گسترش چشمگیر سیستم ABC در بخش صنعت و با توجه به قابلیتهای این سیستم، از اوایل دهة نود کاربرد آن در فعالیتهای خدماتی خصوصاً در بیمارستانها و مراکز مراقبتی مطرح گردید. در این میان کاپلن ((Kaplan,1990 نسبت به دیگران سهم مهمی در گسترش سیستم ABCدر فعالیتهای خدماتی داشت. همزمان با معرفی و کاربرد این سیستم، صحت هزینه های محاسبه شده در بخش درمان برای مدیران بیمارستانها، پزشکان، کارکنان بیمارستان و سرمایه گذاران در بخش بیمارستان و همچنین دولتها اهمیت زیادی پیدا نمود و این افراد در واقع کسانی بودند که از اطلاعات هزینه ای بیمارستان به نحوی در تصمیم گیریهای خود استفاده می کردند. بطوریکه بعد از مطرح شدن این سیستم و اثبات قابلیتهای آن، تا سال 1997 بیش از 20% بیمارستانهای آمریکا و کانادا از سیستم ABCبرای محاسبة بهای تمام شدة خدمات ارائه شده و کنترل هزینه ها، استفاده می کردند.

4 -مکانیزم اجرائی سیستم ABC و بررسی دیدگاههای این سیستم

سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت یکی از سیستم های نوین هزینه یابی است که می تواند بطور مجزا ویا همراه با سیستم های موجود هزینه یابی در جهت فراهم کردن اطلاعات مناسب در تصمیم گیریها استفاده شود. یکی از ویژگیهای مهم ABC که آن را از سیستم های سنتی متمایز می سازد، توجه به پدیده های نوین عملیاتی و اثرات تکنولوژی حاکم بر وضعیت موجود است و تا حد ممکن با بکارگیری روشهای مناسب، این اثرات را به طور کمّی جذب خدمات ارائه شده می کند.

در سیستم های هزینه یابی سنتی، عموما" از طریق ایجاد مراکز هزینه، کلیه هزینه های دوایر عملیاتی وغیر عملیاتی بر تعداد ونوع خدمات ارائه شده تقسیم می شود تا از این طریق بهای تمام شده تعیین گردد. در این سیستم ها هیچ گونه ارتباط مستقیمی بین فعالیت های لازم جهت ارائه خدمات و میزان استفاده از منابع وجود ندارد. در نتیجه بهای تمام شده منعکس کننده مستقیم فعالیت ها و ارزش های منابع بکار گرفته شده نمی باشد. سیستم ABC این مشکل را بوسیله مرتبط کردن هزینه های سازمانی با هزینه های فعالیت های عملیاتی مرتفع می سازد.

از نظر عملی، سیستم ABC روابط علّی بین ایجاد هزینه ها و فعالیتهای لازم جهت ارائه خدماتی را که برای سازمان ارزش اقتصادی ایجاد می کنند، مشخص می سازد. این سیستم از این باور سرچشمه می گیرد که خدمات، فعالیتها را مصرف می کنند و فعالیتها منابع را. در این روش ابتدا هزینه ها به فعالیتها تخصیص می یابد و سپس هزینه های تخصیص یافته به فعالیتها، بر مبنای استفاده هر یک از خدمات از فعالیتها، به آنها تخصیص داده می شود (شکل شماره1). در واقع هزینه یابی بر مبنای فعالیت شیوه ای است که بر اساس آن، هزینه خدمات و یا محصولات به عنوان جمع هزینه فعالیتهایی که به خاطر ارائه آنها انجام می شود، بدست می آید.

