مقاله بررسی انواع سازماندهی از دیدگاه مدیریت و جایگاه آموزش عالی در آن در 14 صفحه ورد قابل ویرایش

الف- مبانی طبقه بندی وظایف

گروه بندی فعالیت ها و افراد در ادارات، توسعه و گسترش سازمانها را به طور نامحدود امکان‌پذیر کرده است. اما ادارات با توجه به الگوی اساسی که برای گروه بندی فعالیت های آنها به کار می رود با هم تفاوت دارند که در این جا ماهیت الگوها را بررسی می‌کنیم:

قبل از هر چیز، باید تأکید کرد که در سازماندهی هیچ طریقی به عنوان بهترین راه وجود ندارد که در تمام سازمانها یا موقعیت های عملی باشد. الگویی که برای سازماندهی به کار می رود به موقعیت ها و هم چنین به اعتقادات مدیران بستگی دارد که تصور می‌کنند الگوی خاصی در وضعیت یا موقعیت معینی، آنها را یاری خواهد داد.

طرح کلاسیک سازماندهی از زمانی که مدیریت به عنوان یک رشته در دانشگاه ها مورد توجه واقع داشته وجود داشته است و دانشمندان چون «هانری فایول» «فردریک تیلور»، «لیندال ارویک» و «ماکس وبر» از آن هواداری کرده اند. طرح کلاسیک عبارت است از یک ساخت سازمانی دارای نظام سلسله مراتب رئیس و مرئوسی به شکل هرم که در واقع سیستم پیچیده ای از مکانیزمهای مختلف،‌ قوانین، مقررات و روشها است. این سیستم ماهیتاً دارای نظم و انضباط است و مسئولیت‌های افراد بر حسب مقامشان در سلسله مراتب سازمانی معین شده است.

این نگرش مکانیکی است به سازماندهی، به این سبب که جنبه های انسانی را نادیده می گیرد، به وسیلة دانشمندان علوم رفتاری مورد انتقاد قرار گرفته است. هواداران این طرز فکر باشد «التون مایر» و «ماری پارکر فالت» «چستر بارنارد» و «داگلاس مک گریکور» توصیه می‌کنند که باید بر سلسله مراتب تأکید کمتری گذاشته شود و توجه بیشتری به اشتراک مساعی مسئولین سطوح پایین سازمانی در فرآیند تصمیم گیری معطوف شود.

در سالهای اخیر، نوع جدیدی از سازماندهی موردنظر قرار گرفته است که در آن حداقل، تقسیم وظایف به طور رسمی دیده می‎شود و پیشتر ماهیت غیررسمی دارد این نوع سازماندهی به عنوان «ساخت ارگانیک» شناخته شده است. وبر بر سلسله مراتب کمتر تأکید می‌کند و مشکل گشایی را مورد توجه قرار می‎دهد. در حالی که ساخت «بوروکراتیک»، کلاسیک ممکن است در شرایط ثبات مناسب باشد ساخت «ارگانیک» در هنگام رویارویی با تغییرات محیطی و تکنولوژیکی و حالات پویایی معقول به نظر می رسد. ویژگیهای اساسی ساخت سازمان «ارگانیکی» عبارتند از:

1- وجود اختیارات غیرمتمرکز

2- قوانین و مقررات کمتر

3- غیررسمی بودن تعاریف مشاغل

4- تأکید پیشتر روی قابلیت انعطاف

5- تطبیق با محیط

6- شبکة ارتباطات شخصی و غیررسمی

و هم چنین توجه پیشتر به خود کنترلی به جای اعمال کنترل از طریق سلسله مراتب.

در هر حال مدیران با توجه به شرایط و عوامل مختلف و بنا به اعتقادات و ارزشهای شخصی، از چارچوب سازمانی متفاوت برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می‌کنند.

نمودار سازمانی

سلسله مراتب سازمانی به صورت رسمی توسط نموداری مشخص می گردد که هم واحدهای تابعه سازمان را نشان نمی دهد و هم خطوط و مجاری ارتباطات و مسئولیت را تعبیر می نماید.