تخصیص هزینه ها به خدمات

تعیین مبنای هزینه

مراکز فعالیت

هزینه‎ها

مرحله دوم تخصیص

مرحله اول تخصیص

منابع

فعالیتها‎

شکل شماره1 مکانیزم اجرائی سیستم ABC

منبع: (Turny,P”Activity Based Costing”Kogan Page,1997 )

از نظر فرآیندی در سیستم ABC، طرحریزی هزینه ها با تاکید بر فرآیند مستمر بهسازی است. در این روش بر شناسایی فعالیتهای دارای ارزش افزوده و فعالیتهای بدون ارزش تاکید می شود و برای حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده تلاش می شود. به بیان دیگر روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت را می توان برای شناسایی و حذف فعالیتهایی بکار برد که باعث افزایش هزینه ها می شوند، بدون آنکه ارزش افزوده ای را دریافت کنندگان خدمات ایجاد کنند. هزینه های بدون ارزش افزوده، هزینه آن گروه از فعالیتهایی است که می توان آن را حذف کرد بطوریکه کاهشی در کیفیت خدمت، عملکرد و یا ارزش آن رخ ندهد. با بکارگیری این دیدگاه سیستم ABC، می توان به کاهش هزینه ها، از طریق حذف فعالیتهای اضافی و غیر سودمند و یافتن روشهای جدید و اقتصادی برای انجام فعالیتهای دارای ارزش افزوده دست یافت.

5-سیستم هزینه یابی چیست؟

به کلیه متدها و روشهایی که جهت شناسایی، کشف و تعیین هزینه های تشکیل دهنده خدمات یا محصولات می گردد را هزینه یابی گویند.

1-هزینه یابی بیمارستانی و تجزیه و تحلیل هزینه ها می تواند به سیاستگزاران، مدیران بیمارستان و بخشها کمک کند تا دریابند که نظام بیمارستانی تا چه اندازه از نظر مالی به اهدف تعیین شده دست یافته است.

2- اطلاعات هزینه یابی و تجزیه و تحلیل آنهامی تواند ابزارهای مناسبی را برای تصمیم گیریهای مدیریت فراهم کند.

3- این سیستم اطلاعاتی را فراهم می کند که بر اساس آن می توان با مقایسه این اطلاعات با بودجه های تعیین شده برای هر بخش و یا مقایسه آن با سالهای قبل، عملکرد قسمتهای مختلف را ارزیابی کرد و نقاط ضعف و قوت را شناسایی نمود.

4- اطلاعات هزینه یابی می تواند درنظام بودجه ریزی و برنامه ریزی آینده بکار گرفته شود و همچنین مبنایی را برای نرخهای جذب هزینه در طول دوره، فراهم کند تا بر این اساس نظام هزینه یابی بتواند بطور واقعی عملکرد مالی سازمان را نشان دهد.

5- علاوه بر این با دسترسی به اطلاعات هزینه یابی می توان درآمدهای ایجاد شده درهر بخش و یا کل بیمارستان را با هزینه های اتفاق افتاده مقایسه کرد و با شناسایی بخشها و مراکز فعالیت پرهزینه، علل ایجاد هزینه ها را شناسایی و تصمیمات مناسب را برای کاهش این هزینه ها اتخاذ نمود. 6-مراحل طراحی سیستم پیشنهادی

گام اول: تشکیل تیم طراحی سیستم و تیم جمع آوری اطلاعات

گام دوم: تعریف مراکز فعالیت

فعالیت کاری است که توسط انسان دستگاه و یا ترکیب هر دو در راستای اهداف تعیین شده انجام می شود. عنصر اصلی در تعیین فعالیت هدف هزینه است.

چون مراکز فعالیت عامل ایجاد هزینه های مستقیم در خود مرکز فعالیت و عامل جذب هزینه های غیر مستقیم از سایر مراکز فعالیت می باشند.

برای انتخاب مراکز فعالیت در هر بیمارستان باید به نوع کار و هدفی که برای هر بخش تعریف شده است، توجه کرد.

برای تفکیک مراکز فعالیت در ابتدای اجرا و بکارگیری سیستم بهتر است که این مراکز فعالیت طوری تعریف شوند که با ساختار سازمانی و حسابداری بیمارستان تطبیق داشته باشد. از آنجا که در بیشتر سیستم های موجود هزینه یابی بیمارستانی، کلیه اطلاعات هزینه ای براساس تقسیم بندی سازمانی پایه گذاری شده است این تقسیم بندی وباعث سهولت در جمع آوری اطلاعات طراحی سیستم و راحتی کاربران آن می گردد. برای شناسایی مراکز فعالیت می توان از روش مصاحبه، مشاهده و....استفاده کرد.

گام سوم تفکیک مراکز فعالیت بر حسب عملیات

مراکز فعالیت در هر بیمارستان عمدتا برحسب عملیاتی که انجام می دهند به سه دسته کلی تقسیم می شوند که عبارتند از :

1-مراکز فعالیت عملیاتی: مراکز فعالیت عملیاتی، بخشهایی هستند که بطور مستقیم درگیر فرآیند ارائه خدمات به بیماران می باشند. از قبیل بخشهای جراحی و یا بخشهای مراقبتی بستری. این بخشها در اصطلاح “بیمار محوری“ می باشند.

2-مراکز فعالیت تشخیصی: این مراکز فعالیت برای ارائه خدمات تشخیصی وجانبی به بخشهای عملیاتی وبیماران فعالیت دارند و می توانند به عنوان واحدهای مستقل هزینه ای به حساب آیند. مانند واحد آزمایشگاه و یا رادیولوژی. این بخشها در اصطلاح “خروجی محوری“ می باشند.

مراکز فعالیت پشتیبانی عمومی: این مراکز فعالیت خدمات عمومی و پشتیبانی را جهت مراکز فعالیت عملیاتی و تشخیصی انجام می دهد و بطور مستقیم درگیر ارائه خدمات به بیماران نمی باشند مانند واحد حسابداری و یا واحد تدارکات. این بخشها را در اصطلاح “خدمات محوری“ می نامند.

بعد از تفکیک مراکز فعالیت برحسب عملیات، باید مشخص گردد که در هر مرکز فعالیت، چند مرکز فعالیت باید تعریف و شناسایی گردد. برای تعریف مراکز فعالیت داخلی، هدف، عملکرد و نوع خروجی هر مرکز فعالیت نیز مهم است. به عنوان مثال در واحد آزمایشگاه از آنجا که خروجیهای این مرکز فعالیت از یکدیگر متفاوت می باشد کل این واحد را نمی توان به عنوان یک مرکز فعالیت درنظر گرفت بلکه باید با توجه به مرکز فعالیت اصلی، مراکز فعالیت داخلی نیز برحسب نوع خروجی تفکیک و شناسایی شوند.

البته تعریف مراکز فعالیت تشخیصی به عنوان یک مرکز فعالیت نهایی بستگی به هدف هزینه یابی دارد. درمواردی که نیاز به اطلاع از هزینه ها وبهای تمام شده خروجیها نمی باشد، می توان این واحدها را به عنوان یک مرکز فعالیت هزینه ای واسط تلقی کرد. در این حالت کل هزینه های این مرکز فعالیت بر حسب میزان استفاده سایر بخشهای عملیاتی از آن تسهیم می گردد. اما اگر قیمت گذاری و تعیین بهای تمام شده برای هر خروجی مورد نیاز باشد لازم است که مراکز فعالیت برحسب خروجیها تفکیک شوند.

از دیدگاه تسهیم هزینه در سیستمABC مراکز فعالیت، به مراکز فعالیت نهایی و مراکز فعالیت واسطه ای تقسیم می شوند. مراکز فعالیت نهایی مراکزی هستند که در مرحله نهایی ارائه خدمت به بیماران نقش دارند بطوری که این مراکز دارای خروجی فیزیکی می باشند. مراکز فعالیت واسطه ای به مراکزی اتلاق می گردد که بطور مستقیم در ارائه خدمت به بیماران نقش ندارند بلکه عملکرد آنها بیشتر در راستای فراهم کردن تسهیلات برای مراکز فعالیت نهایی است. این بخشها دارای خروجی خاصی نمی باشند ودر تقسیم بندی سلسله مراتبی فعالیتها در سیستمABC به عنوان حلقه های واسط ارائه خدمات به بیماران محسوب می گردند. از دیدگاه هزینه ای سیستمABC، به مراکز فعالیت نهایی اصطلاحا “کانون نهایی هزینه“ اتلاق می گردد وبه مراکز فعالیت واسط، “کانون هزینه واسطه ای“ گفته می شود.