انواع سازماندهی

1- سازماندهی بر مبنای تعداد

طبقه بندی وظایف بر مبنای تعداد روش مهمی بود که در عشایر و قبایل و ارتش ها به کار می رفت. با وجود این که به سرعت از موارد استفاده این روش کاسته شده است، هنوز هم کاربردهای خاصی دارد. در این نوع سازماندهی اشخاصی که وظایف یکسانی را انجام می دهند، زیرنظر یک مدیر انجام وظیفه می‌کنند و این که افراد چه کاری باید انجام دهند و با چه وسیله ای کار کنند اهمیت ندارد و اهمیت آن صرفاً در تعداد افرادی است که زیر نظر یک فرمانده مشغول کارند. اهمیت این روش در طول قرون گذشته کاهش یافته است. یکی از دلایل کم شدن اهمیت آن توسعه تکنولوژی و به تبع آن نیاز به تخصص و مهارتهای گوناگون است. دلیل دوم این که گروههای تشکیل شده از پرسنل متخصص، غالباً کارآمدتر از آنهایی هستند که بر مبنای تعداد، سازمان داده شده اند. بالاخره سازماندهی بر حسب تعداد، فقط در پایین ترین سطوح سازمانی کاربرد دارد.

سازماندهی بر حسب زمان

یکی از قدیمی ترین صورتهای سازماندهی، گروه بندی فعالیت ها بر حسب زمان است که در سطوح پایین سازمان به کار می رود. استفاده از نوبت کاری در بسیاری از مؤسسات به دلایل اقتصادی، فنی و غیره در مواردی که روزهای کار معمولی کافی نیست. نمونه های این نوع سازماندهی را در بسیاری از مؤسسات نظیر بیمارستانها، سازمانهای نظامی، فرودگاهها، مخابرات، آتش نشانی و بعضی از کارخانه ها می‎توان مشاهده کرد.

اولین فایده سازماندهی به شیوه مزبور این است که ارائه خدمات یا تولید کادر تنها به ساعت کار روزانه محدود نمی‎شود و غالباً در تمام ساعت شبانه روز ادامه دارد. دوم این که امکان ادامه کار را در فرآیندهای غیرقابل توقف (مانند صنایع فولاد و خدمات انتظامی) تأمین می‌کند و بالاخره امکان کار کردن برای افرادی که در هنگام روز نمی توانند کار کنند (مانند دانشجویان) را فراهم می‌کند.

سازماندهی بر حسب زمان، معایبی نیز در بر دارد. اولاً در هنگام شب ممکن است نظارت مؤثر اعمال نشود. ثانیاً برای کسانی که نوبت کارشان پیوسته از روز به شب تغییر می یابد، خستگی می‎آورد. ثالثاً، تغییر نوبت کار ممکن است مشکلاتی در هماهنگی و ارتباطات ایجاد می‌کند. به عنوان نمونه، در بیمارستانها پرستاران در نوبت کاریهای مختلف احتمال دارد با مسایل خاص هر بیمار آشنایی کافی نداشته باشند، یا در کارخانه کارگر نوبت شب ممکن است ماشینی را که در نوبت روز هم مورد استفاده قرار می گیرد، تمیز نکرده باشد. رابعاً، پرداخت فوق العاده نوبت کاری، هزینه عرضه خدمت یا تولید کالا را افزایش می‎دهد.

سازماندهی بر حسب وظیفه یا تخصص

سازماندهی بر حسب وظیفه یا تخصص، دربرگیرندة وظایفی است که یک موسسه نوعاً انجام می‎دهد. در این نوع سازماندهی تمام کارکنانی که عملیات مشابهی انجام می دهند، در یک قسمت متمرکز می‎شوند و زیر نظر یک مدیر کار می‌کنند به عبارت دیگر در ساختار سازمانی بر حسب وظیفه، واحدها به نحوی از یکدیگر جدا می‎شوند که هر یک وظایف و مسئولیت های غیرمشابهی با دیگری داشته باشد، فی المثل، در یک موسسه تولیدی این امر به این معنی است که امور مهندسی، تولید و فروش به واحدهای مجزایی تخصیص یافته است که هر یک در ارتباط با هدف موسسه، وظایف خاصی را دنبال می‌کند.

طبقه بندی براساس محصول

طبقه بندی فعالیت ها بر مبنای محصول یا خط محصول در مؤسسات و سازمانهای بزرگ که دارای خط محصولات متعدد می باشند از دیرباز رایج بوده است. این نوع طبقه بندی یک فرآیند تکاملی به حساب می‎آید زیرا موسسه یا شرکت هنگامی که رشد می کند، مدیریت های تولید، فروش، خدمات و مهندسی با حجم عظیمی از محصول روبرو می گردند و استاندارد حیطة مدیریت مانع افزایش بیش از حد تعداد مدیران مستقیم می گردد. در این حالت گروه بندی براساس محصول یا خط محصول ضرورت پیدا می‌کند. در این نوع تقسیم کار مدیر هر قسمت که محصول خاصی را تولید می‌کند دارای اختیارات وسیعی است که امر فروش، تولید، کارگزینی و غیره توس او اداره می گردد. مانند محصولات متعلق به صنایع ملی شده که هر یک دارای کارخانه ای مستقل یا واحدهای تحت امر خود می‎باشد.

از محسنات طبقه بندی بر حسب محصول یا خط محصول این است که استفاده بهتر از سرمایة تخصیص داده شده برای آن محصول را ممکن می سازد، از تخصص ها و مهارتهای پرسنل حداکثر استفاده به عمل می‎آید و به ایجاد نوعی خاص از هماهنگی کمک می‌کند وقتی که یک فرد با دانش و اطلاعات لازم مسئولیت فروش مربوط به یک کالا را به عهده می‎گیرد بیشتر و بهتر می‎تواند از تخصص و اطلاعات خود بهره مند شود و زمان بندی بهتری را برای مشتری پیش بینی نماید. ضمناً می‎تواند مسئولیت سود یک کالا یا یک نوع خدمات در همان حیطة کاری متوجه مدیر محصول کند. نارسائیهای این نوع طبقه بندی شبیه نارسائیهای طبقه بندی محصول است که عبارت است از الزام به استخدام افراد بیشتر با توانایی های لازم در مدیریت، و تحمل هزینة بیشتر به خاطر تکرار خدمت و فعالیت های مشابه.

سازماندهی بر حسب پروژه

سازماندهی بر حسب پروژه تمهید موقتی است که به علت نیاز به برنامه ریزیهای وسیع و تحقیقات ضرورت ایجاد هماهنگی میان فعالیت های تخصصی گوناگون مورد استفاده قرار می‎گیرد. این نوع سازماندهی بیشتر در صنایه نظامی و شرکت های مقاطعه کاری که اجرای پروژه های خاصی را عهده دار می‎شوند، سایر مؤسسات صنعتی و مالی در بخش خصوصی و هم چنین در سازمانهای دولتی برای بعضی از طرحهای بهداشتی،‌ رفاهی، آموزشی، آبرسانی و امثال اینها کاربرد دارد. سازماندهی بر حسب پروژه با ترکیب سازمانی به شیوه کلاسیک تفاوت دارد. در این نوع سازماندهی نحوه ارتباطات به طور عمودی و افقی جریان می یابد در حالی که در سازمان کلاسیک ارتباطات به طور عمودی صورت می‎گیرد. به علاوه سازماندهی بر حسب پروژه یک تمهید موقت است و تا زمانی ادامه دارد که پروژه پایان نیافته است در صورتی که سازمانهای متداول معمولاً عمر طولانی دارند.

سازماندهی بر حسب پروژه به دلیل زیر مورد توجه و عمل قرار گرفته است:

الف- پروژه ها، هدفهای غایی، مشخص و معین دارند.

ب- فعالیت های مدیران و سرپرستان منحصراً در جهت انجام پروژه ها صورت می‎گیرد.

ج- وابستگی فعالیت های مربوط به انجام پروژه ها غالباً زیاد است.