گام چهارم تعیین خروجی و برون داد هر مرکز فعالیت

بعد از مشخص شدن مراکز فعالیت، مرحله بعدی تعیین خروجی و برونداد برای هر مرکز فعالیت است. تعیین برونداد هر مرکز فعالیت بستگی به تصمیم گیری درمورد دو عامل کلیدی دارد: اول اینکه هدف از هزینه یابی و تحلیل هزینه ها مشخص گردد. به عنوان مثال اگر هدف تعیین قیمت گذاری خدمات ارائه شده برحسب خروجیها و یا نیاز به مقایسه عملکرد بیمارستانهای مختلف با یکدیگر باشد، لازم است که مراکز فعالیت برحسب خروجی تفکیک گردیده و سپس هزینه ها براساس خروجیها محاسبه شوند. عامل دیگری که در تعریف برونداد و خروجی برای هر مرکز فعالیت مهم است، میزان اطلاعات در دسترس برحسب خروجیها است. درصورتیکه اطلاعات هزینه یابی برای خروجیها در سطوح پایین و جزئی تر فراهم نباشد، مراکز فعالیت بر حسب خروجیهای سطوح بالاتر تفکیک شده و اطلاعات هزینه ای نیز براساس خروجیهای سطوح بالاتر جمع آوری می گردد.

عامل دیگری که درتعیین و تفکیک خروجیها و برون داد هر مرکز فعالیت باید درنظر گرفته شود، نوع خروجیها می باشد. به عنوان مثال اگر واحد آزمایشگاه به عنوان یک مرکز فعالیت کلی در نظر گرفته شود درداخل این واحد، آزمایشگاههای مختلفی وجود دارد. مانند آزمایشگاه هماتالوژی، آزمایشگاه میکروب شناسی و... بدیهی است که در داخل هرکدام ازاین آزمایشگاهها نیز ممکن است آزمایشهای متعددی انجام شود مانند آزمایش تعیین غلظت خون و یا آزمایش تعیین قند خون. برای هزینه یابی در این مراکز فعالیت، از آنجا که خروجی هرکدام با یکدیگر متفاوت است و هر خروجی بهای تمام شده مربوط به خود را دارد. بنابراین، باید کل مرکز فعالیت براساس خروجی تفکیک شود و عملیات هزینه یابی بر حسب خروجی گام پنجم:عملیات هزینه یابی بر اساس هر مرکز فعالیت

هزینه های هر مرکز فعالیت ازنظر رفتار به دو گروه کلی تقسیم می شوند که عبارتند از: هزینه های مستقیم و هزینه های غیرمستقیم. هزینه های مستقیم به
هزینه های اتلاق می گردد که در راستای انجام کارها و فعالیتهای هر مرکز فعالیت باشد و با حجم کارها و فعالیتها، تغییر کند. هزینه های غیر مستقیم هزینه هایی است که ارتباطی با حجم فعالیتها و کارها ندارد، بلکه به عنوان هزینه های کلی هر بخش محسوب می شوند.

هزینه نیروی انسانی

هزینه نیروی انسانی در مراکز فعالیت، شامل هزینه های حقوق، اضافه کاری، بهره وری و کلیه مزایایی است که بیمارستان به کارکنان پرداخت می کند. علاوه براین، کلیه هزینه های جانبی از قبیل بیمه، مالیات و... که بیمارستان در رابطه با کارکنان متحمل می شود، جزء هزینه های نیروی انسانی محسوب می گردد.

هزینه مواد و ملزومات مصرفی

هزینه های مواد و ملزومات مصرفی به دو دسته کلی تقسیم می شوند که عبارتند از هزینه های مواد مستقیم و هزینه های مواد غیرمستقیم. هزینه های مواد مستقیم هزینه هایی است که برای ارائه خدمات از طرف هر مرکز فعالیت مصرف می شود

هزینه های مواد مصرفی غیر مستقیم، شامل هزینه هایی است که با ارائه خدمات به هر بیمار و یا خروجیهای هر بخش ارتباط ندارد بلکه این هزینه ها بیشتر برای فعالیتها و کارهای کلی هر مرکز فعالیت استفاده می شود

ها، انجام گیرد.

هزینه های استهلاک

هزینه های استهلاک در واقع هزینه های جایگزینی اموال وتجهیزات موجود
می باشد که متناسب با استفاده و عمر مفید آنها باید محاسبه شود. با توجه به اینکه اموال و تجهیزات در هر سازمانی با توجه به قیمت زیادی که به خود اختصاص می دهند، نقش مهمی در تعیین بهای تمام شده دارد. بنابراین این هزینه باید دقیقاً مشخص شود.

هزینه های سربار

هزینه های سربار شامل هزینه های ایجاد شده و یا مربوط به هر مرکز فعالیت می باشد که در گروه هزینه های دستمزد، نیروی انسانی و مواد مصرفی قرار نمی گیرد.این هزینه ها از نظر مقدار معمولا ارتباطی با حجم عملیات ندارند. مانند هزینه آب مصرفی و یا هزینه پذیرایی در یک مرکز فعالیت خاص.

گام ششم نسبت دادن هزینه های هر مرکز فعالیت به مراکز هزینه نهایی

در سیستم بیمارستانی،علاوه بر بخشهای عملیاتی که بطور مستقیم درگیر ارائه خدمات به بیماران می باشند یکسری بخشهای جانبی نیز برای سرویس دادن به بخشهای عملیاتی ایجاد می گردند، به همین دلیل هزینه های مربوط به این مراکز فعالیت باید به بخشهای عملیاتی تخصیص داده شود. بنابراین هزینه ها از نظر منشاء ایجاد نیز به دو گروه تقسیم می شوند که عبارتند از:1 - هزینه هایی که در داخل هر مرکز فعالیت ایجاد می شوند و 2-هزینه های که از سایر مراکز فعالیت به هر مرکز تخصیص می یابد. برای مشخص کردن این هزینه ها، در مرحله اول باید تمامی هزینه های مربوط به هر بخش(مستقیم و غیر مستقیم) شناسایی شود و سپس بر اساس مبنا استفاده سایر بخشها از خدمات هر

باید تمامی هزینه های مربوط به هر بخش(مستقیم و غیر مستقیم) شناسایی شود و سپس بر اساس مبنا استفاده سایر بخشها از خدمات هر بخش، این هزینه ها را بخشهای گیرنده خدمت تسهیم کرد. با توجه به اینکه در عمل یک ارتباط متقابل بین قسمتهای مختلف بیمارستان در ارائه خدمت به یکدیگر وجود دارد، این ارتباط در تسهیم هزینه ها نیز باید در نظر گرفته شود.

برای تسهیم هزینه ها در مراکز فعالیتی که خود شامل چندین مرکز فعالیت داخلی می باشند، در دو مرحله می توان عملیات تسهیم را انجام داد. در مرحله اول باید هزینه های مشترک ایجاد شده را بر اساس یک مبنای منطقی به مراکز فعالیت داخلی تخصیص داد و سپس هزینه های مراکز فعالیت داخلی را به دوایر گیرنده خدمت تسهیم کرد. به عنوان مثال در واحد انبار یکسری فعالیتهای مشترک مانند اداره کردن وکنترل کارها، عملیات دفتری، تخلیه بار و...بصورت مشترک در بین چند انبار انجام می شود که هزینه این فعالیتها، قابل تخصیص به یک مرکز فعالیت خاص نمی باشد، بلکه خدمات آنها مربوط به کل مراکز فعالیت است. برای این منظور لازم است که ابتدا هزینه های داخلی این مرکز فعالیت تسهیم شود، سپس هزینه های هر مرکز فعالیت بر اساس ماتریس تسهیم هزینه ها به مراکز دریافت کننده خدمت تخصیص یابد.

گام هفتم محاسبه بهای تمام شده بر حسب هر خروجی

پس از مشخص شدن هزینه های مربوط به مراکز فعالیت نهایی یا مراکزی که دارای خروجی می باشند، برای محاسبه بهای تمام شده مربوط به هر خروجی، کل هزینه های تخصیص یافته به هر مرکز فعالیت را بر تعداد خروجیهای تعریف شده برای هر مرکز فعالیت تقسیم شده واز این طریق بهای تمام شده بر حسب هر خروجی به دست می آید.

8-مراحل انجام شده برای محاسبه بهای تمام شده در محل مورد مطالعه

گام اول تفکیک و تعیین مراکز فعالیت

1-مراکز فعالیت عملیاتی

2-مراکز فعالیت تشخیصی

3-مراکز فعالیت پشتیبانی واداری